Como emitir nota fiscal MEI: passo a passo

Inicialmente, é importante entender que a nota fiscal é o documento que formaliza uma transação comercial e comprova o recolhimento de todos os tributos devidos. Mas você sabe como emitir nota fiscal como MEI? De antemão, vamos avisar que o processo tem, sim, as suas particularidades, viu?

No entanto, contar com o suporte de ferramentas especializadas é essencial para otimizar os procedimentos diários, como os sistemas de gestão com emissor de nota fiscal. Como a vida do Microempreendedor Individual é bem corrida, qualquer solução que agilize o cotidiano é bem-vinda, não é mesmo?

Então, pensando em ajudar você com essa questão, preparamos este post. Veja, a seguir, a importância de emitir notas fiscais e confira um passo a passo para gerar o documento. Boa leitura!

Qual é a importância de emitir notas fiscais?

Como dito, a nota fiscal é o documento que comprova uma transação comercial, como a venda de produtos e de serviços. Para você entender melhor a importância do processo, listamos, logo abaixo, as vantagens de emiti-la!

Conformidade fiscal

O MEI não é obrigado a emitir notas fiscais nas vendas realizadas para pessoas físicas. Portanto, se uma pessoa vai até o seu comércio e compra um produto, por exemplo, você não precisa gerar o documento — a não ser que o consumidor solicite a emissão.

Por outro lado, quando o negócio é realizado entre empresas, é, sim, necessária a emissão. Nesses casos, então, a geração do documento é fundamental para ficar em dia com o fisco.

Controle financeiro

As notas fiscais registram tudo que entrou e que saiu da sua empresa. Nesse contexto, é possível fazer uma supervisão do fluxo de caixa, monitorar as trocas e devoluções, verificar as contas e por aí vai. Ou seja, fazer uma boa gestão dos documentos é uma forma de facilitar o controle financeiro do MEI.

Transparência nas operações

Conforme já explicamos por aqui, as notas fiscais comprovam que uma transação comercial foi realizada de forma legal e transparente. Via de regra, isso ajuda a evitar problemas com as autoridades fiscais, além de oferecer uma segurança maior para o comprador.

Garantia ao consumidor

No papel de consumidor, quando você compra um eletrodoméstico novo, por exemplo, faz questão de receber a nota fiscal no seu nome, certo? Afinal, se o produto apresentar algum defeito no prazo da garantia, o documento será necessário para conseguir o reparo sem envolver gastos.

Portanto, a emissão de notas fiscais garante que o comprador estará protegido se surgirem defeitos no produto ou no serviço adquirido.

Credibilidade para a empresa

Ao emitir notas fiscais, a empresa evidencia que tem processos e sistemas organizados e transparentes. Logo, trata-se de uma forma de demonstrar profissionalismo.

Então, além de gerar segurança para o consumidor, emitir os documentos contribui para a elevação da credibilidade e da confiabilidade do empreendimento.

Acesso ao crédito

De antemão, vale lembrar que as notas fiscais emitidas não são comprovantes de renda oficiais. No entanto, não podemos negar que o documento extra pode facilitar o acesso ao crédito para o MEI.

Quais são as regras relacionadas à emissão de nota fiscal como MEI?

Em primeiro lugar, como dito, é preciso ressaltar que a nota fiscal do MEI tem algumas peculiaridades. No entanto, a função do documento é a mesma: comprovar as transações comerciais e assegurar que a empresa cumpriu todas as obrigações fiscais.

A grande questão aqui é que o Microempreendedor Individual desfruta de alguns benefícios. Entenda!

O MEI não é obrigado a emitir notas para pessoas físicas

Conforme já explicamos, uma das particularidades está relacionada à obrigatoriedade de emissão do documento. O fato é que o MEI só precisa emitir notas fiscais nas transações que envolvem outras empresas.

De toda forma, isso não impede o Microempreendedor Individual de gerar documentos para quem tem CPF. O importante é manter a transparência nas operações.

Os impostos do MEI são recolhidos no DAS

Outra questão interessante envolve os impostos da nota fiscal do MEI. Só para esclarecer, o Microempreendedor Individual precisa pagar:

• Instituto Nacional de Previdência Social (INSS);
• Imposto sobre Serviços (ISS) — apenas para prestadores de serviços;
• Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) — para comércio, indústria e transporte.

