O que é um sistema PDV e como escolher o melhor?

O sistema PDV (Ponto de Venda) pode ajudar e muito o seu negócio. Com essa ferramenta, diversos aspectos podem ser otimizados, tornando o seu estabelecimento mais competitivo e a fidelização de clientes maior. Portanto, é um investimento com potencial de fazer a empresa mudar de patamar.

Ao longo deste guia completo, vamos explicar em detalhes as funcionalidades do sistema PDV. Além disso, falaremos da importância de contratar essa solução e dos fatores que devem ser considerados na escolha do modelo mais adequado. Quer se aprofundar sobre o tema? Então, continue a leitura!

O que é e como funciona um sistema PDV?

O sistema PDV é um software empregado por empresas para coordenar o gerenciamento de vendas em estabelecimentos físicos. Concretamente, ele é responsável, entre outras coisas, pelo registro das compras efetuadas por clientes no caixa, pelo controle de estoque e pela emissão de notas fiscais. Todas essas operações, vale destacar, são feitas mediante uma comunicação com o sistema ERP (Enterprise Resource Planning ou planejamento de recursos empresariais) do negócio.

Os principais estabelecimentos que se beneficiam do sistema PDV são:

• supermercados;
• lojas;
• restaurantes;
• farmácias.

PDV antigo versus PDV moderno

Antigamente, os sistemas PDV utilizados nos estabelecimentos contavam com registradoras mecânicas ou elétricas. Estas tinham um teclado numérico e um mostrador de preço, e era usado um rolo de papel para imprimir os recibos entregues aos clientes.

Todavia, esse sistema foi se aprimorando, passando a apresentar recursos mais modernos, como leitores de código de barras e caixas eletrônicos. No lugar das registradoras mecânicas e elétricas, surgiram os PDVs computadorizados, com possibilidade de integração a um ERP, realização de pagamentos eletrônicos e suporte a dispositivos móveis.

Na prática, o PDV pode funcionar de várias formas, a depender de seus recursos e configurações. Dito isso, a forma básica de funcionamento desse sistema é por meio de algum dispositivo de entrada — um leitor de código de barras ou um teclado numérico, por exemplo — na hora de registrar as vendas de produtos ou serviços.

À medida que os produtos são lidos nesse dispositivo de entrada, o PDV faz o cálculo automático e mostra na tela o preço final. Se os itens estiverem com descontos ou condições especiais, o sistema também os considera no cálculo.

Além disso, o PDV permite que o cliente escolha como quer pagar as suas compras. Afora dinheiro ou cartão, há a opção de transferência via Pix, em que, normalmente, é gerado um QR Code, que será lido pelo celular do cliente, finalizando o processo de pagamento.

Ao final desse processo, é emitido um recibo, o qual é entregue ao cliente. São essas as etapas elementares de um sistema PDV, que pode ser visto em estabelecimentos como supermercados e farmácias. No próximo tópico, falaremos com mais detalhes a respeito das suas funcionalidades!

Quais as suas funcionalidades?

Dependendo das demandas do negócio, o PDV usado pode ser simples ou mais sofisticado. Será sofisticado quando for integrado a um sistema de gestão, alimentando-o com informações que vão ajudar sobretudo a controlar o estoque e emitir notas fiscais.

Registro de vendas

Essa funcionalidade tem início com a identificação do produto por meio de um leitor de código de barras ou um outro dispositivo. Ato contínuo, ocorre a verificação de preço dos itens comprados, sendo uma busca que o PDV faz em um banco de dados interno ou em um sistema de gestão de estoque.

Cálculo de preços

Assim que o PDV procede à busca dos preços dos produtos no banco de dados, o total é calculado de modo automático, na maioria das vezes. Para isso, a identificação dos produtos é fundamental, pois esse procedimento mostra ao sistema descrições, fotos e demais informações das mercadorias ou dos serviços.

Conforme já mencionado, o sistema PDV é capaz de calcular descontos e outras condições de pagamento tão logo os produtos passam na frente de caixa. Como o Brasil cobra impostos sobre o consumo, o software também automatiza esse processo, de acordo com as regras fiscais locais do estabelecimento e as configurações do sistema.

O pagamento dos produtos ou serviços só tem continuidade quando o PDV mostra o preço final da compra do cliente. Dessa maneira, o consumidor tem a garantia de não pagar a mais pelo que está comprando, o que, querendo ou não, contribui para a sua fidelização.

Processamento de pagamentos

O primeiro passo desse processo é a escolha do meio de pagamento. Por causa da transformação digital, diversas formas são aceitas, incluindo-se dinheiro, cartão, boleto, Pix, carteiras digitais e o recurso da aproximação do cartão de crédito.

