Guia completo: como ter uma boa gestão financeira na sua empresa

A utilização de um bom sistema de gestão financeira é fundamental para que qualquer empresa cresça e se desenvolva. No entanto, para isso, é preciso que o gestor esteja atento a uma série de cuidados que são aplicáveis ao setor de finanças no intuito de melhorar a rotina de trabalho da equipe, acompanhar melhor o uso dos recursos financeiros e multiplicar o patrimônio da companhia de forma inteligente.

A seguir, reunimos algumas informações sobre o assunto que podem ajudá-lo a reorganizar as finanças corporativas e compreender melhor o papel da área para o desempenho do empreendimento no longo prazo. Continue a leitura e implemente as dicas!

O que é e para que serve uma gestão financeira empresarial?

A gestão financeira empresarial consiste no gerenciamento de todos aqueles recursos financeiros de que um negócio dispõe. Então, fazem parte das suas responsabilidades organizar, planejar e controlar todo o dinheiro que entra e sai de uma empresa, sempre com o objetivo de tornar os resultados alcançados positivos.

Para isso, é relevante pontuar que existe uma série de fatores envolvidos — desde os custos necessários para que o empreendimento continue operando normalmente até os investimentos que proporcionam mais qualidade de vida no trabalho e/ou que reforçam a marca do negócio. Ou seja, a gestão financeira não é só uma questão tática, mas também estratégica das companhias.

Diante disso, é fundamental que seja minuciosamente pensada para que dê conta de todas as demandas existentes, como:

• garantir que o negócio disponha de recursos para continuar operando;
• proporcionar um retorno realmente lucrativo para os empreendedores e para os investidores;
• entregar produtos e serviços de boa qualidade para os clientes;
• investir em melhorias para os colaboradores;
• desenvolver e aprimorar as condições de atuação da empresa;
• estabelecer uma estrutura de capital sustentável, não apenas pagando as contas, mas “fazendo sobrar dinheiro”.

Como manter uma boa gestão financeira na empresa?

Como você deve prever, a gestão financeira é uma atividade inerente a qualquer empreendimento, o que significa que — seja como for — é feita a todo tempo. No entanto, como é possível garantir que a administração dos recursos do negócio será eficiente e mais estratégica?

A seguir, você descobrirá a resposta por meio das dicas que elencamos. Confira!

Acompanhe diariamente o seu fluxo de caixa

O primeiro passo para garantir uma gestão financeira realmente eficiente é ter conhecimento sobre o tipo de movimentação que está acontecendo nas suas contas. Por isso, o monitoramento do fluxo de caixa é a iniciativa mais relevante a ser tomada.

No fluxo de caixa, devem ficar registradas absolutamente todas as entradas e as saídas de dinheiro, desde o pagamento dos salários dos colaboradores até a compra de uma mera caixa de canetas. Do contrário, será impossível saber com clareza quanto a sua empresa dispõe de saldo.

Inclusive, existem outras contribuições indiretas, como a facilitação da identificação daquelas despesas mais altas e dos gastos desnecessários. Entretanto, pode-se dizer que esses são os “ganhos secundários”. Em um primeiro momento, monitorar a sua dinâmica vai esclarecer se a sua companhia está “no vermelho” ou “no azul”.

Separe as finanças pessoais e empresariais

Depois de criar o hábito de acompanhar de perto todas as entradas e as saídas do caixa, é hora de começar a cuidar do dinheiro. A essa altura, aliás, é impossível deixar de mencionar a importância de separar as finanças pessoais das empresariais.

Os pequenos empreendedores, por vezes, mantêm o péssimo costume de confundir o saldo disponível no caixa do negócio com um “dinheiro livre” para uso. No entanto, aqui está uma afirmação que pode transformar o seu ponto de vista: o dinheiro da empresa não é seu — é da empresa!