No entanto, esses tributos não são calculados com base no valor da nota fiscal. Na verdade, os impostos do MEI são recolhidos na contribuição mensal. Isto é, o empresário paga valores fixos mensais por meio do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS-MEI).

Além disso, por estar enquadrado no regime de tributação Simples Nacional, o Microempreendedor Individual também não paga: 

• Programa de Integração Social (PIS);
• Contribuição para Financiamento de Seguridade Social (Cofins);
• Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ);
• Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL);
• Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISSQN);
• Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).

Resumindo: não se assuste se os tributos da nota fiscal emitida como MEI estiverem zerados. Isso acontece porque essas empresas estão isentas de pagar alguns tributos, e outros são quitados por meios diferentes.

Quais são os principais tipos de nota fiscal emitidos como MEI?

Os tipos de notas fiscais emitidos pelo MEI variam de acordo com a natureza da operação e da atividade econômica. A seguir, explicaremos quais são os principais e quando cada um deles é recomendado. Confira!

Nota Fiscal Avulsa (NFA)

A Nota Fiscal Avulsa é uma alternativa para quem não tem uma empresa aberta ou ainda não está com o CNPJ credenciado na Secretaria da Fazenda (Sefaz). Vamos falar mais sobre essa autorização daqui a pouco, combinado?

Isto é, a NFA é emitida individualmente conforme a demanda do empresário. No entanto, a opção é mais interessante para negócios que emitem tais documentos eventualmente — e não de forma rotineira.

Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e)

A recomendação da NFA-e é a mesma da NFA: a indicação é para empresas que emitem notas fiscais raramente. A grande diferença aqui é que, em vez de ser preciso se dirigir para a prefeitura da cidade para solicitá-la, a NFA-e pode ser gerada eletronicamente por meio de sistemas emissores de notas fiscais.

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A Nota Fiscal Eletrônica é um arquivo digital que registra a venda de produtos, além de comprovar a transação comercial entre empresas ou de empreendimentos com pessoas físicas.

Um aspecto interessante é que o documento fica armazenado eletronicamente para facilitar a fiscalização e o cumprimento das obrigações tributárias. Aliás, a NF-e pode ser emitida tanto em vendas pela Internet quanto em negócios realizados em estabelecimentos físicos.

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)

A NFS-e funciona, basicamente, da mesma forma que a Nota Fiscal Eletrônica. Contudo, em vez de formalizar a venda de produtos, o documento comprova a prestação de serviços. Como exemplos, podemos citar serviços de comunicação e marketing, consultorias e por aí vai.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

Quando um caminhoneiro faz o transporte de uma carga de uma região para outra, ele não pode trafegar sem um documento fiscal. Nesse caso, o papel que comprova a transação é o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e).

Sobretudo, o CT-e é direcionado para empresas de transporte rodoviário, ferroviário, aéreo ou fluvial. Então, para quem é MEI e trabalha com esse tipo de serviço, o correto é emitir o CT-e em vez da NFS-e.

Nesse contexto, inclusive, vale lembrar que o transportador autônomo de cargas — também conhecido como MEI caminhoneiro — lida com algumas particularidades.

Afinal, como emitir nota fiscal como MEI?

Agora, chegou a hora de entender, na prática, como gerar notas fiscais como MEI. A seguir, elencamos o passo a passo. Confira!

Formalize a empresa

Se você ainda não tiver um CNPJ, o primeiro passo é formalizar a sua empresa, abrindo o MEI propriamente dito. Para isso, é necessário entrar no Portal do Empreendedor e procurar a opção “Quero ser MEI”.

O processo é bastante simples e 100% digital. Na prática, isso significa que, em poucos minutos, você já terá um número de CNPJ para avançar para a próxima etapa.

Solicite o credenciamento na Sefaz

Para autorizar o empreendedor a emitir notas fiscais, a Sefaz de cada estado investiga uma série de informações sobre o CNPJ no intuito de garantir que o negócio esteja em situação regular. Logo, a próxima fase consiste em procurar a secretaria da sua região para solicitar o credenciamento.

De forma geral, o processo costuma variar de acordo com a cidade. Em alguns locais, por exemplo, você precisará ir até a prefeitura para pedir a autorização. Por outro lado, alguns municípios permitem que você faça a solicitação pela Internet mesmo.

