O que é e para que serve um pedido de venda?

O pedido de venda é um documento bastante importante na gestão de qualquer varejo ou atacado. Afinal, a partir dele, é mais fácil registrar e gerenciar o que foi vendido e precisa ser faturado — e, também, compreender para qual cliente a venda foi feita, quais condições foram negociadas e outras informações.

Assim, o gestor do setor consegue ter uma visão clara de cada etapa do processo e, ainda, facilita na hora de emitir e gerenciar as notas fiscais. Quer entender mais sobre o pedido de venda? Siga lendo este conteúdo!

O que é um pedido de venda?

O pedido de venda é um documento que formaliza uma venda, expressando as necessidades do cliente em termos de produtos ou serviços e as formas de negociação, como data de entrega, forma de pagamento, entre outras informações.

Neste documento, devem constar alguns dados importantes como:

Esse documento ajuda tanto o cliente quanto a empresa a analisarem exatamente o que foi negociado.

Pedido de compra x Pedido de venda

É importante compreendermos as diferenças entre pedido de venda e pedido de compra, já que ambos integram o controle de vendas de uma empresa. O pedido de compra é um documento que formaliza a compra de produtos e serviços da sua empresa com terceiros.

Por exemplo, se você tem uma loja de materiais de construção. O pedido de venda é o documento que vai formalizar a compra dos seus clientes de você. Já o pedido de compra será o documento que formalizará a compra dos produtos da sua empresa com os fornecedores.

Esse pedido de compra também é muito importante, pois, com ele, você consegue levantar todos os produtos que está precisando repor no estoque, além de enviá-lo para diferentes fornecedores, cotando os melhores preços e conseguindo boas negociações.

Além disso, ele formaliza todo o processo, indicando as quantidades, data de entrega e condições de pagamento, trazendo mais segurança tanto para a sua empresa quanto para os fornecedores.

Qual a importância de emitir um pedido de venda?

O pedido de venda é uma ferramenta essencial na gestão de uma empresa. Pois, a partir dele, você conseguirá ter informações claras sobre tudo o que foi vendido e as formas de negociação.

Gerenciamento do estoque e do financeiro

Com este documento, será mais fácil:

Ainda é possível acompanhar os prazos e datas de entrega para os clientes, comparando com o que foi acordado entre vendedor e comprador e mantendo-se fiel a esse prazo.

Emissão de notas fiscais

Outra vantagem é que, a partir do pedido de venda, se torna mais simples gerenciar suas notas fiscais. Pois, você terá em mãos todas as informações necessárias para fazer a emissão da nota fiscal e do DANFe aos clientes, evitando esquecimentos ou incongruências na hora de lançar os dados no sistema.

Gerenciamento da inadimplência

Também é possível comparar todos os pedidos de vendas realizados dentro do mês, com o que, de fato, entrou no seu caixa, analisando se há atrasos no pagamento e outros problemas que interfiram nas suas projeções — como produtos que não foram entregues dentro do período e, por isso, não foram pagos pelos clientes.

Agenda dos prestadores de serviço

No caso de prestadores de serviço, o controle dos pedidos de venda ajuda o gestor a organizar melhor sua agenda e dos seus funcionários, entendendo quando suas equipes estarão realmente disponíveis para prestarem o atendimento.

Por que ter um sistema para realizar emissões de pedido de compra e venda?

homem lançando pedido de venda do seu negócio

Antigamente, todo o controle de vendas, com a emissão do pedido de venda e de compra, era feito manualmente, por meio de blocos de papel. O resultado era um acúmulo de papel e uma enorme dificuldade em coordenar essas informações com todas as equipes e departamentos.

Com o avanço da tecnologia, vieram as planilhas em Excel, que ajudaram bastante, mas ainda dependiam do lançamento manual e do acompanhamento de cada funcionário responsável, sendo difícil coordenar os dados.

Hoje, utilizar um software de gestão é a melhor alternativa. Pois, você poderá automatizar várias tarefas, cruzar dados e trazer mais agilidade e produtividade para a sua empresa.

O que é um software de controle de vendas

Um software de controle de vendas fará todos os processos ligados ao gerenciamento e à fiscalização das vendas realizadas. Com um programa como este, você poderá lançar automaticamente todos os pedidos de vendas e de compras realizados pela sua empresa.

Esses pedidos podem ser enviados por e-mail para seus clientes e coordenados com outras áreas do seu negócio, como o setor de estoques, contábil e financeiro.

Assim, ao gerar um pedido de venda em um software como esse, por exemplo, automaticamente, sua equipe de estoques será alertada da venda e poderá separar os produtos, dando baixa em cada um deles, e atualizando a relação de produtos disponíveis.

As informações também são repassadas ao financeiro, que lançará, no fluxo de caixa, o valor recebido e o que ainda há para receber, bem como as condições do negócio, permitindo acompanhar de perto cada etapa.

O setor contábil será informado automaticamente para proceder com a emissão da nota fiscal. E todos esses processos são feitos de forma rápida, segura e automática.

O gestor ainda poderá acompanhar o processo, verificando rapidamente pelo sistema:

No caso do pedido de compras, essa automatização também é benéfica. Pois, as informações atualizadas do estoque são repassadas ao setor de compras, que sabe exatamente quais produtos e marcas precisam ser comprados — e, de posse dessa informação, você poderá gerar um pedido único e enviá-lo a todos os fornecedores, cotando os diferentes preços e condições.

Vantagens

Como vimos, são inúmeras as vantagens que um software de controle de vendas é capaz de trazer, a exemplo de:

A TagPlus é um exemplo de software de controle de vendas completo e fácil de usar. Com ele, você será capaz de criar, lançar e acompanhar todos os pedidos de vendas e de compras realizados pelas suas equipes, controlando melhor o seu negócio, planejando de forma eficiente o seu financeiro e organizando os seus processos.

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