Controle de estoque: o que é, como fazer e tipos

Entre as várias atividades-chave fundamentais para o sucesso de uma empresa, uma delas é o controle de estoque — uma atividade que vai muito além do gerenciamento de entradas e saídas. É um processo que deve garantir o fluxo produtivo e a pontualidade nas entregas ao cliente final. Os gestores que não dão valor a essa atividade acabam relegando-as a um mero checklist, ou seja, ignoram todo o papel estratégico que tem para a sustentabilidade do negócio e não percebem o quanto isso atrapalha na gestão.

O bom controle de estoque é importante para que a empresa construa seu capital de giro e uma eventual ineficiência pode ter reflexos diretos nos resultados financeiros e produtivos. Para as corporações que estão em busca de crescimento com aumento de vendas, conquista de novos clientes e, por consequência, aumento da lucratividade, o controle de estoque é essencial. Mas para ter sucesso nesse processo é importante que esse controle seja apoiado na transformação digital, com o auxílio de um bom sistema de gestão.

Para ajudar nessa missão, trazemos neste post um guia completo sobre controle de estoque, em que abordaremos desde seu conceito até as melhores práticas. Confira!

O que é o controle de estoque?

Podemos definir o controle de estoque como uma atividade que une o monitoramento e análise de produtos, peças, mercadorias e demais materiais que passam por um fluxo de entrada e saída na empresa. Isso vale tanto para insumos utilizados internamente, para abastecimento produtivo, quanto para os produtos prontos que aguardam o envio para os distribuidores ou clientes finais.

Por ser um fluxo contínuo e importante para o funcionamento da empresa, esse controle se torna crucial para a saúde do negócio, afinal, ficar sem peças ou insumos trava a produtividade. Da mesma maneira, não controlar o estoque de mercadorias pode fazer com que a empresa deixe de faturar por não cumprir as metas e prazos de entrega para seus distribuidores ou clientes.

Além disso, o bom controle de estoque contribui para a redução de desperdícios. Isso acontece porque há uma maior preocupação em aproveitar ao máximo os materiais, além de viabilizar a redução de custos com espaço e energia. O resultado é que a empresa passa a fazer mais com menos.

Por que o controle de estoque é importante para pequenas empresas?

Gerir uma grande empresa sem um bom controle de estoque é quase impossível, pois o volume de insumos, produtos, peças e itens a serem armazenados é muito grande. Porém, o controle de estoque não deve ser negligenciado pelos pequenos e médios empreendedores, pois pode ser a saída que eles estão esperando para tornar o negócio mais eficiente.

Esse processo não deve ser relegado a segundo plano, pois cada redução de custos, de perdas e de desperdícios no médio e longo prazo, pode representar uma economia de recursos importante para o crescimento da empresa.

O bom controle de estoque permite que o gestor saiba o que tem armazenado, possibilitando que seja realizada a previsibilidade, ou seja, a estimativa da quantidade ideal de itens que deve manter e como armazená-los de forma correta.

Outro ponto em relação ao controle de estoque é que, uma vez que ele seja ajustado corretamente, sem desperdícios, excesso ou falta de itens, o gestor passa a ter uma margem melhor para criar promoções e precificar seus produtos com valor competitivo, sem prejudicar sua margem de lucro.

Além disso, há uma melhor visibilidade sobre os produtos mais vendidos, o que facilita o planejamento de compras e criação de estratégias para esvaziar o estoque das mercadorias que estão paradas. Um estoque equilibrado reduz a possibilidade de perda de clientes por falta de mercadoria ou atraso na entrega, aumentando as possibilidade de retenção e fidelização dos consumidores.

Quais são as 5 principais metodologias para o controle de estoque?

Agora que já entendemos o conceito de controle de estoque e os benefícios que trazem para as empresas, vamos a um ponto crucial para a boa execução desse processo: a utilização de uma metodologia que supra as demandas de sua empresa. Neste tópico, vamos conhecer as 5 principais metodologias utilizadas no controle de estoque. Confira!

1. FIFO ou PEPS

Um dos modelos mais tradicionais para o controle de estoque é o FIFO (First In First Out), que foi traduzido para PEPS (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair). O nome da metodologia diz muito sobre ela já que as mercadorias mais antigas presentes no estoque devem ser as primeiras do fluxo de saída.

Além de permitir que a empresa consiga valorizar o estoque pelo preço mais próximo ao praticado pelo mercado, o FIFO é importante para a preservação de produtos perecíveis e materiais que podem sofrer danos com a exposição à poeira ou luz — como no caso de peças brancas que podem amarelar com o tempo.