Suponha que o cliente optou por pagar no dinheiro. Essa opção está presente no PDV, de sorte que o operador a seleciona e insere a quantia entregue pelo consumidor. Se o montante for superior ao preço do produto, o sistema vai calcular o troco devido a esse cliente.

Uma verificação oportuna é se a transação é efetivada em tempo real ou assíncrono. Se o cliente pagou no cartão de crédito ou de débito, o PDV se conecta à rede de pagamento e confirma se a transação foi aprovada ou rejeitada.

Gestão de estoque

Essa funcionalidade do PDV está vinculada à integração ao ERP. Quando um novo produto chega ao estoque, o sistema consegue registrá-lo e avisar ao lojista. A leitura do código de barras é um dos mecanismos que viabilizam a inserção e o armazenamento dos itens no estabelecimento.

Quanto à saída do estoque, o PDV pode processá-la tanto pela venda do produto ao cliente final quanto por sua retirada do estoque para outros fins. Assim, o lojista corre menor risco de vender uma mercadoria indisponível.

Se a mercadoria está perto de acabar, o PDV consegue notificar o lojista, a fim de que a reposição seja feita. O sistema pode realizar tal notificação por meio de relatórios, uma funcionalidade que será explicada adiante no conteúdo.

Vale enfatizar que o sistema PDV completo pode auxiliar o comerciante a gerenciar melhor os preços, mostrando quais itens estão com os preços maiores ou menores que a média do mercado, e as promoções, aplicando um desconto a uma determinada mercadoria, por um período específico.

Emissão de notas fiscais

No decurso do processamento da venda, o PDV registra as informações do produto — valor total, quantidade, data e hora. A nota fiscal costuma ser gerada quando o consumidor escolhe o meio de pagamento, sendo emitida, nesse caso, uma NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica).

Uma vez que os sistemas de PDV estão computadorizados, é possível o envio da nota fiscal ao consumidor por e-mail ou mensagem de texto. Ressalta-se que o PDV é responsável, ainda, pelo envio dos documentos à Sefaz (Secretaria de Estado da Fazenda), tendo em vista a apuração dos impostos da operação de venda.

Gestão de clientes

No varejo em geral, a personalização dos produtos e do atendimento tem um papel crucial na fidelização de clientes. Nesse sentido, em um PDV, é possível armazenar os dados dos consumidores visando agilizar e personalizar a comunicação com eles, considerando a integração a um software de CRM (Customer Relationship Management ou gestão de relacionamento com o cliente).

Uma subfuncionalidade da gestão de clientes é o cadastro dos consumidores. Sempre que for preciso acessar esse arquivo, o operador não encontrará dificuldades, tornando o atendimento mais ágil e qualificado.

À medida que os clientes compram, seus dados são colocados em um histórico. Desse modo, o estabelecimento consegue identificar:

• o seu perfil de compra, assente nos itens que costumam levar com mais frequência;
• o valor médio de suas compras;
• a periodicidade com que fazem uma compra.

Em virtude de o PDV ser integrado a um software CRM, é possível enviar promoções e campanhas de marketing utilizando canais como o e-mail e as redes sociais. Dessa forma, o estabelecimento fica mais propenso a aumentar suas vendas, pois os clientes passam a ter uma frequência maior de compras.

Relatórios gerenciais

Quando integrado a um ERP, o PDV pode ser um aliado poderoso nas tomadas de decisão. Um dos relatórios que podem ser emitidos pelo sistema é o de vendas, com informações como produtos mais vendidos e ticket médio.

Outro relatório produzido por um PDV integrado ao ERP é o de estoque, o qual indica o valor total dos produtos armazenados e as mercadorias que estão com mais ou menos saída. Também é possível emitir o relatório de fluxo de caixa, contendo informações como receitas, despesas, lucro líquido do estabelecimento etc.

Há, ainda, o relatório de performance. Se o estabelecimento tem vários vendedores, consegue-se saber o quanto cada um vendeu em um determinado período e se as metas de cada um deles foram atendidas. Atrelado às informações de performance dos vendedores, dá para ser emitido um relatório de comissões da equipe de vendas.

Os registros gerados pelo PDV integrado ao ERP apontam as ineficiências que devem ser corrigidas, além dos processos que requerem aprimoramento constante.

Qual é a sua importância?

Com base nas funcionalidades de um sistema PDV, nota-se que ele pode ajudar bastante no gerenciamento do negócio, principalmente se integrado a um ERP. A seguir, confira os principais pontos que justificam a importância dessa solução!

Processos automatizados

Em uma venda, rotinas automáticas contribuem para a fidelização dos clientes. Atividades como a emissão de notas fiscais e o controle do estoque, uma vez automatizadas, permitem ao atendente se concentrar na prestação de um atendimento de mais qualidade ao consumidor.