Isso significa que você não deve coletar esses recursos para pagar os seus gastos pessoais e/ou transferir o montante para uma conta particular, muito menos utilizá-lo para as demais despesas de âmbito privado. Ao fazê-lo, as chances de não haver meios para cobrir os gastos do negócio se tornam bem altas.

Em vez disso, determine um valor para sacar todos os meses, como uma espécie de salário, e ajuste o seu custo de vida a essa quantia. Assim, mensalmente, você terá uma previsão de quanto poderá utilizar do lucro, sem exceder os limites.

Reduza os gastos desnecessários

A próxima etapa para uma gestão financeira eficiente diz respeito a redobrar os cuidados com aqueles gastos que poderiam ser menores ou inexistentes no negócio. Muitas vezes, esses custos estão associados a situações de desperdício de água, ao uso inconsciente de energia elétrica, ao excesso de impressões etc.

Ou seja, são gastos não essenciais que, no final do mês, causam um grande impacto no orçamento. Justamente por isso, os valores merecem atenção no dia a dia.

No intuito de identificar quais são as fontes desses gastos no orçamento, uma boa ideia é começar analisando o fluxo de caixa. Então, abra cada uma das categorias e observe onde estão os maiores volumes de despesas.

Depois, é fundamental questionar se existe uma forma de otimizar o custo sem abrir mão da qualidade. Se os gastos com a energia elétrica forem exorbitantes, por exemplo, pode ser válido considerar uma reforma estrutural que inclua paredes de vidro que gerem mais luminosidade nos espaços internos e/ou a instalação de janelas que permitam a ventilação natural. Outras ideias abrangem:

• revisar os equipamentos eletrônicos e substituí-los por outros mais modernos;
• instalar sensores de presença nas lâmpadas do edifício empresarial;
• optar por torneiras nos banheiros com sensores de presença;
• dispensar ou restringir a necessidade da tramitação de documentos físicos na empresa;
• programar o desligamento dos dispositivos eletrônicos.

Automatize as cobranças

Se você quer otimizar a gestão financeira da empresa, outro cuidado fundamental é apostar na automatização de cobranças. A medida vai melhorar o aproveitamento do tempo e reduzir significativamente a ocorrência de erros, garantindo que a organização receba tudo que tem para receber.

Além disso, ao investir em uma boa ferramenta de automação, você ainda poderá flexibilizar os modos de cobrança, principalmente por meio dos links de pagamento, que viabilizam o acompanhamento minucioso do status do pagamento, seja por cartão, seja por PIX, seja por boleto bancário.

Muitos serviços de cobrança terceirizados também se responsabilizam pelo mapeamento dos clientes inadimplentes e/ou com pendências em aberto. Desse modo, eles mesmos se encarregam da gestão dessas cobranças, aumentando as suas chances de receber sem afetar a qualidade do relacionamento com o seu público.

Saiba diferenciar lucro e faturamento

Uma boa gestão financeira também passa pelo pleno entendimento de conceitos importantes, como lucro e faturamento. Compreender como eles se diferenciam entre si permite que você adote as estratégias certas para otimizar os seus ganhos, sem se basear em dados equivocados.

O faturamento é tudo que a sua empresa recebe dentro de um mês, por exemplo. O termo abarca todos os pagamentos dos clientes, sejam à vista, sejam a prazo, mas que só foram efetivados dentro daquele período.

O lucro, por sua vez, é tudo que resta depois de considerar o faturamento e subtrair dele os custos que a companhia teve para operar dentro daquele mês. Bons exemplos são o aluguel, os salários pagos aos colaboradores e até mesmo os impostos recolhidos pelo governo.

Dominar a distinção entre esses conceitos tornará a sua gestão mais eficiente, haja vista que existem casos em que, mesmo com um altíssimo faturamento, os negócios não têm lucro, por exemplo. Nessas circunstâncias, é preciso adotar estratégias de retenção de custos e de reformulação de processos internos.