2. LIFO ou UEPS

Na contramão do FIFO temos a metodologia LIFO (Last In First Out) ou UEPS (Último a entrar, Primeiro a Sair). Nessa metodologia, a prioridade de saída é sempre do produto que foi adquirido mais recentemente e incorporado ao estoque. Este é um sistema não recomendado para empresas que estocam produtos perecíveis, como alimentos. 

Um bom exemplo da utilização do LIFO são as coleções de roupas que mudam durante o ano. Nesse cenário, de maneira estratégica, os PDVs e lojas virtuais dão preferência para os produtos mais novos alinhados ao momento em que são lançados, para não perder a novidade. 

Com as camisas de time de futebol, por exemplo, que mudam a cada ano, o marketing das lojas é sempre em cima do modelo atual, sendo que os modelos antigos acabam ficando em segundo plano, seja em araras de promoção, seja em partes menos visitadas em e-commerces.

O grande desafio do UEPS é o de manter os cuidados no estoque para que as mercadorias antigas, que perderam valor naturalmente, não sofram grandes impactos de degradação do material. Calças jeans claras, por exemplo, podem encardir e perder o seu valor, assim como roupas brancas. 

Além disso, o manuseio inadequado e excesso de movimentações podem trazer danos aos materiais que vão ficando para trás. Nesse cenário, é importante fazer o UEPS, mas criar estratégias para “queimar” o estoque antigo.

3. MPM

A metodologia de Custo Médio, também chamada MPM (Média Ponderada Móvel), tem como princípio a renovação do estoque a cada nova entrada de itens — a partir de um cálculo. Basicamente, a média é calculada a partir da soma dos valores dos produtos novos em relação aos valores dos antigos. O resultado é dividido pela quantidade de itens que há em estoque.

É uma metodologia utilizada por empresas em que os itens armazenados não sofrem grandes variações de preços. Mesmo com essa paridade, é importante que o gestor utilize estratégias para identificar que o estoque não está sub ou supervalorizado. Assim, será possível manter o equilíbrio dos preços, não cobrando muito acima, nem muito abaixo do valor ideal.

4. JUST IN TIME

A tradução literal de Just In Time — no momento exato — diz bem sobre essa metodologia de gestão, que tem como foco a redução de custos com armazenamento a partir de um controle de estoque que visa à redução ao nível mínimo necessário para atender as demandas da empresa.

Para trabalhar com uma margem reduzida, cabe ao gestor manter um monitoramento rigoroso do estoque, evitando que haja escassez e perdas de produtividade ou vendas. Nesse cenário, contar com bons fornecedores, eficientes e pontuais, é primordial para garantir a agilidade e frequência nas reposições.

5. CURVA ABC

O método ABC, ou Curva ABC, tem como base três pilares que determinam a importância para a manutenção de um item em estoque. Esses pilares são:

• lucratividade;
• faturamento;
• giro.

A partir da análise desses critérios, é feita a classificação dos itens em estoque: tipo A, tipo B e tipo C. Veja as diferenças entre eles nas linhas abaixo.

Itens de tipo A

Nessa categoria são colocados os itens de maior valor para a empresa, os mais importantes, que exigem um controle e cuidado maiores. Mesmo se esses produtos não forem os mais volumosos ou de maior giro, precisam de tratamento especial, pois além do valor agregado, eles geram alto faturamento e lucratividade.

Itens do tipo B

Os itens do tipo B são os de valor médio, que não exigem um controle tão rigoroso comparado ao tipo A, mas devido ao seu volume e quantidade, precisam de um bom nível de monitoramento e controle.

Itens do tipo C

São os itens menos valiosos e que exigem um controle menos robusto — sendo mantidos em pequenas quantidades no estoque, apenas para suprir as demandas eventuais. Dessa forma, esses produtos podem ser tirados dos inventários rotativos.

Quais devem ser as boas práticas no controle de estoque?

Para que o controle de estoque seja realizado com sucesso, é necessário que haja a execução de boas práticas e rotinas para ajudar a tornar as atividades complexas mais fluidas, contribuindo para a redução de erros. 

Veja abaixo algumas das boas práticas que podem ser executadas para que a empresa colha os benefícios do bom controle de estoque.

Realize inventários periodicamente

É impossível manter um bom controle de estoque, com previsibilidade, fluidez financeira e redução de custos e desperdícios, sem ter certeza se a quantidade de produtos registrada no sistema é a mesma que está no estoque físico. Somente assim, o gestor poderá ter uma tomada de decisão com base em dados sólidos.

