O que é DANFE e para que ele serve?

A nota fiscal eletrônica começou a ser operada em 2016 – e com ela surgiu também a necessidade do DANFe, ou Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. Embora não seja uma exigência nova, muitos gestores ainda têm dúvidas sobre o que é DANFe e como é o seu funcionamento.

Para lhe ajudar, montamos este conteúdo completo com todas as dicas e informações mais importantes sobre o tema. Confira!

O que é DANFe?

DANFe é a sigla para Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. Este documento é uma representação gráfica da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Assim, é o DANFe que traduz as informações XML (formato digital da NF-e) original para um formato de mais fácil visualização.

Podemos entender o DANFe como uma representação, em papel, das principais informações contidas na Nota Fiscal Eletrônica. Ele é obrigatório para acompanhamento de mercadorias em transporte. E, como é uma representação simplificada da NF-e, não é capaz de substituí-la. Porém, é claro, não pode existir divergências entre as informações contidas no DANFe e na NF-e.

A recomendação é que o DANFe seja impresso antes da circulação de uma mercadoria, acompanhe o trânsito dela, e conste todas as informações relevantes sobre o produto, como emitente, destinatário, valores e outros.

Qual a finalidade do DANFe?

A principal finalidade do DANFe é o registro durante o transporte de mercadorias até o destinatário. É neste documento que constarão os dados básicos da operação. Porém, é importante ressaltar, que o DANFe não tem valor fiscal, então não é preciso arquivá-lo após o recebimento.

Além desse, o DANFe também:

• conta com a chave de acesso usada para verificar a existência da NF-e no site do SEFAZ;
• obtém a assinatura do destinatário para comprovação da entrega das mercadorias ou prestação de serviços;
• auxilia na escrituração das operações documentadas por NF-e (nos casos de destinatários não credenciados para emissão de NF-e).

O que deve constar em um DANFe?

Existem algumas informações que são obrigatórias e devem estar presentes em qualquer DANFe. Entre elas estão:

1) chave de acesso para logar a NF-e, um código com 44 dígitos únicos para cada NF-e emitida no país;

2) código de barras bidirecional para facilitar a verificação das informações contidas na NF-e por parte das unidades fiscais;

3) presença de informações básicas como data, horário de saída, placa do veículo e transportadora (se a empresa não possuir essas informações, considera-se que a mercadoria saiu da instituição comercial emitente no dia em que a NF-e foi emitida, e nem a NF-e, e nem o DANFe possuirão esses dados);

4) identificação do remetente e destinatário, com dados como razão social, CNPJ, endereço de entrega, preço, quantidade, valor das mercadorias, peso da carga, natureza da operação etc.

5) descrição das mercadorias.

É muito importante que não haja divergências entre as informações contidas no DANFe e na NF-e. Além disso, o DANFe não pode contar com informações que não estão presentes na Nota Fiscal Eletrônica.

Ainda é possível que o DANFe disponha de elementos gráficos, como o logotipo da empresa, desde que esses itens não prejudiquem a leitura do conteúdo e nem do código de barras pelos leitores ópticos.

Caso seja necessário, é possível fazer uma indicação de informações complementares de interesse do emitente. Esses dados devem ser impressos no verso do DANFe. Algumas possibilidades são: informações sobre o horário da descarga ou entrega, número do pedido, condições de armazenamento, entre outros.

O modelo de layout se encontra disponível no Manual de Integração do Contribuinte, disponibilizado pelo Portal da Nota Fiscal Eletrônica do Ministério da Fazenda.

Quem precisa emitir o DANFe?

O DANFe deve ser impresso por quem emite a Nota Fiscal Eletrônica, ou seja, o vendedor do produto. E esse processo deverá ser realizado antes da circulação da mercadoria, garantindo o transporte regular.

Assim, o DANFe é restrito às empresas que vendem produtos. Desde que esses negócios sejam devidamente registrados na Secretaria da Fazenda do Estado e estejam autorizados a realizarem emissão de notas fiscais eletrônicas.

O DANFe é emitido de maneira online por meio de um software emissor. E, somente após esse processo, a empresa poderá imprimir ou reimprimir o documento. Outro ponto importante é que o DANFe apenas poderá ser usado no trânsito de mercadorias depois da autorização de uso da respectiva NF-e.

Como emitir DANFe?

Agora que você já sabe o que é DANFe e viu como esse documento é importante, que tal aprender a emiti-lo? O procedimento é bem simples e pode ser feito seguindo os passos abaixo:

Passo 1: gere o DANFe pelo mesmo sistema que você usa para emitir a NF-e (que pode ser tanto a SEFAZ, como um software gerador específico de NF-e). É importante que o sistema esteja configurado para fazer a emissão do DANFe.

Passo 2: caso você já tenha feito a emissão da NF-e, basta selecionar o documento correspondente para gerar o DANFe. Você viu no tópico o que é DANFe, que este é um documento que representa a NF-e, então ele só pode ser gerado depois que você tiver o arquivo XML da nota fiscal eletrônica validado.

Passo 3: depois de gerar o DANFe online, você poderá salvá-lo no seu computador, enviá-lo por e-mail para o cliente ou imprimi-lo. Também é possível importar o PDF para facilitar o armazenamento e a leitura do documento.

Como fazer a consulta do DANFe?

Assim como a nota fiscal eletrônica, o DANFe também é um documento gerado de forma online e, portanto, você poderá consultá-lo.

Para fazer isso, é preciso acessar o portal da SEFAZ do estado da empresa que emitiu o DANFe e, então, usar a chave de acesso da NF-e, disponibilizada no documento.

O sistema, contudo, permite apenas a visualização de uma nota por vez, o que pode tornar a consulta de dados mais demorada. Outro ponto é que o arquivo DANFe na íntegra só pode ser acessado por até 180 dias após a data de emissão.

Depois desse período, apenas são disponibilizadas as informações resumidas referentes à identificação da Nota Fiscal Eletrônica, tais como: CNPJ do destinatário e do emissor, número, valor, data da emissão e situação.

Qual a diferença entre DANFe online e XML?

Depois de ler sobre o que é DANFe, você deve ter notado que este documento não possui validade fiscal e, portanto, não é capaz de substituir a Nota Fiscal Eletrônica.

Também é importante frisar que o DANFe não é o arquivo original da Nota Fiscal Eletrônica e, dessa forma, não pode ser considerado para fins fiscais. É necessário solicitar sempre o arquivo XML e armazená-lo com segurança, pois o arquivo que precisa ser guardado para comprovar a validade da operação (durante o prazo de 5 anos) é o arquivo XML assinado e validado pela SEFAZ.

O DANFe pode ser descartado assim que a empresa que o recebeu concluir sua conferência.

O único caso em que o DANFe terá alguma validade é quando o contribuinte destinatário não for emitente da nota fiscal eletrônica. Dessa forma, ele não é obrigado a armazenar o arquivo XML, e deve neste caso manter arquivo dos DANFe recebidos.

Neste conteúdo você aprendeu que o DANFe é uma representação física da Nota Fiscal Eletrônica e que é usado para o transporte de mercadorias, contendo as informações principais sobre a operação. Ele não substitui a NF-e, portanto, o arquivo que deve ser mantido na sua contabilidade é o XML, referente à nota fiscal eletrônica.

Agora você já sabe o que é DANFe? Caso ainda tenha alguma dúvida sobre o assunto, é só falar com a gente pelos comentários!

Imagem: Freepik