Aprenda a criar um inventário de estoque e gerencie melhor sua empresa!

Gerenciar corretamente o estoque é de suma importância para qualquer empresa, já que ele é o coração dos negócios e contribui diretamente para os resultados financeiros. Nesse ponto, o inventário de estoque é fundamental.

Em 2021, quase 600 mil empresas no país fecharam as portas, de acordo com os dados da PNAD (Pesquisa Nacional por Amostra de Domicílios). As causas são inúmeras, incluindo os efeitos econômicos trazidos pela pandemia.

Mas, com certeza, a gestão eficiente é uma aliada para evitar a falência. E, nesse ponto, a gestão de estoque correta faz toda a diferença. Com ela, você evita perder dinheiro com mercadoria parada e também ficar sem o produto quando seu consumidor precisa.

Para conseguir esse equilíbrio, uma ferramenta é crucial: o inventário de estoque. E é sobre ele que vamos falar neste conteúdo. Siga a leitura!

O que é um inventário de estoque?

O inventário de estoque é um documento que lista todas as mercadorias armazenadas no estoque da empresa. Além de listar, o inventário classifica e determina o valor de cada item.

A principal função do inventário é ajudar o gestor a entender o volume de cada produto armazenado e, assim, fazer um gerenciamento mais eficaz dessa área.

Tipos de inventário

Existem diferentes tipos de inventários de estoque, e entender a diferença entre eles é fundamental para uso efetivo da ferramenta. Lembrando que, além dos produtos estocados, em indústrias, também pode ser feito o inventário das matérias-primas.

Inventário de estoque retroativo

Esse inventário também pode ser chamado de balanço de estoque. Ele realiza contagem, classificação e identificação de maneira contínua dos produtos estocados. Portanto, é um processo rotineiro, com uma contagem que pode ser diária, semanal ou mensal, a depender de rotatividade dos produtos, tamanho do estoque, tipo de produto estocado e quantidade de funcionários.

Inventário de estoque periódico

O período em que o inventário é realizado depende da determinação da empresa. Normalmente, é feito no final do exercício, por exemplo durante o fechamento do balanço patrimonial. Ele ajuda a reunir informações sobre os produtos estocados, atualizar os dados no sistema de estoque e organizar as informações, visando corrigir falhas humanas.

As pequenas e as médias empresas, que lidam com uma quantidade menor de funcionários e de processos gerenciais, geralmente realizam esse tipo de inventário.

Inventário de estoque cíclico

Esse inventário tem caráter contábil. Assim, sua principal função é prevenir perdas, sendo um instrumento corretivo e responsável por apurar prejuízos, a fim de igualar o estoque físico ao contábil.

Inventário de estoque parcial ou dinâmico

É um inventário voltado a um grupo específico de produtos, usado por quem possui estoque com uma grande variedade de categorias de itens. Assim, você pode definir um dia da semana ou do mês, por exemplo, para conferir uma categoria de produto no seu estoque e criar uma rotatividade.

Inventário de estoque anual

Como o próprio nome indica, é um inventário anual. No Brasil, normalmente, ele é realizado em dezembro ou no início do ano, em janeiro.

Inventário de estoque geral

É um inventário mais completo que abrange os produtos estocados e também os utensílios, a mobília, os maquinários e os patrimônios do negócio.

Inventário de estoque permanente

Registra as entradas e as saídas de produtos, bem como os valores e as quantidades. Para implementar esse modelo, é indispensável o uso de um software de gestão, afinal, é fundamental ter um acompanhamento fidedigno das movimentações.

Como é um modelo completo, você conseguirá ter acesso a informações importantes como o lucro bruto da empresa. Dessa forma, é mais fácil tomar decisões estratégicas.

Por que ele é importante?

O inventário de estoque é uma ferramenta importantíssima, pois ajuda a verificar se existem incongruências no número de mercadorias estocadas. Ao saber quantos produtos você tem em estoque, fica mais fácil desenvolver políticas de redução de perdas e oferecer um atendimento preciso ao cliente, evitando falta de mercadoria.

