Sistema ERP: o que é, função e vantagens

Uma empresa que queira crescer e ser bem-sucedida no seu setor precisa contar com um gerenciamento adequado dos seus recursos, dos seus dados e dos seus procedimentos. Com a evolução tecnológica, um dos melhores caminhos é a adoção de um sistema ERP (Enterprise Resource Planning).

Com o uso dessa solução, o gestor tem a possibilidade de automatizar uma série de processos burocráticos e repetitivos, integrando os dados e sincronizando as equipes. Na prática, tudo isso colabora para a proteção das informações e para a acessibilidade — principalmente quando o sistema escolhido é ambientado em nuvem. 

Neste post, vamos entender a fundo o que é um sistema ERP, quais são as suas funções, quais são as principais vantagens, entre outros pontos. Confira!

O que é um ERP?

O ERP é um sistema de gestão que integra todos os dados e processos de uma organização em uma única solução. Ou seja, é um tipo de software capaz de unir os dados empresariais em um sistema integrado, armazenando e automatizando todas as informações de modo simples e de fácil acesso.

A integração pode ser vista sob a perspectiva funcional (sistemas de finanças, contabilidade, fabricação, marketing, vendas, compras e outros). O mesmo vale para a perspectiva sistêmica (sistemas de processamento de transações, de informações gerenciais, de apoio à decisão e outros).

Quais são os módulos básicos que um sistema ERP precisa ter? 

Para otimizar a administração corporativa, é necessário que o sistema de gestão escolhido supra as demandas do negócio. A solução deve trazer os módulos padrão, necessários para empresas de todos os portes e setores e, ao mesmo tempo, deve ser integrável às demais aplicações utilizadas.

A seguir, veja quais módulos não podem faltar em um ERP!

Módulo financeiro

Esse módulo de um ERP tem como finalidade armazenar as informações financeiras da empresa e gerar relatórios precisos que mostram o desempenho do setor ao longo do tempo. Assim, o gestor pode tomar decisões embasadas para garantir a solidez financeira e o crescimento rentável do negócio. 

Um módulo financeiro em um sistema de gestão deve ter as seguintes características e funcionalidades:

• contabilidade — registro e controle de transações financeiras, lançamento de contas a pagar e a receber, conciliação bancária, emissão de relatórios contábeis etc.;
• fluxo de caixa — gerenciamento do fluxo de caixa, previsão de entrada e de saída de recursos financeiros e monitoramento da situação financeira da empresa;
• orçamento — planejamento e gestão de orçamento, comparação entre o orçamento previsto e o realizado etc.;
• relatórios gerenciais — emissão de relatórios financeiros gerenciais, como balanço patrimonial, DRE, entre outros;
• integração — o que é aplicável a outros módulos do sistema, como estoque, vendas e compras, para garantir uma visão abrangente da gestão da empresa;
• segurança — proteção de dados financeiros com recursos de segurança, como criptografia e acesso controlado;
• customização — capacidade de personalização de acordo com as necessidades específicas de cada companhia.

Módulo de vendas

Com um módulo de gerenciamento de vendas e faturamento, a sua empresa pode otimizar os processos comerciais e simplificar o controle financeiro. Em um sistema de gestão, o módulo deve ter as seguintes características e funcionalidades:

• cadastro de clientes — gerenciamento de informações de clientes, incluindo dados de contato, histórico de compras e classificação;
• gestão de pedidos — emissão e gerenciamento de pedidos de venda, incluindo aprovação, emissão de notas fiscais e acompanhamento do envio;
• integração com o módulo de estoque — permitindo a verificação automática da disponibilidade de produtos;
• geração de relatórios — emissão de relatórios de vendas, como histórico de vendas por cliente, faturamento, entre outros.

Módulo de gestão de estoque

A gestão de estoque é fundamental para garantir a eficiência na administração de bens, produtos e mercadorias, na previsão de compras e na satisfação dos clientes com entregas pontuais. Um módulo de gestão de estoque deve ter as seguintes características e funcionalidades:

• cadastro de produtos — gerenciamento de informações de produtos, incluindo dados técnicos, preços e imagens;
• controle de estoque — gerenciamento automatizado do estoque, incluindo a entrada e a saída de produtos, alertas de baixo estoque e geração de ordens de compra;
• integração com compras e vendas — integração com os módulos de compras e vendas, permitindo a atualização automática do estoque e a geração de pedidos de compra baseados nas saídas;
• emissão de relatórios de estoque — como histórico de movimentação, níveis de estoque, entre outros;
• recursos de análise de dados — como dashboard e relatórios gerenciais para monitorar o desempenho do estoque e viabilizar a tomada de decisões estratégicas.

