Saiba o que é e como emitir a Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFAe)

A Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFAe) (também conhecida como Nota Fiscal Avulsa MEI) é o documento usado pelos contribuintes que não são obrigados a fazer a emissão da nota fiscal. Esse é o caso dos microempreendedores individuais e das micro e pequenas empresas.

Quem é MEI está dispensado da obrigação de emitir nota fiscal — a não ser que o empreendedor venda produtos ou serviços para outras pessoas jurídicas. Nesses casos, a nota fiscal avulsa eletrônica pode ser uma boa alternativa para se adequar.

Quer entender melhor como ela funciona, de que forma emiti-la e as verdades e os mitos sobre o tema? Siga conosco!

O que é a Nota Fiscal Avulsa Eletrônica MEI?

A Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFAe) é um comprovante fiscal usado por aqueles empresários que não realizam vendas com frequência ou que estão dispensados da obrigatoriedade de emitir nota fiscal.

Até por isso, é comum encontrá-la com o nome de Nota Fiscal Avulsa MEI, já que os microempreendedores são os principais usuários desse modelo.

É esse documento fiscal, de emissão digital, que substitui as tradicionais notas fiscais impressas. São, costumeiramente, emitidas por prestadores de serviços não estabelecidos no município ou profissionais autônomos que fazem a solicitação na prefeitura.

Além de a NFAe ser um comprovante válido, ela também é um serviço eletrônico que permite sua emissão individual por meio da Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz).

Essa nota também pode ser gerada em papel, no modelo tradicional — isto é, ela não precisa ser exclusivamente eletrônica. Inclusive, é a legislação (estadual ou municipal) que determina quais são os modelos permitidos.

Qual a diferença entre a nota fiscal tradicional e a Nota Fiscal Avulsa?

Em primeiro lugar, ambas têm um objetivo comum: registrar e comprovar uma transação comercial. Além disso, as duas têm o mesmo valor legal. Contudo, há algumas diferenças entre os dois documentos. Vamos conhecê-las.

Periodicidade da emissão

A NFAe é recomendada para aqueles casos nos quais a emissão do documento é feita de maneira esporádica. Já a NF comum deve ser emitida por empresas que têm a obrigação legal de gerá-la e que tenham um alto volume de transações comerciais.

Modo de emissão

Enquanto a Nota Fiscal Avulsa pode ser emitida manualmente, a NF tradicional só pode ser gerada eletronicamente, o que exige o uso de um software para a emissão.

Presença de CNPJ

Empreendedores que tenham CNPJ poderão utilizar a nota fiscal eletrônica comum — e só eles podem fazer a emissão. Já a modalidade avulsa também pode ser emitida por autônomos, profissionais informais, pessoas físicas e outras categorias com negócios legalizados.

Em quais situações cada opção é mais interessante?

Como mencionamos anteriormente, a nota fiscal eletrônica exige um software para que a empresa possa emiti-la. Já a avulsa não, então, é possível tocar o negócio de maneira legalizada sem precisar de um sistema de validação.

A NFAe também permite que um empreendedor preste serviços para grandes empresas. Muitas organizações exigem esse documento para validar uma parceria. Com a Nota Fiscal Avulsa, mesmo um MEI que trabalhe sozinho estará habilitado a trabalhar com companhias de alto nível.

Contudo, para empreendedores que precisem emitir notas em uma periodicidade maior (várias ao mês, por exemplo), a nota fiscal eletrônica tradicional é uma opção mais prática. O preenchimento da NFAe é manual, o que inviabiliza a emissão em larga escala.

Quem pode emitir a Nota Fiscal Avulsa Eletrônica?

Embora o documento seja normalmente associado aos MEIs, ele não é exclusivo desse público. Podem emitir a NFAe, o proprietário da mercadoria, o prestador de serviço ou seus procuradores, sendo eles:

• pessoa física não contribuinte, artesãos ou profissional autônomo;
• empresas e repartições públicas, incluindo fundações públicas e autarquias;
• empresas que estejam inscritas exclusivamente no ISS;
• e os já citados microempreendedores individuais (MEIs).

Ou seja, ela é a nota ideal para quem precisa fazer a emissão apenas em alguns momentos — e não para todas as vendas, como ocorre com alguns tipos de empresas. Como é mais usada para MEIs que fazem negócios com outras pessoas jurídicas, o documento também é conhecido por nota fiscal do MEI.

Quais os documentos necessários para emitir NFAe?

Se você for pessoa física, precisará de:

• documento de identidade ou equivalente;
• comprovante de residência;
• comprovante de inscrição no Cadastro de Pessoa Física (CPF);
• outros documentos e informações especificadas em ato da SUREC.

Para pessoa jurídica inscrita no Cadastro Fiscal (estadual ou distrital) não obrigada a usar dos serviços de certificação digital, é preciso apresentar:

• prova de inscrição do contribuinte no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas — CNPJ/MF, salvo quando dispensado da inscrição no CNPJ/MF;
• informar o número da inscrição no Cadastro Fiscal, quando do cadastramento prévio;
• documento de identidade ou equivalente do solicitante;
• outros documentos e informações especificados em ato de Instrução Normativa SUREC.