Nesse inventário, será necessário fazer o levantamento de todos os itens do estoque, aproveitando a situação para reorganizar os itens, separando-os por categorias, por exemplo. Também é importante mapear se há produtos estragados, degradados, rasgados etc., e identificar o que pode estar causando esse problema. Defina um período de tempo para refazer essa contagem e organização, de acordo com o giro e movimentação dos itens.

É importante que no registro do inventário conste as informações necessárias para facilitar todo o processo de fluidez da mercadoria e de tomada de decisão do gestor. Entre os dados que podem ter relevância para esse processo podemos destacar:

• número de referência ou número de controle do item;
• localização;
• fabricante;
• categoria;
• validade;

Não dá para conhecer o estoque detalhadamente sem entender a fluidez dos itens, ou seja, sem acompanhar todo o seu ciclo de vida — do dia da compra até a saída, incluindo o seu percurso e valor de venda.

Monitore os custos e as receitas

O bom controle de estoque não se limita ao controle físico dos itens, sua organização e conservação, mas também diz respeito ao valor agregado que eles têm, do momento em que chegam ao momento em que saem. 

O produto é comprado por um preço e, consequentemente, tem seu valor de mercado para venda. Mas dependendo do giro, ele pode acabar perdendo parte desse valor, reduzindo a margem de lucro da empresa. Por isso, é importante que o gestor, além de saber qual produto sai mais e qual sai menos, identifique aqueles que têm maior lucro, para potencializá-los.

Também é importante identificar aqueles que, mesmo com uma boa saída, não geram uma lucratividade satisfatória, buscando entender o processo e quantidade de venda, o custo e os descontos concedidos, para compreender essa margem de lucro desfavorável. 

É muito importante contar com um software de gestão para fazer esse controle, pois o controle manual está suscetível a erros e perda de informações. Com a utilização de um bom sistema de controle de estoque, você poderá identificar:

• quais produtos apresentam maior lucratividade;
• os produtos que apresentam o pior e o melhor desempenho por margem e quantidade;
• os descontos com base nos custos de cada item, para não perder muito sua margem.

Utilize a tecnologia em seu favor

Um dos motivos que torna o controle de estoque impreciso em algumas empresas é a gestão feita com diferentes sistemas, sem qualquer integração. Nesse cenário, as informações são compartilhadas de maneira aleatória, sem muito controle ou segurança. Com a utilização de um sistema integrado, que une a gestão de estoque, centraliza os dados e facilita o acesso à informação, o empreendedor poderá:

• acompanhar toda a movimentação dos itens de estoque, da entrada até a venda;
• controlar os insumos utilizados na produção de seus produtos;
• centralizar suas informações e automatizar processos;
• monitorar os níveis de estoque;
• reduzir os erros.

Monitore suas vendas

O monitoramento das vendas é primordial para que não haja falta de mercadorias quando a empresa mais precisar, afinal, o gestor passa a contar com histórico que poderá ser utilizado como base para definir os volumes de estoque que precisam ser mantidos em determinadas épocas. Também permite projeções relativas ao crescimento da empresa, possibilitando a expansão na produtividade com o aumento da demanda.

O monitoramento também contribui para o controle de fluidez do estoque, ou seja, o gestor pode identificar os produtos que precisam de descontos ou condições de pagamentos mais acessíveis para não encalhar. Também é possível mapear os produtos que estão saindo mais rápido do que o esperado, para que eles possam ser repostos com mais velocidade — aspecto diretamente ligado a gestão de fornecedores.

Dê atenção às mercadorias antigas

Nas empresas que trabalham com grande rotatividade do estoque, na busca por lucratividade, muitos gestores podem acabar dando atenção somente aos itens que têm um giro mais rápido. 

Nesse cenário, os produtos que não saem tanto podem acabar sendo esquecidos no fundo do armazenamento — e material parado significa dinheiro parado. Por mais duráveis que sejam os materiais, é inevitável que, de alguma forma, eles acabem perdendo valor com o tempo, além dos danos que podem ocorrer pelo deslocamento recorrente ou soterramento.

Ter um gerenciamento que não esqueça as mercadorias antigas evita que a empresa perca o dinheiro investido e tenha de repassar os custos para as mercadorias mais novas, perdendo a possibilidade de praticar preços competitivos. Além disso, a empresa pode racionalizar o espaço utilizado, reduzindo custos.

