Sistema de gestão: o que é e como escolher o melhor

Muitos processos estão envolvidos no desafio de administrar uma empresa. Nesse sentido, um bom sistema de gestão é a saída para não deixar nenhum detalhe passar despercebido e manter a visão geral do negócio em dia. Você já testou ou costuma usar esse tipo de solução?

Estamos falando de um recurso valioso para acompanhar a situação das atividades profissionais, desde o planejamento até a execução daquilo que foi previsto. Todo gestor precisa desse controle para entender o que está funcionando e para identificar problemas a serem resolvidos.

Continue a leitura para tirar as suas principais dúvidas sobre o tema e descobrir como a ferramenta certa pode favorecer a sua rotina!

O que é um sistema de gestão?

Um sistema de gestão comercial online — ou ERP — é um software inteligente capaz de integrar todos os dados de uma empresa em um único lugar por meio do monitoramento das transações realizadas e dos cadastros de clientes, fornecedores e produtos. Tudo é feito de modo simples e com acesso facilitado às informações mais importantes.

É como se você tivesse um programa digital completo para cumprir uma série de ações, como armazenar arquivos, buscar materiais e fazer comparativos de resultados. O grande diferencial está na possibilidade de manter tudo em uma mesma plataforma, o que agiliza tanto o registro quanto a consulta dos itens.

O gestor pode alimentar a ferramenta a qualquer momento, de onde estiver, para manter o banco de dados sempre atualizado em relação ao cenário organizacional. Basta que ele tenha um dispositivo que permita acessar a solução e realizar as operações conforme a necessidade.

Na prática, o que torna um sistema de gestão tão completo e adaptável a todos os segmentos é o seu conjunto de funcionalidades, como:

• controle de estoque;
• controle financeiro;
• controle fiscal;
• processo de vendas;
• emissão de relatórios;
• emissão de notas fiscais;
• demais práticas fundamentais à sobrevivência do negócio.

Com o uso de uma boa ferramenta, as empresas conseguem administrar muito melhor as suas operações, favorecendo o desempenho total do negócio, independentemente do porte e da área de atuação. É um suporte que otimiza as atividades internas e, por sua vez, acaba refletindo na qualidade das entregas.

Qual é o seu principal objetivo?

De forma resumida, os sistemas de gestão foram desenvolvidos para facilitar a vida dos empreendedores que se dedicam a uma série de tarefas. Afinal, como a condução das atividades requer muitas ações, é fundamental contar com um recurso que cuide de todo o registro e da organização dos dados gerados.

As soluções são compostas por ferramentas específicas, que podem variar de um programa para outro. O fluxo dos processos é preestabelecido ou customizado conforme a realidade do negócio. Ou seja, o objetivo é deixar tudo personalizado, de acordo com o modo de trabalho da empresa e com o cotidiano das equipes.

Com a opção de centralizar dados de diversos setores, por exemplo, é possível elaborar relatórios detalhados e visualizar mudanças consideráveis em determinados períodos. Essa análise traz uma percepção rápida de questões a serem melhoradas ou ajustadas para executar os trabalhos com eficiência.

Ou seja, muito mais do que armazenar dados de forma ordenada, os sistemas de gestão geram um material valioso para a compreensão da situação do negócio. Se houver qualquer alteração no fluxo de caixa ou no cadastro de um cliente, por exemplo, torna-se viável agir rápido para corrigir essa falha.

Quais são as vantagens de um sistema de gestão comercial?

A automatização de várias funções garante vantagens ao empreendedor que utiliza o sistema de gestão comercial, independentemente do porte do negócio. A seguir, veja as mais relevantes:

• eliminação do uso de interfaces manuais;
• redução dos custos para preservar uma boa situação econômica;
• otimização do fluxo da informação e da sua qualidade dentro da organização (eficiência);
• facilitação do processo de tomada de decisão;
• eliminação da redundância de atividades;
• diminuição da ocorrência de falhas;
• acesso a todas as informações da empresa em tempo real;
• redução da complexidade das operações;
• manutenção dos dados organizados e seguros;
• redução dos limites de tempo de resposta ao mercado.

