Pedido de vendas: o que é, para que serve e como fazer sua gestão

O pedido de venda é um documento bastante importante na gestão de qualquer varejo ou atacado. Afinal, a partir dele, é mais fácil registrar e gerenciar o que foi vendido e precisa ser faturado — e, também, compreender para qual cliente a venda foi feita, quais condições foram negociadas e outras informações.

Assim, o gestor do setor consegue ter uma visão clara de cada etapa do processo e, ainda, facilita na hora de emitir e gerenciar as notas fiscais. 

Todos esses pontos ajudam a alinhar a gestão e evitar problemas futuros que podem até levar à falência. De acordo com os dados do Ministério da Economia, 1.410 milhão de negócios fecharam as portas em 2021. E, entre os principais motivos para isso, a falta de gestão é uma das que mais pesam, especialmente para pequenos e médios negócios.

Se você não quer entrar para essas estatísticas, que tal entender mais sobre o pedido de venda? Siga lendo este conteúdo!

O que é um pedido de venda?

O pedido de venda é um documento que formaliza uma venda, expressando as necessidades do cliente em termos de produtos ou serviços e as formas de negociação, como data de entrega, forma de pagamento, entre outras informações.

Neste documento, devem constar alguns dados importantes como: forma de pagamento (à vista, à prazo, cartão, dinheiro, boleto etc.), nome do cliente, data da expedição, nome do vendedor, produtos ou serviços que foram vendidos, preço de venda desses itens comercializados e, dependendo de como será feita a entrega, também transportadora e endereço da entrega da mercadoria.

Esse documento ajuda tanto o cliente quanto a empresa a analisarem exatamente o que foi negociado.

Para que serve o pedido de venda?

O pedido de venda tem múltiplas finalidades. Na gestão do estoque, por exemplo, ele ajuda a organizar os itens em saída e expedição e a assegurar a disponibilidade de determinado item.

Na prestação de serviços, esse documento ajuda a prever quando o profissional poderá atender o cliente.

Para o cliente, o pedido ajuda a ter um controle melhor do que foi comprado, assegurando que serão esses os itens entregues e também a conferir o preço negociado por cada produto ou serviço.

Pedido de venda e pedido de compra são a mesma coisa?

Não. Embora ambos integrem o controle de vendas de uma empresa, existem diferenças entre pedido de venda e pedido de compra.

O pedido de compra é um documento que formaliza a compra de produtos e serviços da sua empresa com terceiros.

Por exemplo, se você tem uma loja de materiais de construção, o pedido de venda é o documento que vai formalizar o que seus clientes compraram de você. Já o pedido de compra será o documento que formaliza a compra dos produtos da sua empresa com os fornecedores.

Esse pedido de compra também é muito importante, pois, com ele, você consegue levantar todos os produtos que precisa repor no estoque, além de enviá-lo para diferentes fornecedores, cotando os melhores preços e conseguindo boas negociações.

Além disso, ele formaliza todo o processo, indicando as quantidades, data de entrega e condições de pagamento, trazendo mais segurança tanto para a sua empresa quanto para os fornecedores.

Qual a importância de emitir um pedido de venda?

O pedido de venda é uma ferramenta essencial na gestão de uma empresa. Pois, a partir dele, você conseguirá ter informações claras sobre tudo o que foi vendido e as formas de negociação.

Gerenciamento do estoque e do financeiro

Com este documento, será mais fácil gerenciar a entrada e saída de produtos, otimizar o tempo da equipe e maximizar a eficiência no atendimento ao cliente.

Afinal, os seus funcionários poderão acompanhar no pedido exatamente os itens que foram comprados, trazendo mais segurança no processo de separação e expedição, evitando enganos na hora do envio que podem frustrar o cliente.

Ainda é possível acompanhar os prazos e datas de entrega para os clientes, comparando com o que foi acordado entre vendedor e comprador e mantendo-se fiel a esse prazo.