Em outros, no entanto, mesmo que o faturamento não seja exorbitante, um bom lucro é garantido. Nesse cenário, os custos operacionais do negócio precisam estar otimizados. Ou seja, devem ser baixos, voltados apenas para aquilo que é realmente essencial.

Desenvolva o hábito da conciliação bancária

A conciliação bancária é a atividade que possibilita efetuar a comparação entre os dados internos da gestão financeira da empresa e as informações que constam no seu saldo bancário. A finalidade é muito simples: conferir se as contas batem e identificar eventuais inconsistências.

Apesar de parecer algo pouco complexo, é válido ressaltar que não se trata de uma prática supérflua. Uma divergência de informações de um pequeno valor, quando identificada, pode ser devidamente investigada e sanada. No entanto, quando ignorada, a tendência é de que as disparidades comecem a se somar, reunindo montantes que certamente são capazes de afetar a saúde financeira do empreendimento.

Por isso, a recomendação é de que a conciliação bancária seja um hábito desenvolvido e aplicado diariamente, para que nada se acumule ou passe despercebido. Então, basta adotar um registro das movimentações financeiras da empresa e guardar todos os comprovantes de transação e os extratos das contas bancárias. Desse modo, ficará mais fácil encontrar as eventuais diferenças.

Priorize a integração de todas as áreas

Uma gestão financeira eficaz depende diretamente da integração entre todos os setores da empresa. Não é possível avaliar a saúde financeira do negócio sem considerar as transações realizadas em cada departamento. Para garantir que todas essas informações sejam consolidadas de forma precisa, é fundamental contar com um sistema de gestão que centralize os dados.

O TagPlus é uma excelente solução para isso, pois permite que todas as áreas da empresa registrem e compartilhem suas movimentações financeiras em um único ambiente digital. Com ele, o fluxo de informações entre setores como vendas, compras, fiscal e contábil fica simplificado, promovendo maior transparência e agilidade nos processos.

Portanto, investir em um sistema integrado como o TagPlus é a melhor forma de garantir uma gestão financeira eficiente e alinhada com todas as áreas da empresa.

Analise os resultados

Por fim, é indispensável que você esteja sempre de olho nos resultados, ainda que sejam parciais. Isso é o que fará toda a diferença na qualidade da sua gestão financeira, afinal, sempre que algo não for bem, você saberá a tempo de tomar alguma atitude.

Quando o gestor deixa para olhar o desempenho financeiro da companhia apenas de vez em quando, corre o risco de ter que lidar com um grande problema já formado. Contudo, quando está periodicamente revisando os seus números e comparando-os com as metas, percebe prontamente se há algo que não está saindo conforme o esperado e, assim, pode ajustar a sua estratégia de atuação.

Erros, desvios de dinheiro e até sazonalidades são exemplos simples de situações que podem ser evitadas com o cuidado certo. Como você deve imaginar, quando esses impasses são percebidos logo, os danos se tornam menores. Por outro lado, quando o gestor demora para notá-los, o furo nas finanças empresariais pode se tornar bastante significativo.

Quais são os benefícios de contar com a tecnologia para uma gestão financeira eficiente?

A tecnologia é uma grande aliada para quem busca uma gestão financeira eficiente. Com ela, é possível automatizar processos, reduzir erros, ganhar tempo e acessar relatórios completos que facilitam a tomada de decisões estratégicas. 

Sistemas de gestão integram dados de diversos setores, mantendo as informações sempre atualizadas e ajudando o gestor a fazer mais com menos.

Entre as soluções disponíveis, o TagPlus se destaca como um sistema online completo de gestão comercial. 

Ele centraliza funções essenciais como controle de estoque, vendas, finanças e emissão de notas fiscais, tornando a rotina do seu negócio muito mais ágil e organizada. 

Se você quer experimentar todos esses benefícios na prática, vale a pena testar o TagPlus gratuitamente e descobrir como a tecnologia pode transformar a administração da sua empresa.

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