Então, a nossa dica é: entre em contato com a prefeitura da sua cidade ou com um contador de confiança para receber orientações a respeito.

Emissão de NFS-e pelo sistema nacional

A partir do dia 1º de setembro de 2023, a emissão de NFS-e do MEI passou a ser obrigatória pelo sistema nacional. O intuito da mudança foi diminuir burocracias e padronizar o processo no território brasileiro. Já que, anteriormente, a emissão de NFS-e era feita por cada município, de acordo com suas legislações próprias.

Agora, o MEI deve utilizar o portal gov.br/nfse, ou os aplicativos disponíveis para Android e iOS.

Se você gostaria de simplificar ainda mais a emissão de NFS-e, a melhor alternativa é contratar um sistema emissor. Vou te contar, a seguir, como funciona.

Contrate um sistema emissor

O sistema emissor de nota fiscal é um software que faz a comunicação entre a empresa e a Sefaz. Aliás, a Sefaz de alguns estados dispõe de ferramentas gratuitas para isso. Se esse for o seu caso, você pode emitir as notas fiscais por meio delas mesmo sem gastar nada.

O problema é que, de modo geral, esses softwares disponibilizados pelo estado têm funções bem limitadas. Diante disso, para gerar os documentos de forma prática e segura, a nossa sugestão é contratar um software de gestão com a função de emissão de notas fiscais — como o TagPlus. Com uma tecnologia mais completa, é possível aumentar a eficiência operacional da empresa e organizar os processos.

Adquira um Certificado Digital

Se você for emitir notas fiscais pelo sistema da prefeitura, pode pular esse passo. Isso porque, para a geração do documento por meio desse tipo de sistema, não é necessário ter Certificado Digital.

Por outro lado, se você preferir contratar um sistema emissor por conta própria, essa identidade virtual é necessária. Só para esclarecer, vamos fazer um comparativo com o nosso RG físico para você entender como a tecnologia funciona.

Reflita: quando precisamos comprovar a nossa identidade, devemos apresentar o RG (Registro Geral) ou outro documento oficial com foto, não é mesmo?

Pois bem! O Certificado Digital segue a mesma lógica. A diferença é que se trata de uma espécie de identidade eletrônica que comprova que a pessoa que está do outro lado da tela é mesmo detentora daquele CPF ou CNPJ.

Então, para a emissão de notas fiscais como MEI por meio de um software de gestão, é necessário ter um Certificado Digital. Aliás, existem as seguintes opções:

• e-CNPJ — apenas o dono da empresa ou os representantes legais poderão emitir as notas fiscais;
• NF-e — qualquer colaborador autorizado poderá emitir a nota fiscal.

Nesse caso, você precisa avaliar as suas necessidades para escolher o modelo ideal. Pretende delegar a função de emitir notas fiscais ao seu colaborador? O indicado é optar pela NF-e. No entanto, como o MEI costuma atuar sozinho, o e-CNPJ costuma ser uma opção mais acessível.

Além disso, é necessário prestar atenção ao tipo de Certificado Digital. Tanto o e-CNPJ quanto o NF-e podem ser adquiridos no formato A1 ou A3. O A1 fica instalado no computador, enquanto o A3 é armazenado em algum dispositivo (cartão ou token) que precisa ser conectado à máquina sempre que for necessário usá-lo.

Em todo caso, é necessário procurar uma Autoridade Certificadora (AC) para comprar o seu Certificado Digital. Portanto, providencie a sua identidade digital antes de seguir para o próximo passo.

Aprenda a usar o sistema

Independentemente de você ter optado pelo sistema da prefeitura ou pelo software de gestão com função de emissão de notas fiscais, nossa dica é navegar pela ferramenta para se familiarizar com a tecnologia.

No sistema da prefeitura, as informações do Microempreendedor Individual são cadastradas pela própria Sefaz. Por outro lado, ao optar pelo sistema emissor, é necessário cadastrar os dados da empresa antes de emitir a primeira nota fiscal. As informações exigidas são bem básicas, como:

• razão social e CNPJ da empresa;
• endereço;
• inscrição estadual e municipal;
• tipo de atividade;
• regime tributário — quem é MEI deve marcar a opção “Simples Nacional”;
• logomarca (alguns sistemas permitem que você inclua a logo da empresa nas notas).

