Como emitir nota fiscal de serviço e por que ter um sistema para isso?

Como emitir nota fiscal de serviço e por que ter um sistema para isso?

A Nota Fiscal de Serviço (NFS) é o documento utilizado para comprovar a prestação de serviços, seja de uma empresa ou de autônomos para um consumidor final ou de uma empresa para outra. Em outras palavras, esse é um documento que formaliza uma transação de serviço, seja no ambiente físico ou virtual. 

Idealizada para substituir a Declaração de Serviço, relacionada à cobrança do ISS (Imposto sobre Serviços), surgiu a NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica), ou seja, no ambiente digital. Assim, facilitou muito, não só o processo de emissão, mas o envio e armazenamento dos documentos fiscais também.

Entenda melhor sobre o assunto no conteúdo a seguir!

Quem deve emitir NFS-e?

As notas fiscais são consideradas a base de confiança e credibilidade das relações comerciais entre as empresas no mercado. Por isso, toda empresa ou autônomo que comercializa produtos ou presta serviços tem, por lei, a obrigação de emitir nota fiscal.

Ela é utilizada sempre que há uma prestação de serviço, independentemente do tamanho, tipo de negócio ou regime tributário. A sua não emissão é uma forma de sonegar impostos, e o empreendedor poderá ser penalizado com multas e juros. 

MEI (Microempreendedor Individual) não é obrigado a emitir nota fiscal para prestação de serviços para pessoa física, a não ser que essa seja uma exigência do consumidor. Em caso de prestação de serviços à uma pessoa jurídica, a emissão da NFS-e se torna obrigatória.

Dessa forma, empresas do Simples Nacional, Lucro Real, Lucro Presumido, Empresa de Pequeno Porte, MEI — em alguns casos — e pessoa física devem emitir a NFS-e.

Como emitir nota fiscal de serviço?

A nota fiscal de serviço é regulada pela Prefeitura de cada município. Isso quer dizer que a NFS-e só poderá ser emitida junto à Prefeitura na qual o CNPJ está cadastrado, levando em consideração que cada cidade tem suas especificações para realizar a emissão. Consulte como funciona na sua região antes de iniciar as atividades do seu negócio.

Antes de qualquer coisa, é necessário ter um Certificado Digital — documento de identidade eletrônica — que pode ser adquirido por meio de empresas ligadas ao Governo, além de uma autorização da Secretaria Estadual da Fazenda (SEFAZ) no local onde a empresa está localizada.

Depois que estiver tudo certo, o primeiro passo é preencher o formulário de credenciamento da sua empresa no site da Prefeitura da sua cidade. Para isso, você deverá comparecer no órgão com o CPF original, o protocolo de solicitação do credenciamento e um documento de identificação que confirme que você é o representante legal da empresa. 

Após, você receberá por e-mail e uma senha já desbloqueada, para que o sistema possa gerar a nota fiscal. 

O segundo passo é acessar o site da Prefeitura e clicar na área de emissão de notas fiscais. Lá, será preciso preencher os campos de CPF ou CNPJ e a senha. As informações básicas da atividade da sua empresa, logo, site e outros, deverá ser inseridas e alteradas dentro da própria plataforma.

O terceiro e último passo é o de preenchimento e emissão da nota fiscal da natureza que desejar. Para isso, você deverá escolher o método da emissão baseada em duas opções: 

  • Intermediação: preenchimento do CNPJ da empresa prestadora do serviço;
  • Substituição: preenchimento do CNPJ do tomador, junto com o número da nota que será substituída. 

Caso não escolha nenhuma das alternativas, a nota fiscal emitida será a comum. Se você é um cliente TagPlus e tem dúvidas de como preencher uma nota fiscal de serviço, clique aqui e acesse o passo a passo na nossa base de conhecimento.

Quais são os benefícios da emissão de NFS-e? 

Confira porque é importante emitir e ficar em dia com a NFS-e!

Redução de custos

Com a geração digital das notas, não existe mais a necessidade de imprimir os documentos, o que reduz custos de impressão, espaço físico de armazenamento, além de contribuir com o meio ambiente.

Facilidade de envio

A NFS-e possibilita o envio por meios eletrônicos, o que fica acessível para qualquer pessoa, a qualquer hora, através de qualquer meio eletrônico.

Simplicidade na troca de informações

No meio digital, o repasse e troca de informações entre os fiscos municipal, estadual e federal ocorre de forma rápida e simples.

Minimização de erros

A emissão da NFS-e garante um controle mais efetivo sobre os serviços prestados, evitando erros de tributação e obrigações fiscais;

Aumento da segurança

Com a emissão da NFS-e, minimiza-se os riscos de perda, danos ou adulteração dos documentos. Além disso, garante-se que os dados do prestador de serviços se mantenham confidenciais.

Ganho de produtividade da equipe

É muito mais rápido emitir os documentos por meio dos softwares de emissão de notas fiscais, o que libera os colaboradores das empresas para pensar em outras ações mais estratégicas. Além disso, os softwares memorizam informações de clientes recorrentes e garantem o preenchimento automático das notas.

Permissão de integração

O software de emissão de notas fiscais permite a integração com meios de pagamento, facilitando o processo para quem trabalha no dia a dia com essa atividade.

Maior controle para o negócio

É possível acessar relatórios das notas emitidas, de acordo com as suas vendas. Assim, você tem um histórico registrado, para acessar quando precisar.

Por que ter um sistema para emissão de nota fiscal de serviço?

Apesar de as notas fiscais serem reguladas por cada município e não pelo Governo Federal, como acontece com a emissão de outras notas fiscais, existem softwares de gestão que realizam essa integração entre os sistemas de forma mais simples e rápida. 

Com a utilização de um sistema de gestão (ERP), você consegue integrar também a sua área financeira com o emissor de notas fiscais, o que garante o envio automático a cada venda, maior agilidade e segurança na entrega de informações. 

Essas são algumas das vantagens de utilizar um ERP para emitir notas fiscais:

  • ter segurança de seus documentos no armazenamento em nuvem;
  • consultar suas notas fiscais de forma rápida e prática, a qualquer hora e lugar;
  • otimizar sua gestão com a integração de seus dados aos processos de venda;
  • enviar automaticamente notas fiscais a cada venda realizada;
  • controlar relatórios das notas fiscais emitidas e recebidas.

Todas essas vantagens se encontram no principal objetivo de quem contrata um sistema de gestão: o controle total do negócio, baseado em dados e informações que garantam as melhores tomadas de decisão, em curto e longo prazo.

Por isso, convidamos você a conhecer o sistema TagPlus. Aqui, a emissão de notas fiscais é muito rápida, bastando você preencher as informações da nota, carregar os dados de tributação com auxílio do próprio sistema e enviá-la — tudo muito intuitivo e fácil de usar.

Para entender melhor como funciona o sistema TagPlus e suas vantagens, confira o conteúdo: Quais as vantagens de usar o TagPlus?

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Escrito por

Publicitária e Ecóloga. Amante da escrita e da leitura em todas as suas formas. Na TagPlus é Analista de Marketing Junior.

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