Módulo de compras

Com o módulo de compras, é possível otimizar o gerenciamento de todas as questões relacionadas às compras no negócio. Isso abrange a gestão de fornecedores e as requisições. 

Usando a ferramenta, o gestor pode garantir a continuidade do fornecimento de matérias-primas e de outros itens necessários para a produção. Um módulo de compras em um sistema de gestão deve ter as seguintes características e funcionalidades:

• gerenciamento de dados de fornecedores — incluindo informações de contato, condições de pagamento e histórico de compras;
• emissão de cotações de preços e comparação de valores — para a escolha do fornecedor mais vantajoso;
• emissão e gerenciamento de pedidos de compra — incluindo a aprovação, a emissão de notas fiscais e o acompanhamento da entrega;
• integração com o módulo de estoque — permitindo a atualização automática do estoque com a entrada de novos produtos.

Módulo que possibilite a emissão de NF-e e NFS-e

A emissão de notas fiscais é uma parte importante e obrigatória do processo de vendas para qualquer empresa. Trata-se de documentos oficiais que comprovam a realização de uma venda e servem como base para o cálculo e para o pagamento de impostos.

O módulo de emissão de NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) e NFS-e (Nota Fiscal Eletrônica de Serviço) em um sistema ERP é responsável por gerar, armazenar e enviar as notas fiscais eletrônicas, garantindo a correta emissão e o arquivamento adequado desses documentos.

Além disso, o módulo permite que a empresa gerencie as suas obrigações fiscais. Assim, torna-se possível estar sempre em conformidade com a legislação vigente.

Módulo que viabilize a emissão de NFC-e e SAT 

O módulo de emissão de NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica) e SAT (Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais) é responsável pela emissão e envio de notas fiscais, já o armazenamento é feito pelo ERP.

Por meio dele, a empresa consegue manter a sua conformidade, gerindo as suas obrigações fiscais. Trata-se, então, de uma ferramenta importante para manter a organização financeira e fiscal do empreendimento.

Quais são as diferenças entre ERP on-cloud e ERP on-premise?

Os softwares em nuvem têm ganhado cada vez mais espaço na preferência das empresas, o que não é por acaso. A seguir, veja a diferença de contar com um software em nuvem e um sistema implementado em servidores internos.

ERP na nuvem

Um ERP ambientado em nuvem é um sistema que pode ser acessado de qualquer máquina autorizada e que tenha conexão com a Internet. Não há a necessidade de haver instalação e implementação. Afinal, o sistema estará sempre pronto e atualizado pelos fornecedores.

Além de garantir mais acessibilidade e eficiência, o sistema em nuvem é mais barato em relação à solução on-premise. Isso porque está baseado em servidores externos gerenciados pelo fornecedor.

Inclusive, com esse modelo de sistema de gestão, o empreendimento passa a contar com todas as suas informações integráveis e armazenadas em nuvem com criptografia, o que aumenta a segurança.

ERP on-premise 

O ERP on-premise é um software de gestão que fica ambientado localmente na empresa. Ou seja, precisa ser instalado em cada máquina ou disponibilizado a partir de um servidor local.

Além de esse modelo impactar negativamente a acessibilidade, é menos seguro para os dados, pois não há redundância. Outro ponto a destacar é que o sistema é mais caro, já que a gestão e a manutenção dos servidores ficam por conta da companhia.

Isso significa que, além de cuidar das demandas do seu core business, o gestor precisará de uma equipe para gerenciar a infraestrutura de TI (Tecnologia da Informação) custosa. Ainda nesse contexto, mais um aspecto que pesa contra a utilização desse modelo nos dias atuais é a escalabilidade. 

Com as empresas produzindo cada vez mais dados e utilizando-os para a obtenção de insights, trabalhar com um sistema local limitado pode prejudicar a capacidade de responder às demandas de mercado.

Qual modelo escolher?

A diferença principal entre os dois é que, no caso do ERP on-premise, a empresa precisa investir em hardware, em software e em infraestrutura para suportar o sistema. Além disso, ficam sob a sua responsabilidade a manutenção e as atualizações.