De toda forma, vale lembrar que você precisa cadastrar essas informações apenas uma vez. Depois disso, os dados ficam salvos para a emissão de todas as notas fiscais.

Além disso, caso você opte por usar um software de gestão com a função de emissão de notas fiscais, é necessário conectar o Certificado Digital que você adquiriu ao sistema. Conforme já mencionamos por aqui, esse documento digital serve para atestar a autenticidade do empreendedor e garantir a segurança das operações.

Preencha a nota fiscal

Após seguir este passos, você está apto a emitir notas fiscais como MEI. Sendo assim, é só abrir o sistema escolhido e procurar pela opção “gerar nota fiscal”. O nome desse botão pode variar conforme o software, mas não há uma grande complexidade envolvida.

Por meio do sistema da prefeitura, por exemplo, várias informações já estão preenchidas e você não precisa se preocupar com regime de tributação, natureza da operação, município de incidência de tributos, entre outros. Nesse caso, basta incluir as seguintes informações:

• tomador ou destinatário;
• descrição do produto ou serviço;
• atividade econômica (CNAE) — de modo geral, nesse campo só aparecem as opções que você marcou na hora de abrir o MEI;
• atividade de atuação;
• valor da nota.

Em contrapartida, os sistemas de gestão com a função de emissão de notas fiscais tem alguns passos extras. Aliás, alguns softwares permitem que você gere a nota fiscal a partir de um orçamento ou de uma operação de venda. Nesse caso, o preenchimento é ainda mais prático.

De toda forma, mostraremos as informações necessárias para emitir uma nota fiscal do zero, combinado? A seguir, vamos mostrar um passo a passo para a emissão por meio de um software de gestão. Então, confira os dados que você precisa preencher!

Tipo de operação

Nesse campo, você pode marcar uma das duas opções: saída ou entrada.

A nota fiscal de saída é emitida em operações de vendas de mercadorias ou de serviços. Ou seja, você vende uma camiseta, por exemplo, e emite a nota fiscal no nome da pessoa que comprou o item.

Já a nota fiscal de entrada se relaciona com o movimento contrário: a mercadoria entra no estoque. Portanto, se aquele mesmo consumidor que comprou a camiseta decide devolvê-la, por exemplo, você precisará registrar a movimentação com uma nota fiscal de entrada.

Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP)

Também conhecido pela sigla CFOP, o Código Fiscal de Operações e Prestações é um número de quatro dígitos que identifica a transação. Na prática, na hora de emitir o documento, você precisa indicar o código correto.

Por exemplo: se você presta serviços para uma empresa do mesmo estado, deverá usar um CFOP. Por outro lado, se a transação envolver um negócio de outra região, o código será diferente.

Nesse contexto, a nossa recomendação é conferir a tabela CFOP disponibilizada pela Receita Federal para identificar as transações corretamente.

Destinatário

O destinatário é a pessoa ou a empresa que comprou o seu produto ou serviço. Na nota fiscal, é necessário incluir os dados completos do comprador, como:

• nome;
• tipo de pessoa (física ou jurídica);
• documento (CPF ou CNPJ);
• inscrição municipal e estadual — se houver;
• endereço completo, englobando rua, número, bairro, município, estado e CEP;
• contato (e-mail ou telefone).

Produto ou serviço e quantidade

Esse campo é destinado a discriminar o que foi vendido. Se você comercializou um boné personalizado, por exemplo, precisa preencher esse espaço com informações de tamanho, modelo, marca, cor, referência, entre outros dados necessários para a identificação da mercadoria.

Na oportunidade, também é necessário indicar a quantidade vendida do item.

Tributações

Conforme já explicamos por aqui, o MEI paga os seus tributos na contribuição mensal — DAS-MEI —, e não um percentual sobre cada nota emitida. Então, lembre-se de verificar se todas as tributações estão zeradas.

Formas de pagamento

Nesse campo, você indica a forma como o consumidor pagou pelo produto ou serviço: dinheiro, PIX, boleto bancário, cartão de débito, cartão de crédito (com parcelamento), entre outros.

Observações

Esse campo é para a inserção de informações gerais que não têm seções específicas na nota fiscal. Imagine, por exemplo, uma marca com lojas físicas em vários locais. Nas observações, então, é possível inserir o número da loja responsável pela venda, os dados adicionais do cliente etc.

