Controle de gastos e vendas: modelo e como gerenciar

O adequado controle de gastos e vendas, seja por meio de uma planilha, seja por meio de um sistema ERP, é fundamental para que a sua empresa mantenha as contas equilibradas. Afinal, são as finanças em dia que possibilitam a existência, a manutenção e o crescimento de um negócio. 

Apesar da relevância de controlar as contas, nem todos os gestores conseguem fazer isso adequadamente. Não é à toa que muitas empresas passam por dificuldades, e parte das razões é a não realização de forma eficiente do controle de gastos e das vendas realizadas.

Pensando nisso, preparamos este post com diversas informações sobre controle de vendas e gastos para você entender como esse processo deve ocorrer. Continue a leitura!

Por que fazer o controle de gastos e vendas?

Conforme mencionado, controlar as finanças do seu negócio é importante para trazer mais saúde e segurança financeira à empresa. Inclusive, garantir o controle de gastos e vendas contribui para o estabelecimento de metas para investir e leva ao crescimento corporativo.

O que faz um controle de vendas?

Esse tipo de controle analisa o custo da produção dos produtos ou serviços oferecidos na empresa. Por exemplo, se você tem um negócio prestador de serviços de limpeza e manutenção, deve avaliar o custo dos itens necessários para higienizar o local. 

Junto a isso, é preciso avaliar o lucro dos colaboradores responsáveis pela prestação de serviço e considerar o período gasto pelo funcionário na execução. Além disso, o controle de vendas deve somar despesas fixas, como aluguel, energia elétrica, internet, água e mais. 

Outro passo fundamental é analisar o comportamento das finanças em outros períodos, para traçar uma média total das vendas. Ao encontrar essa resposta, você entende o quanto de receita deve ser gerada periodicamente.

Desse modo, é possível que todas as despesas sejam pagas e o negócio opere com saúde financeira. Tudo isso ocorre graças às boas medidas de controle de gastos e vendas. 

Como funciona uma planilha de controle de gastos e vendas?

É recomendado que a sua empresa tenha ou desenvolva um modelo de controle de gastos e vendas para alcançar os benefícios citados. Por exemplo, as versões mais simples incluem colunas com:

• condição de pagamento (a vista ou a prazo);
• histórico (mercadoria vendida);
• desconto;
• valor líquido;
• nome do vendedor;
• data;
• percentual da comissão;
• valor da comissão.

Como dito, trata-se de um exemplo de modelo de controle de gastos e vendas simples. Você pode se basear nele para construção da sua, mas não é obrigatório que seja seguido à risca. Adapte conforme as necessidades particulares do seu negócio.

Por que automatizar o controle de vendas?

Você pode efetuar o controle de vendas manualmente ou de maneira automatizada. Neste último caso, o trabalho é facilitado por diversas razões. A seguir, saiba mais sobre elas!

Gerenciamento remoto

Ao automatizar o controle de vendas, você pode gerenciar as contas pelo celular ou computador, sem necessariamente estar presente no espaço físico da empresa. Isso potencializa o monitoramento das operações para que, caso note algo suspeito ou ineficaz, consiga contornar a situação com rapidez.

Para entender melhor a importância do gerenciamento remoto, imagine o quanto de desperdício de dinheiro pode ser evitado. Afinal, o responsável pelo controle de vendas não precisará retornar ao escritório para acessar o sistema e ajustar algum procedimento. 

Com a intensificação da transformação digital, acelerada por fatores como a pandemia de Covid-19, o gerenciamento remoto se faz cada vez mais necessário e útil.

Atualização dos relatórios em tempo real

A automatização do controle de vendas também leva à atualização em tempo real dos relatórios de vendas. Isso fornece dados relevantes e estrategicamente direcionados, permitindo a formulação de estratégias mais acertadas para melhorar os resultados. 

Além disso, o relatório pode exibir as informações de vendas em variados formatos, como gráficos, além de contar com filtros para facilitar a triagem e o acompanhamento de outros detalhes. 

Maior engajamento dos gestores

Como visto, a automatização do controle de vendas leva a uma maior atualização da equipe quanto a esse aspecto. Consequentemente, os gestores e até outros membros da empresa tendem a se engajar mais no negócio. 

Afinal, eles enxergam mais possibilidades para montar estratégias e buscar melhores resultados. Junto a isso, as ações efetuadas em busca de melhoria também conseguem ser mais validadas, com o auxílio de métricas. Então, é possível entender com mais eficácia quando a medida é benéfica para melhorar as vendas ou quando deve ser descartada por não trazer bons resultados.

Como controlar os níveis de compras e vendas de um negócio?

Além da automatização dos processos, existem outros passos importantes para controlar os níveis de compras e vendas de um negócio. Então, confira algumas dicas a seguir!

Faça o planejamento de compras

Isso significa entender o que é essencial para o funcionamento do negócio, quais são os produtos mais populares e o que não podem faltar no estoque. Ainda, é recomendado que as informações sobre isso sejam organizadas em um único local. Desse modo, elas podem ser consultadas com tranquilidade e segurança sempre que necessário.

Garanta o controle de estoque

Como visto, o gerenciamento do estoque é parte importante do controle dos níveis de venda e compras. Logo, é recomendado ter uma atenção especial com ele na hora de solicitar mercadorias — para garantir o abastecimento na quantidade adequada, conforme as demandas, evitando desperdícios e falta de produtos populares.

Tenha parceria com fornecedores

Ter uma boa parceria com fornecedores é uma estratégia para negociar preços e prazos de entrega, evitando comprometimento nas compras e nas vendas. Nesse sentido, a adequada escolha dos fornecedores é igualmente relevante para evitar empecilhos e potencializar os ganhos.

Use um sistema de gestão

Contar com um sistema de gestão integra informações e facilita muito o gerenciamento de estoque. Tudo isso melhora a tomada de decisão, que usa dados de compras e vendas para fazê-lo de maneira mais estratégica.

Então, tirou suas principais dúvidas em torno do modelo ou planilha de controle de vendas e gastos? Como visto, trata-se de uma organização essencial para melhorar o gerenciamento de um negócio, sendo recomendado automatizar a gestão para potencializar os resultados.

Após entender mais sobre a importância do controle de gastos e vendas acesse o site da TagPlus. Assim, você conhece as funcionalidades do nosso sistema de gestão comercial para aumentar a produtividade da sua empresa!