Já no ERP on-cloud, a companhia paga por um serviço e não precisa se preocupar com as questões de infraestrutura e de manutenção. Inclusive, o ERP on-cloud, geralmente, oferece acesso remoto e flexibilidade na escala de recursos, o que é especialmente útil para negócios com times em diferentes locais ou necessidades variáveis de capacidade.

Em resumo, o ERP on-premise é uma opção mais tradicional e requer mais investimento inicial. Por outro lado, o ERP on-cloud é uma alternativa mais flexível, escalável e acessível, principalmente para empreendimentos com equipes remotas ou com necessidade de escalabilidade sazonal.

Quais são as vantagens de utilizar um ERP?

Neste tópico, discutiremos os muitos benefícios de contar com um ERP, incluindo a otimização de processos, a redução de custos e o aprimoramento da decisão empresarial. Está preparado para saber mais sobre como um ERP pode beneficiar a sua empresa? Confira!

Integração de dados e de processos

O ERP integra todas as áreas empresariais em uma única plataforma, permitindo o acesso às informações e aos processos de maneira mais eficiente e rápida. Por exemplo: o departamento de compras pode acessar automaticamente as informações de estoque e de fornecedores, tornando o processo de compra mais ágil e reduzindo erros.

Visibilidade em tempo real

Um ERP fornece visibilidade em tempo real de todas as áreas empresariais, incluindo finanças, vendas, produção, estoque etc. Isso permite uma gestão mais precisa e eficiente, pois o usuário tem acesso a informações importantes a qualquer momento.

Por exemplo: um gerente de vendas pode consultar informações em tempo real para tomar decisões bem embasadas acerca de preços e promoções.

Automatização de processos

Com o ERP, a empresa automatiza muitos processos, incluindo os financeiros, os relativos às compras e às vendas, entre outros. Ou seja, o sistema torna o trabalho mais rápido e preciso. O resultado disso envolve a redução de erros que podem acontecer em atividades manuais.

Tomada de decisão baseada em dados

Com o acesso a dados em tempo real, os gerentes da empresa podem tomar decisões bem fundamentadas, o que leva a escolhas mais precisas. Por exemplo: um gerente financeiro pode acessar dados de orçamento e de fluxo de caixa para tomar decisões acerca de investimentos e despesas.

Redução de custos

O uso de um ERP permite a redução de custos por meio das suas funcionalidades de automação de tarefas, de eliminação de erros humanos, de integração de sistemas e de análise de métricas e de indicadores de desempenho.

Ao acessar informações em tempo real, padronizar processos em toda a empresa e identificar oportunidades de melhorias baseadas em dados concretos, a solução contribui significativamente para a diminuição dos custos.

Qual é a relação entre o ERP e a segurança da informação?

A segurança dos dados corporativos é uma preocupação cada vez maior nas empresas de hoje. Afinal, há uma crescente quantidade de ameaças cibernéticas e a importância que as informações têm para o funcionamento dos negócios atualmente é indiscutível.

Nesse sentido, um sistema ERP é uma ferramenta valiosa para garantir a proteção dos dados corporativos. Isso porque a solução pode fornecer um conjunto completo de recursos de segurança de dados, desde o backup até a criptografia e a prevenção de vazamentos de informações confidenciais. 

Nas próximas linhas, vamos explorar as várias formas pelas quais o sistema ERP pode proteger os dados corporativos. Fique de olho!

Acesso restrito a informações sensíveis

O sistema ERP permite a configuração de níveis de acesso diferentes para diversos usuários individuais e para equipes de trabalho. Assim, na prática, garante que somente as pessoas autorizadas possam consultar informações sensíveis.

Backup

O ERP em nuvem, com redundância, automatiza o processo de backup dos dados corporativos. Com isso, garante que as informações importantes estarão sempre disponíveis e seguras, mesmo em caso de falha de hardware ou de outros problemas técnicos dentro da empresa.

Criptografia de dados

O sistema ERP pode criptografar os dados armazenados. Na prática, isso vai torná-los ilegíveis para qualquer pessoa que não tenha a chave de decodificação, aumentando a segurança das informações corporativas.

Monitoramento e controle de acesso a dados

O sistema ERP mantém registros detalhados de quem acessou quais informações e quando. Com isso, viabiliza que os administradores auditem e monitorem o acesso aos dados corporativos, garantindo a conformidade com as políticas de segurança da companhia.

Quais são os fatores fundamentais para o sucesso da implementação de um sistema ERP?