Esse conjunto de benefícios auxilia, principalmente, na tomada de decisões no dia a dia do empreendedor. Mas, além disso, as vantagens são extremamente fundamentais para o planejamento e para a criação de estratégias futuras, já que trazem mais segurança e suporte a todas as etapas.

Outro ponto extremamente positivo de qualquer ferramenta digital é a mobilidade. O gestor pode acessar informações cruciais do negócio via computador, celular ou tablet, o que permite o controle de todas as atividades mesmo durante uma viagem, por exemplo.

Como um ERP pode ajudar o seu negócio?

Além de todas as vantagens já descritas, a implementação de um sistema ERP é fundamental no processo de redução de erros e fraudes e, consequentemente, de problemas com o fisco. Afinal, a solução permite uma análise completa dos dados de todos os departamentos da empresa, como dito.

Por fornecer relatórios e sistematizar as informações da empresa, um bom sistema de gestão facilita as tomadas de decisão e o planejamento estratégico. Isso porque o recurso embasa as ações com dados e ajuda o gestor a ter mais previsibilidade.

No âmbito fiscal, é possível ter um controle muito mais efetivo das despesas e das contas a pagar, o que, teoricamente, é uma garantia de resultados saudáveis e de maiores possibilidades de crescimento. Na etapa de produção, é uma importante ferramenta no controle de resultados e de qualidade.

Um sistema de gestão comercial se mostra eficiente dentro e fora da empresa, reduzindo o tempo de resposta dos fornecedores e, com isso, gerando reflexos nos clientes. Isso porque, em razão do formato moderno e digital, é viável repassar as demandas aos fornecedores com agilidade e menos erros — principalmente de logística.

Para quem essa solução é indicada?

Um sistema de gestão comercial é indicado para qualquer empresa que deseja empregar os seus recursos da melhor forma, aumentar a produtividade e manter a lucratividade. Afinal, é uma solução completa que trará economia de tempo para que os profissionais se dediquem aos processos mais relevantes.

Existem sistemas para organizações de todos os portes, incluindo micro e pequenos negócios. Nesse sentido, é válido verificar a abrangência do recurso. Algumas questões podem ser úteis para nortear a sua escolha, como:

• Em quais áreas o software atua?
• Existem casos de sucesso para essas áreas?
• Quais são as funcionalidades em destaque?
• O sistema consegue se adaptar ao meu negócio? 

São muitos os exemplos de atuações para um sistema de gestão para pequenas e médias empresas (PMEs), abrangendo alguns setores, como os:

• de alimentos;
• de beleza e estética;
• de lar e decoração;
• de moda e vestuário;
• de tecnologia e informática;
• de construção civil etc.

Quais são os tipos de sistema de gestão?

Existem muitas maneiras de contar com o auxílio da tecnologia para otimizar o controle das atividades na empresa. Assim, na hora de buscar a ferramenta ideal, é comum que surjam dúvidas sobre as classificações e as indicações de uso.

Os principais tipos de sistemas de gestão são conhecidos como ERP, CRM e BPM. Continue a leitura para conhecer as características e as funcionalidades de cada modelo!

ERP (Enterprise Resource Planning)

Funciona como um software de gestão que unifica informações e facilita o fluxo de trabalho entre diversas áreas. O ERP atua como um centralizador de processos e pode abranger necessidades de diferentes setores da empresa, o que otimiza a geração de relatórios e o cumprimento das tarefas rotineiras.

Trata-se de um sistema robusto que pode ser adquirido em módulos, de modo que seja estruturado sob medida para o negócio. Além disso, há a vantagem de ser facilmente integrado a outras soluções, como o BI e o CRM. O custo da implementação varia conforme uma série de fatores.

CRM (Customer Relationship Management)

A sigla significa “Gestão do Relacionamento com o Cliente” e tem como objetivo reunir uma série de tarefas de forma organizada. O termo engloba processos que vão além da gestão, tendo em vista que apoia a cultura do negócio para colocar os clientes e as suas demandas sempre em primeiro lugar.

O CRM ajuda a compreender as necessidades do público para oferecer produtos, serviços e diferenciais que realmente agradem e colabora para o aumento da receita, seja por meio da fidelização, seja a partir de novas vendas. O sistema é recomendado para empresas que precisam escalar processos e automatizar funções operacionais.