Emissão de notas fiscais

Outra vantagem é que, a partir do pedido de venda, se torna mais simples gerenciar suas notas fiscais. 

Pois, você terá em mãos todas as informações necessárias para fazer a emissão da nota fiscal e do DANFe aos clientes, evitando esquecimentos ou incongruências na hora de lançar os dados no sistema.

Gerenciamento da inadimplência

Também é possível comparar todos os pedidos de vendas realizados dentro do mês, com o que, de fato, entrou no seu caixa, analisando se há atrasos no pagamento e outros problemas que interfiram nas suas projeções — como produtos que não foram entregues dentro do período e, por isso, não foram pagos pelos clientes.

Agenda dos prestadores de serviços

No caso de prestadores de serviço, o controle dos pedidos de venda ajuda o gestor a organizar melhor sua agenda e dos seus funcionários, entendendo quando suas equipes estão realmente disponíveis para prestarem o atendimento.

Como gerir os pedidos de venda?

A gestão dos pedidos de venda é extremamente importante para que sua empresa alcance os resultados esperados e garanta uma boa experiência do cliente com o seu negócio. Veja as dicas que separamos.

Analise os pedidos todos os dias

Tanto empresas físicas como online costumam realizar vendas todos os dias, por isso, os pedidos de vendas também precisam ser geridos diariamente. Então, esse é um processo que deve fazer parte da sua rotina.

No começo do dia, faça a análise de todos os pedidos do dia anterior, para não correr o risco de acumular pedidos e gerar insatisfação nos seus clientes. Se for o caso, coloque um funcionário apenas para realizar essa tarefa.

Organize os pedidos

A organização dos pedidos e a classificação deles também é crucial para trazer mais agilidade no seu atendimento. Cada empresa pode ter um sistema próprio, dependendo das suas características.

De modo geral, os critérios mais usados são:

• pedido em aberto, para aqueles que ainda não foram tratados;
• pedido em andamento, para os que estão sendo tratados;
• pedido atendido, para os que já foram enviados;
• pedido cancelado, para as vendas canceladas.

Dependendo das características do seu negócio, você pode dividir os pedidos em: aberto, em separação, em expedição, em trânsito e entregue, por exemplo, algo que funciona muito bem para as lojas online.

Nunca omita informações

Um pedido de vendas completo é importantíssimo para a sua gestão. Assim, nunca deixe de preencher com todos os dados. Algumas informações que você pode incluir na formatação do seu pedido padrão são:

•  custo da mercadoria unitária;
•  preço total da venda;
•  descontos aplicados;
• nome do cliente;
•  endereço da entrega;
•  observações sobre a entrega.

Como fazer um pedido de vendas?

O documento pode ser feito manualmente, pelo vendedor, em um programa como Word ou uma planilha do Excel, ou você pode contar com um sistema de gestão, em que esse processo seja automatizado e traga ainda mais facilidades no dia a dia do seu negócio.

No momento em que o cliente faz a compra, o vendedor acessa a interface simplificada do sistema de gestão e já lança as informações necessárias, de acordo com um layout predefinido pelo seu negócio.

De forma geral, os sistemas oferecem diferentes layouts, com informações cruciais para que o estoque, o financeiro e o cliente tenham um controle adequado do pedido realizado.

O seu pedido de vendas pode ser composto por:

•  cabeçalho com informações básicas da empresa;
•  número do pedido de venda;
•  data do fechamento do negócio;
• informações básicas do cliente;
• detalhes do pedido (condição de pagamento, descontos, vendedor e entrega);
• código do produto;
•  produto vendido;
• quantidade;
•  preço total (preço por unidade e preço total da venda, além do preço do frete);
• observações.

Por que ter um sistema para realizar emissões de pedido de venda?