Para ter sucesso na implementação de um sistema ERP, é fundamental considerar alguns fatores críticos. A partir dessa avaliação, a empresa poderá planejar de maneira eficiente a adoção do sistema, de forma a obter os máximos benefícios e aumentar a eficiência dos processos.

A seguir, veja os elementos que contribuem para tornar isso viável!

Planejamento

Antes de implementar um sistema ERP, é importante realizar uma análise detalhada das necessidades da empresa e estabelecer objetivos claros para o projeto. Por exemplo: o negócio pode desejar automatizar os seus processos financeiros, melhorar a eficiência da cadeia de suprimentos ou aprimorar o acompanhamento das vendas.

Com os objetivos em mente, a companhia pode criar um plano de implementação que inclua uma timeline realista, um orçamento viável e uma equipe responsável.

Engajamento da liderança 

Para garantir o sucesso da implementação do ERP, é indispensável que a liderança da empresa esteja comprometida. Assim, por exemplo, um gestor que participa ativamente das reuniões de implementação, alinha as expectativas com a equipe e fornece recursos adequados para que o projeto possa garantir uma adoção bem-sucedida.

Envolvimento da equipe

Envolver uma equipe interna no processo de implementação de um ERP garante que as necessidades da empresa sejam atendidas e que os integrantes do time estejam verdadeiramente comprometidos com o sucesso do projeto. 

O grupo pode incluir, por exemplo, gerentes de departamentos, funcionários responsáveis por processos específicos e os líderes de cada setor. Na prática, os membros podem participar de reuniões regulares com os provedores do ERP para discutir o progresso e garantir que as demandas do negócio sejam levadas em conta.

Disponibilização de treinamento e suporte

Fornecer um treinamento adequado aos usuários do sistema ERP e oferecer um suporte constante durante o processo de implementação garantirá que a solução seja usada corretamente. Além disso, viabilizará o seu máximo aproveitamento.

Por exemplo: os provedores do ERP podem disponibilizar um treinamento presencial ou online para os usuários, além de garantir um suporte telefônico, via chat ou por e-mail quando necessário.

Comunicação clara

Uma comunicação clara é fundamental para garantir que todas as partes envolvidas estejam alinhadas e que não haja confusão ou atrasos no projeto. A empresa pode estabelecer uma linha direta de diálogo entre a equipe interna, os provedores do ERP e outras partes interessadas.

Também é importante promover reuniões regulares para discutir o progresso e assegurar que todos estejam cientes do desenvolvimento.

Quais são os benefícios do sistema ERP da TagPlus?

O sistema TagPlus é projetado para ser fácil de usar, oferecendo uma interface intuitiva e simplificada para que as empresas possam gerenciar os seus dados de forma rápida e eficiente. A solução dispõe de módulos:

• de estoque;
• de vendas;
• financeiro;
• de emissão de NFS-e e NF-e;
• de emissão de NFC-e/SAT.

Além disso, o TagPlus é um sistema de gestão 100% online — característica que oferece uma série de benefícios para a sua empresa. A seguir, veja os principais!

Acessibilidade

Um exemplo de acessibilidade em um ERP em nuvem é a capacidade de acessar informações sobre vendas, finanças e estoque a partir de qualquer lugar. Isso permite que os gerentes de vendas monitorem o seu desempenho e acompanhem os dados em tempo real, independentemente da sua localização.

Escalabilidade

Com um ERP em nuvem, as empresas podem facilmente aumentar ou diminuir a capacidade conforme as necessidades mudam.

Por exemplo: durante a alta temporada, uma companhia pode precisar elevar a sua capacidade de armazenamento. Com um ERP em nuvem, isso poderá ser feito rapidamente, sem que seja necessário adquirir hardwares adicionais.

Atualizações automáticas

Com um sistema ERP 100% online, as atualizações são feitas automaticamente pelo provedor. Então, quando uma nova funcionalidade é lançada, ela é disponibilizada imediatamente para todos os usuários do ERP.

Na prática, isso garante que as suas ferramentas sempre estejam atualizadas com as últimas tecnologias e recursos disponíveis.

Agora, esperamos que, após a leitura deste post, você tenha entendido a importância de contar com um bom sistema ERP. O uso dessa solução é fundamental para negócios que desejam garantir eficiência, agilidade e integridade nas suas operações, mantendo uma gestão mais alinhada às suas necessidades e aos seus objetivos.

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