Quais ferramentas podem ser utilizadas no controle de estoque?

Já entendemos a importância do controle de estoque, as dicas e técnicas para que esse processo tenha sucesso, mas uma pergunta precisa ser feita: qual é a melhor ferramenta para realizar o controle de estoque da sua empresa? Nas linhas abaixo trazemos algumas opções que podem ser utilizadas. Confira!

Planilhas

As planilhas são as ferramentas digitais mais simples que podem ser utilizadas para o controle de estoque e podem ser desenvolvidas por um profissional especializado em criação de planilhas funcionais para cada empresa.

Embora possa ser uma saída inicial para quem ainda não tem uma alternativa para controlar o estoque, não é recomendado manter esse tipo de gestão a longo prazo, pois esses sistemas estão vulneráveis a erros de digitação, erros de fórmula, além de não serem integrados às demais ferramentas da empresa.

Se o seu objetivo é utilizar os dados como fonte de insights, reduzir erros e inconsistências, opte sempre por um sistema especializado e integrável.

Sistemas desktop

Os sistemas desktop são aqueles instalados nos computadores de forma individual e que estão um passo à frente das planilhas. Aqui, já há um algoritmo pronto para reduzir erros, sem a possibilidade de edição e eventuais problemas com fórmulas. Embora sejam funcionais, esse tipo de solução não é adequada para as empresas que buscam um modelo de gestão moderno.

Primeiramente, porque não são integrados aos demais setores da empresa, reduzindo a velocidade na acessibilidade de dados e respostas a demandas de gestão. Outro ponto negativo é a não possibilidade de acesso remoto, sendo que somente em uma estação específica é possível conferir os dados e fazer uma análise de estoque.

Outro ponto de fragilidade é que esse modelo aumenta o risco de perda de dados, afinal, as informações estão vinculadas a um único dispositivo — caso o aparelho tenha algum defeito, seja roubado ou sofra algum tipo de acidente, a empresa perde todo o seu histórico. Além disso, com o programa instalado em cada máquina, é necessário atualizar cada solução de forma individual, aumentado as chances de problemas de segurança.

Sistema de gestão em nuvem integrado

O sistema de gestão integrado em nuvem, além de trazer as principais funcionalidades necessárias para o bom controle de estoque, traz uma série de outros benefícios para as empresas. Um dos principais é sua acessibilidade, pois o sistema pode ser acessado via navegador — em desktops, notebooks, tablets e smartphones. 

Além disso, esse modelo é integrado, ou seja, além do controle de estoque, o gestor conta com módulos para gerenciar outros departamentos, com um banco de dados unificado e seguro, pois tudo é salvo nos servidores em nuvem. Outro ponto de vantagem é que todas as atualizações são feitas de forma automática e remota pelo provedor, garantindo maior segurança aos dados armazenados.

Quais são os diferenciais do TagPlus?

Agora que já entendemos que atualmente a melhor e mais segura solução para um bom controle de estoque é contar com um sistema de gestão em nuvem, vamos analisar, neste tópico, uma das principais soluções do mercado, o TagPlus. Nesse sistema de gestão, além do controle de estoque, o gestor conta com um módulo para o controle de vendas financeiro, emissão de NFS-e, NF-e e NFC-/SAT. Veja abaixo os principais diferenciais:

• controle de estoque — com o TagPlus o seu controle de estoque é simplificado, pois você poderá cadastrar os produtos e atualizar tudo a cada venda, em tempo real, permitindo que você acompanhe e possa fazer as compras na hora certa;
• vendas — o TagPlus contribui tanto para as empresas que vendem em pontos de venda físicos quanto as que usam os meios digitais, facilitando o cadastro de produtos, como grade ou kit, além de permitir a separação por categoria;
• controle financeiro — o TagPlus dá a oportunidade para a empresa emitir boletos de vários bancos, bastando ao usuário indicar os dados da cobrança;
• emissão de NF-e e NFS-e — deixa a empresa livre dos sistemas da Prefeitura ou Secretaria de Fazenda;
• NFC-e/SAT — permite que sua empresa possa fazer uma gestão online, sem deixar de comprar os registros fiscais de seu Estado.

Manter a fluidez dos itens em estoque, identificando oportunidades, reduzindo desperdícios e tornando os processos mais enxutos e eficientes são grandes desafios no processo de controle de estoque. E o primeiro passo para obter sucesso nessa empreitada é a adoção de um bom sistema de gestão.

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