Antigamente, todo o controle de vendas, com a emissão do pedido de venda e de compra, era feito manualmente, por meio de blocos de papel. O resultado era um acúmulo de papel e uma enorme dificuldade em coordenar essas informações com todas as equipes e departamentos.

Com o avanço da tecnologia, vieram as planilhas em Excel, que ajudaram bastante, mas ainda dependiam do lançamento manual e do acompanhamento de cada funcionário responsável, sendo difícil coordenar os dados.

Hoje, utilizar um software de gestão é a melhor alternativa. Pois, você poderá automatizar várias tarefas, cruzar dados e trazer mais agilidade e produtividade para a sua empresa.

O que é um software de controle de vendas?

Um software de controle de vendas fará todos os processos ligados ao gerenciamento e à fiscalização das vendas realizadas. Com um programa como este, você poderá lançar automaticamente todos os pedidos de vendas e de compras realizados pela sua empresa.

Esses pedidos podem ser enviados por e-mail para seus clientes e coordenados com outras áreas do seu negócio, como o setor de estoques, contábil e financeiro.

Assim, ao gerar um pedido de venda em um software como esse, por exemplo, automaticamente, sua equipe de estoques será alertada da venda e poderá separar os produtos, dando baixa em cada um deles, e atualizando a relação de produtos disponíveis.

As informações também são repassadas ao financeiro, que lançará, no fluxo de caixa, o valor recebido e o que ainda há para receber, bem como as condições do negócio, permitindo acompanhar de perto cada etapa.

O setor contábil será informado automaticamente para proceder com a emissão da nota fiscal. E todos esses processos são feitos de forma rápida, segura e automática.

No caso do pedido de compras, essa automatização também é benéfica. Pois, as informações atualizadas do estoque são repassadas ao setor de compras, que sabe exatamente quais produtos e marcas precisam ser comprados — e, de posse dessa informação, você poderá gerar um pedido único e enviá-lo a todos os fornecedores, cotando os diferentes preços e condições.

Vantagens

Um software de controle de vendas traz muito mais facilidade tanto na hora de emitir seus pedidos de vendas, como de gerenciá-los. Com ele, você consegue:

• emitir pedidos de vendas padronizados, com todas as informações necessárias para uma gestão adequada do seu financeiro e do estoque;
• assegurar que as informações mais importantes estarão descritas no pedido, minimizando as chances de erros e melhorando a experiência do cliente;
• automatizar processos, passando a informação de forma automática aos setores responsáveis e também emitindo a nota fiscal de forma automática;
• controlar melhor seus pedidos, elencando os que ainda estão em aberto, as vendas canceladas, os pedidos em separação etc., controlando os prazos e oferecendo uma experiência de consumo melhor aos seus clientes.

Conclusão

Neste conteúdo, você aprendeu que o pedido de venda é um documento que formaliza uma venda, com todas as informações essenciais sobre o que foi comprado, os valores pagos e outras observações da transação.

Com esse documento, sua empresa consegue gerir melhor o estoque, a emissão das notas fiscais e o financeiro. O cliente, por outro lado, tem um controle mais preciso de tudo o que ele comprou e de quanto pagou por cada item.

Como o gerenciamento dos pedidos é uma questão estratégica, uma boa solução é usar a tecnologia como uma aliada. Assim, você consegue padronizar a emissão dos pedidos de vendas, automatizar processos e reduzir os erros, oferecendo uma melhor experiência de consumo para os seus clientes.

A TagPlus é um exemplo de software de controle de vendas completo e fácil de usar. Com ele, você será capaz de criar, lançar e acompanhar todos os pedidos de vendas e de compras realizados pelas suas equipes, controlando melhor o seu negócio, planejando de forma eficiente o seu financeiro e organizando os seus processos.

Gostou de conhecer mais sobre o pedido de venda? Está em busca de um bom software de controle de vendas? Conheça as funcionalidades da TagPlus e entenda por que ele é o melhor sistema para micro e pequenas empresas!