BPM (Business Process Management)

A principal missão dessa ferramenta é sistematizar processos organizacionais por meio da coleta e da organização de diversas informações. Ou seja, o BPM concentra dados sobre a execução de tarefas e possibilita a visualização abrangente do fluxo de trabalho.

Com o seu auxílio, fica mais fácil identificar oportunidades de melhoria e pensar na aplicação das mudanças necessárias. Inclusive, um dos maiores benefícios do sistema é o aprimoramento contínuo.

Já o lado negativo, muitas vezes, é que essa solução costuma ser mais burocrática por impor várias regras para o cumprimento das atividades.

O que considerar na hora de escolher um sistema de gestão?

Nessa importante etapa, as palavras de ordem passam a ser integração, transparência e segurança. A seguir, confira algumas dicas que podem facilitar o seu processo decisivo.

Entenda as necessidades da sua empresa

Faça um levantamento completo dos processos internos para compreender os caminhos percorridos pela informação. Com esse mapa traçado, você conseguirá visualizar as vantagens e os benefícios, bem como identificar as fraquezas, as competências e as oportunidades da empresa.

Verifique as formas de armazenamento das informações

O ideal é que o sistema permita armazenar diversos tipos de arquivos em nuvem, como XML de NF-e, backups, imagens, relatórios, PDFs e documentos fiscais. Esse modelo tem o objetivo de facilitar o gerenciamento das atividades de contabilidade.

Considere o tempo de implementação e qual é a disponibilidade para tal

Se a marca comercializa chocolates, por exemplo, talvez a Páscoa não seja o momento ideal para a implementação. Afinal, haverá a necessidade de adequar a equipe para receber o novo formato de gestão, inserir dados na plataforma e outras funções que podem demorar para que sejam concluídas.

Portanto, dedique o tempo necessário para que a mudança se torne o sucesso de que você precisa para crescer.

Decida quanto quer gastar, pois existem soluções de ERP para todos os orçamentos

Avalie o custo-benefício do sistema para a sua empresa, lembrando que a tecnologia deve ser capaz de resolver boa parte dos processos. Leve em conta o valor da mensalidade, os tipos de funcionalidades, as opções de planos, a qualidade do suporte, a facilidade de uso, a manutenção e o investimento.

Qual é o melhor sistema de gestão?

O sistema de gestão da TagPlus é completo porque reúne as ferramentas necessárias para o controle e para o acompanhamento das tarefas organizacionais. Além disso, é adaptável a todos os segmentos de micro e pequenas empresas.

Assim, a solução tem potencial para ajudar você a gerir o seu negócio, a alavancar a produtividade e a reduzir os custos em diversos processos.

Trabalhamos com planos variados para atender às demandas de diferentes gestores e equipes, facilitando a adoção do software e a aplicação das suas funcionalidades. Um dos nossos maiores diferenciais é o suporte técnico altamente qualificado, composto por 75 profissionais que se dedicam ao atendimento ao público.

A ajuda especializada é fundamental para o sucesso da adoção da tecnologia. Por isso, garantimos o apoio do nosso time em todas as etapas: desde o primeiro contato até a implementação. Você também pode falar conosco sempre que tiver alguma dúvida sobre o sistema e demais tópicos relacionados.

Diferenciais TagPlus

Existem centenas de sistemas de gestão sendo comercializados no Brasil atualmente. Para eliminar eventuais dúvidas no momento da escolha, priorize aqueles que se destacam pela facilidade de implementação, de navegação e de usabilidade, pela variedade de funcionalidades, pelo suporte técnico e pela plataforma de artigos para os clientes. 

Com a solução desenvolvida pela TagPlus, as informações da sua empresa estarão sempre organizadas e protegidas nos servidores, o que reduz preocupações com perdas ou roubos de dados. O apoio de uma ferramenta completa também traz agilidade e praticidade à rotina, já que favorece a consulta de tudo que for registrado.

O sistema de gestão TagPlus veio para modernizar e automatizar a sua empresa. Conte com a integração de dados em uma única plataforma. É um programa fácil de usar e muito intuitivo, além de ser totalmente online, o que permite que seja acessado de qualquer lugar, a qualquer hora.

Tem interesse em saber mais? Então, acesse a nossa página e conheça todas as funcionalidades do TagPlus.