Além disso, ao ter esses dados estruturados, fica mais fácil tomar decisões estratégicas. Por exemplo, você consegue definir o momento exato de fazer compras, gerenciando melhor seus recursos, e entender quais produtos têm mais saída, analisando o comportamento dos seus clientes e pensando em ações mais efetivas.

Outro ponto interessante é que, ao acompanhar o inventário de estoque, você será capaz de programar promoções, analisando o nível de determinado produto estocado e evitando perdas.

Como criar um inventário de estoque em 6 passos?

Agora que você já sabe o que é e qual a importância do inventário de estoque, que tal ver algumas dicas para começar a elaborar o seu? Lembrando que definir o tipo de inventário dependerá muito das características e das necessidades da sua empresa.

Sempre considere o volume de produtos estocados, a característica desses itens, o giro de mercadorias e a demanda de mão de obra que você dispõe para realizar o inventário.

1. Defina a melhor data

Uma dúvida muito comum é sobre quando fazer o inventário de estoque. Lembre-se de que, para realizar esse levantamento, as atividades da empresa terão de ser paralisadas. Afinal, é impossível fazer a contagem e o levantamento dos produtos com as operações acontecendo.

Assim, escolha a data adequada para evitar prejuízos. Os feriados e finais de semana costumam ser os melhores períodos. Ainda que você precise pagar horas extras aos colaboradores, o retorno costuma ser muito positivo.

2. Estipule a periodicidade

De quanto em quanto tempo você deve realizar o seu inventário? Isso dependerá muito do tamanho do seu estoque e do giro de mercadorias.

Apesar disso, de maneira geral, existem alguns indícios que demonstram a necessidade do processo: extravio frequente de produtos, excesso de produtos parados, atraso nas entregas por falta de mercadorias, compras imprecisas etc.

Lembre-se, ainda, de que, quanto maior for a movimentação, menor deve ser o tempo entre um inventário e outro.

3. Classifique os produtos

Dependendo das características do seu estoque, é provável que você tenha mercadorias de diferentes categorias. Assim, uma dica importante é criar grupos e conjuntos, tornando mais fácil a classificação do seu estoque.

Usar código de barras nos produtos ajuda a identificar e a listar cada um dos itens, agilizando o processo de inventário.

Separe os produtos de acordo com as características semelhantes e organize os artigos de maneira que fique mais simples identificá-los. Lembre-se de separar também os produtos fora de uso, ou seja, os itens que não devem ser comprados novamente.

4. Adicione informações sobre as mercadorias

Quando estiver montando seu inventário, não foque apenas as quantidades de produtos. Adicione informações extras como peso, medida, cor, voltagem, tipo, valor, fabricante, entre outras.

Esses detalhes podem ser adicionados à ficha de controle e ajudam a encontrar o produto com mais facilidade, além de tornar o processo de compra mais fácil. Isso porque você saberá exatamente as características que as mercadorias precisam ter para substituir as vendidas.

5. Revise a contagem

As falhas humanas podem acontecer em qualquer empresa. Por isso, sempre revise a contagem, evitando divergências que podem deixar seu inventário impreciso.

6. Conte com o auxílio da tecnologia

A tecnologia é grande aliada na gestão e também no inventário de estoque. O código de barras ou a leitura RFID, por exemplo, ajuda a tornar o processo mais rápido. E você pode sincronizar esses dados com um software de gestão, catalogando os produtos, dividindo-os por categorias e adicionando informações extras de maneira mais simples.

Esses sistemas, ainda, podem ser conciliados com a frente de caixa. Assim, cada vez que uma mercadoria é vendida, automaticamente é dada baixa no estoque, reduzindo erros.

A tecnologia não substitui a necessidade de realizar o inventário periodicamente, mas ajuda bastante a reduzir os erros e tornar o processo mais rápido e simples.

O sistema TagPlus é um grande aliado da sua gestão de estoque. Com ele, você consegue, rapidamente, cadastrar os produtos armazenadas e inserir a quantidade de cada item. Além disso, a cada venda, seu estoque é atualizado de forma automática.

Gostou de saber mais sobre inventário de estoque? Está precisando de ajuda para realizar uma gestão mais estratégica? Então entre em contato com a TagPlus e descubra como podemos ajudar!