Atendimento mais ágil

O atendimento se torna mais ágil porque, com um processo de venda automatizado em um sistema PDV, é possível atender uma quantidade maior de clientes em menos tempo, inovando a experiência deles e fazendo com que eles voltem ao estabelecimento regularmente.

Redução de erros

Imagine o colaborador calculando o preço de uma compra ou preenchendo uma nota fiscal manualmente. Tais procedimentos são muitos suscetíveis a erros que podem causar grandes prejuízos financeiros ao estabelecimento e ônus aos consumidores.

Tomadas de decisão melhores

Conforme foi apresentado, o sistema de PDV, quando em comunicação com o ERP, pode emitir vários relatórios. Assim, o gestor consegue ter informações precisas na hora de tomar decisões que levarão, por exemplo, à elaboração de novas estratégias e à precificação de produtos.

Aumento dos lucros

Com um sistema que processa vendas automaticamente, a incidência de erros é menor. Por consequência, as margens de lucro do estabelecimento tendem a aumentar e o negócio passa a se desenvolver, seja investindo em novas tecnologias, seja abrindo novas filiais.

Como escolher o melhor sistema PDV?

O sucesso ou o fracasso do sistema PDV depende de sua aptidão para atender às necessidades do estabelecimento. Em razão disso, o gestor deve considerar certos requisitos, os quais servem de base ao processo de escolha. Abaixo, eis os critérios a serem observados!

Funcionalidades

Se a necessidade do negócio é ter apenas um sistema de frente de caixa, o PDV sozinho consegue suprir. Agora, se há intenção de um gerenciamento maior, englobando áreas como o estoque, é preferível contar com o sistema integrado ao ERP. Este é responsável por armazenar muitos dados e automatizar rotinas, deixando os processos mais fluidos e ágeis.

Integração

Sobre integração, é preciso deixar claro que o sistema tem de “conversar” bem com outras ferramentas, e isso consiste em acessar vários bancos de dados, facilitando o trabalho dos operadores.

Por mais que a integração ainda seja um enorme desafio, avanços significativos já foram alcançados. Graças à computação em nuvem, sistemas heterogêneos conseguem compartilhar dados entre si, auxiliando gestores a ter uma visão ampla do negócio e a tomar melhores decisões.

Se o estabelecimento deixa muito dinheiro parado na forma de estoque, o PDV integrado ao ERP pode ajudar. Ao atualizar em tempo hábil as saídas de mercadorias, ele facilita o trabalho de todos, inclusive o da pessoa responsável por colocar os produtos nas prateleiras da loja.

Para conhecer outras integrações que podem alavancar o seu negócio, examine com atenção os subtópicos seguintes!

Gestão financeira

Muito do sucesso de qualquer negócio está no acompanhamento das despesas e do faturamento. Dito isso, um PDV integrado a um sistema de gestão financeira traz muitas informações relevantes, indispensáveis à apuração de impostos e ao monitoramento do fluxo de caixa.

Portanto, se a empresa quer administrar corretamente suas finanças e contabilidade, uma boa alternativa é integrar o PDV a um software que faça gestão financeira.

E-commerce e marketplace

Neste subtópico, falaremos de uma notável tendência, que é a venda por e-commerce. Contextualizando, existem muitas pessoas que, por vários motivos, optam pela compra online, com recebimento do produto em domicílio ou retirada na loja.

Vide o contexto, para essa operação funcionar, uma boa opção é integrar o PDV ao ERP. Com essa integração, é possível sincronizar diversos dados — estoque, preços dos produtos e vendas. Se o objetivo do negócio é ser omnichannel (estar presente em muitos canais de contato com o público, integrando todos eles), o uso do PDV concomitante com as plataformas citadas pode promover:

• uma experiência positiva dos clientes;
• um atendimento ágil e personalizado;
• a fidelização;
• o aumento dos lucros.

Gestão de relacionamento com o cliente

A integração do Ponto de Venda com softwares ERP também contribui para uma boa gestão de relacionamento com o cliente. Na prática, a ideia é alimentar o ERP com dados vindos do sistema PDV no instante em que a venda é processada.

Dessa forma, é possível prestar um atendimento célere, com uma maior passagem de clientes pelo caixa em um intervalo de tempo menor.

Análise de dados

Além da parte operacional, a necessidade do negócio pode se concentrar na elaboração de estratégias. Nesse sentido, integrar o PDV a uma ferramenta de análise de dados pode produzir muitas informações úteis à atualização de planos de ação e à otimização de processos internos.