Envie a nota fiscal

Prontinho! Após preencher todos os dados, basta procurar os botões “gerar nota fiscal” e “enviar nota fiscal” para a Sefaz receber o documento no banco de dados. Se for necessário, você também poderá imprimir o documento ou salvá-lo no formato PDF para enviar o arquivo para o cliente por e-mail. Aliás, a lógica vale tanto para o sistema da prefeitura, quanto para softwares de gestão.

Quais cuidados devem ser tomados?

Conforme você pôde perceber, emitir nota fiscal como MEI não envolve grandes mistérios. Entretanto, apesar de toda a facilidade, é bom redobrar a atenção na hora de gerar o documento. Afinal, qualquer falha pode causar uma grande dor de cabeça.

Sendo assim, fique de olho em alguns aspectos importantes, como os elencados a seguir!

Confira se os dados estão corretos

Não custa nada revisar a nota fiscal antes de enviá-la. Nesse contexto, vale ficar de olho nas datas, nos preços, nos prazos, nas informações do cliente e por aí vai.

Outro cuidado importante envolve a numeração da nota fiscal. Se você já tinha o hábito de gerar documentos por meio de um sistema emissor e decidiu trocar, por exemplo, precisa dar continuidade à numeração das notas no novo software. Caso contrário, ocorrerá um erro de duplicidade.

Armazene as notas fiscais internamente

O não armazenamento de notas fiscais pode gerar multas e problemas fiscais. Dependendo do caso, a empresa pode até ser enquadrada no crime de sonegação fiscal. Não vale a pena arriscar, não é mesmo?

Sendo assim, lembre-se de organizar os documentos internamente para nada se perder. De acordo com a lei que estabelece normas para o Sistema Tributário Nacional, a Fazenda Pública tem um prazo de até cinco anos para fazer as fiscalizações. Logo, você precisa guardar as notas por esse período.

Como a tecnologia pode ajudar a gerenciar esse processo?

É indiscutível que o MEI tem uma rotina corrida devido ao acúmulo de funções. No dia a dia, é necessário atender ao cliente, controlar o estoque, colocar a mão na massa durante a produção e até cuidar de todos os aspectos burocráticos.

Portanto, as tecnologias entram nesse contexto para deixar o cotidiano do empreendedor mais prático e seguro. A seguir, listamos os benefícios de contratar um software de gestão para emitir notas fiscais!

Automação de processos

Já pensou em ter que imprimir todas as notas fiscais e guardá-las em arquivos físicos? Além de ser trabalhoso, esse processo manual está suscetível a erros. Afinal, você pode perder algum documento importante ou levar muito tempo para encontrá-lo quando for necessário.

Em contrapartida, o uso de sistemas de gestão é interessante porque viabiliza o armazenamento de todos os documentos de forma automática. Assim, você consegue agilizar o trabalho e usar melhor o seu tempo.

No entanto, além da emissão e do armazenamento das notas fiscais, a ferramenta é capaz de automatizar diversos outros trabalhos repetitivos para agilizar os processos e reduzir as chances de falhas.

Inclusive, há a vantagem da padronização. Um bom software de gestão com a função de emissão de notas fiscais é excelente para padronizar todos os documentos. Assim, fica mais fácil controlar a organização das informações, garantindo também a conformidade com as regulamentações fiscais.

Aumento da eficiência operacional

Com a implementação de tecnologias de gestão, as empresas podem monitorar melhor as suas atividades e os seus recursos. Logo, torna-se possível otimizar a sua alocação e aumentar a eficiência.

Um software com a função de controle de estoque, por exemplo, é útil para identificar oportunidades de negócios e reduzir os desperdícios.

Melhoria na tomada de decisões

As tecnologias de gestão fornecem informações precisas e em tempo real. Acontece que esses dados são fundamentais para você tomar decisões mais certeiras. Com isso, as chances de ter um negócio de sucesso aumentam significativamente.

Como vimos, saber como emitir a nota fiscal como MEI é fundamental para ficar em dia com o fisco e aumentar a credibilidade da empresa. Nesse contexto, o ideal é contar com o suporte de tecnologias especializadas para organizar todas as informações e aumentar a eficiência do negócio.

Gostou do nosso post e quer agregar ainda mais conhecimento à sua jornada? Então, saiba também o que é e como emitir a Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e).