Como emitir Nota Fiscal Avulsa com o MEI?

Para obtenção da Nota Fiscal Avulsa Eletrônica, será necessário informar seus dados pessoais e preencher um formulário na internet. Depois, é preciso imprimir a nota fiscal, no ato do deferimento automático ou após a análise do documento, com a posterior emissão.

Após concluir a sua solicitação, o sistema gera um protocolo próprio e uma senha para que o usuário acompanhe o processo. Para não ter uma surpresa negativa, anote essas informações.

O prazo para que a solicitação da NFAe seja analisa é de 2 dias úteis. Por isso, é preciso acompanhar o processo. Caso alguma pendência seja informada nesse período, ela deve ser resolvida até a data de saída que foi preenchida durante o requerimento da nota. Se isso não for feito, o protocolo é indeferido de forma automática.

MEIs podem solicitar a emissão de Nota Fiscal Avulsa ou de uma Nota Fiscal Avulsa Eletrônica caso não estejam autorizados a emitir talões próprios de notas fiscais. Para emitir nota fiscal, MEIs devem dirigir-se à Secretaria de Fazenda do Estado ou do Município e solicitar a Autorização de Impressão de Nota Fiscal (AIDF).

Quais os mitos e verdades sobre a Nota Fiscal Avulsa Eletrônica?

Quando o assunto é NFAe, o que não faltam são dúvidas. Por isso, separamos alguns mitos e verdades que você precisa conhecer para entender melhor sobre o tema.

MEI é obrigado a emitir NFAe

Parcialmente mito. Caso a venda do MEI seja realizada para uma pessoa física, ele está dispensado da obrigatoriedade de emitir nota fiscal.

No entanto, caso a venda seja feita para uma pessoa jurídica, o MEI pode emitir uma NFAe ou registro dessa operação, por meio de uma NF de entrada que seja gerada pela empresa destinatária do documento.

A NFAe pode ter no máximo 10 produtos

Verdade. A NFAe permite o cadastro de apenas 10 itens por documento. Se exceder essa quantia, será preciso gerar um novo documento para os itens restantes.

A NFAe é emitida somente no meio digital, mas sua validade é garantida pela versão impressa

Verdade. O XML (arquivo digital) não tem validade fiscal. Então, o empresário precisará imprimir o documento e armazená-lo fisicamente por 5 anos. A perda da NFAe pode acarretar uma multa de até R$ 10 mil.

Pessoas físicas não podem emitir NFAe

Mito. As pessoas físicas podem, sim, emitir a NFAe. Para isso, não é preciso ser contribuinte nem ter cadastro na prefeitura. Mas é necessário apresentar alguns documentos, como: documento de identidade ou equivalente, comprovante de residência, CPF e certificado digital (dependendo de cada prefeitura).

Quem emite NFe não pode emitir NFAe

Verdade. A emissão da Nota Fiscal Eletrônica Avulsa só pode ser realizada por pessoas que não sejam contribuintes do ICMS, como é o caso de quem emite a NFe.

Não é possível corrigir uma NFAe

Verdade. Quando uma NFAe é emitida com dados errados, será preciso fazer o cancelamento e emitir uma nova nota. Porém, não há um procedimento único de como cancelar a Nota Fiscal Avulsa, já que isso depende da Secretaria da Fazenda de cada estado.

No geral, a solicitação é rápida e feita por meio do site, o que não significa que o processo termina em poucos minutos. Esse cancelamento costuma levar até 7 dias — por isso, sempre confira os dados antes de emitir.

A NFAe não é indicada para quem emite um volume grande de documentos

Verdade. Isso porque os dados das notas são preenchidos manualmente. Se você precisa gerar um grande volume de notas, poderá cometer erros e ter mais trabalho.

O CNPJ na NFAe não é do contribuinte

Verdade. O CNPJ que aparece na chave de acesso do documento é da Sefaz, e não do contribuinte, já que o software de emissão usado é da Secretaria da Fazenda. Mas o CNPJ do emissor aparece no XML e na consulta pela internet.

Como você viu neste conteúdo, a Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFAe) é uma alternativa interessante para pessoas físicas, autônomos e MEIs que não são obrigados a emitir nota, mas que, eventualmente, precisam realizar essa operação.

Para tornar o processo mais simples, contar com um software de gestão que tenha o módulo contábil é crucial para que você consiga não apenas emitir, mas também controlar suas notas fiscais.

O sistema TagPlus é seu parceiro ideal, perfeito para microempreendedores que queiram imprimir sua Nota Fiscal Avulsa MEI, mas também para pequenas empresas e autônomos que desejam ter um controle melhor da sua saúde financeira e contábil.

Aproveite a visita ao nosso blog para ler outro tema relevante: tudo o que o MEI precisa saber sobre nota fiscal!