Facilidade de uso

No estabelecimento, é possível ter operadores ainda inexperientes em tecnologia. Logo, um sistema de PDV simples e fácil de usar vai diminuir a incidência de erros desses colaboradores e ensejar a sua familiarização com a solução.

Essa questão se torna ainda mais importante a depender da quantidade de integrações do PDV. Treinar a equipe para extrair o máximo do sistema é recomendado, mas isso não retira a urgência de sua usabilidade.

O ideal é que ele consiga cobrir todos os cenários, tais como o processo de estorno e o retorno de uma mercadoria ao estoque. Se o cliente descobre que não tem dinheiro suficiente para efetuar a compra, de que maneira proceder ao cancelamento do item no PDV? Esses e outros detalhes são cruciais na fluidez da venda, e subordinam-se à facilidade de uso do sistema.

Suporte e atualizações

Mesmo quando o sistema já está em uso, pode acontecer de apresentar mau funcionamento. Nesse caso, o fornecedor do PDV deve prover um suporte rápido, capaz de não interromper a operação por muito tempo, a fim de não irritar os clientes com situações como “sistema fora do ar”.

É preciso estar sempre atento às atualizações necessárias, tendo em vista aspectos como desempenho e segurança. Novas funcionalidades podem ser incrementadas pelo fornecedor, e sem a atualização, o estabelecimento corre o risco de funcionar com morosidade, deixando de reter os clientes.

Outro ponto fundamental sobre atualizações é a conformidade fiscal e regulatória. Quem atua no comércio em geral sabe que está sujeito a novas regras tributárias e mudanças no processo de emissão de notas fiscais.

Segurança

O PDV precisa ser seguro — segurança é um requisito essencial, seja qual for a necessidade do negócio. Ataques cibernéticos e acessos internos indevidos terão menos chance de acontecer, resguardando-se não apenas os dados, mas também a reputação do estabelecimento, livrando-o de possíveis prejuízos financeiros e ações judiciais.

Custo-benefício

Muitas vezes, o negócio tem um orçamento limitado. Por isso, ao adquirir um PDV, é preciso estimar em quanto tempo o investimento vai “se pagar”, pois são muitos os custos envolvidos, sendo um deles os de manutenção do sistema.

Avaliações e referências

Se você conhece estabelecimentos que vendem os mesmos produtos do seu, procure saber sobre a experiência deles com o PDV utilizado. Algumas ponderações a serem feitas são:

• facilidade de uso por parte dos colaboradores;
• agilidade de suporte;
• facilidade de integração com outras ferramentas;
• processamento rápido de vendas e de emissão de nota fiscal, independentemente do meio de pagamento.

Sistema PDV gratuito ou pago?

O PDV gratuito pode muito bem atender às necessidades de empreendedores individuais e pequenos comerciantes. Todavia, à proporção que o negócio cresce, costuma-se precisar de integrações, e o PDV pago passa a ser a melhor alternativa. Com efeito, o que vai definir a escolha do modelo é o orçamento disponível e os aspectos da operação que precisam ser supridos.

Qual o melhor sistema PDV?

Para micro e pequenos empresários, o sistema Ponto de Venda que melhor atende ao negócio é aquele padrão, integrado ao ERP. Não é preciso recorrer àquela solução famosa do mercado e cheia de personalizações. A adoção de um sistema enxuto, porém compatível com o orçamento do negócio, tende a ser a alternativa acertada.

Funcionalidades do sistema PDV TagPlus

Nós da TagPlus temos um sistema completo e online de gestão comercial. Com ele, é possível ter várias integrações, facilitando a coleta e a análise de dados do seu negócio. Além disso, oferecemos o sistema Ponto de Venda sem nenhum custo adicional aos nossos clientes. Alguns dos principais benefícios e funcionalidades do sistema são:

• interface centralizada, fornecendo informações exatas sobre os setores integrados;
• usabilidade;
• mobilidade, sendo possível usar o sistema em aparelhos móveis;
• segurança contra ataques cibernéticos, vazamentos e violações de privacidade de dados;
• suporte especializado em todas as fases de implantação do sistema;
• controle de estoque, vendas, financeiro e emissão de notas fiscais;
• teste gratuito por 15 dias.

Segundo vimos ao longo deste guia completo, o sistema PDV, especialmente quando integrado ao ERP, possui funcionalidades de grande importância para o seu estabelecimento, desde o processamento de vendas até a gestão de estoque. Contar com essa solução pode tornar o negócio mais competitivo, aperfeiçoando continuamente a experiência dos clientes, de modo a gerar receita recorrente e promover a fidelização.

Acesse nosso site e veja como o sistema de gestão comercial da TagPlus ajuda o seu negócio a ter um controle preciso de vendas!