Avaliação de fornecedores: 5 dicas para fazer de forma prática

Encontrar os melhores fornecedores para a sua empresa nem sempre é uma tarefa fácil. Além disso, é importante que você se mantenha atento para eleger bons parceiros, que possam oferecer um relacionamento de confiança no longo prazo. Para tanto, está na hora de entender como fazer uma boa avaliação de fornecedores.

Lembre-se sempre que, apesar do fornecedor estar entregando uma mercadoria ou serviço a você, é a sua empresa que responde pela satisfação (ou insatisfação) do cliente final. Então, vale a pena dedicar um pouco mais de tempo nessa escolha para evitar problemas maiores no futuro e garantir um bom pedido de venda. Confira algumas dicas!

O que é avaliação de fornecedores?

A avaliação de fornecedores é um processo pelo qual toda empresa deveria passar para investigar se um potencial fornecedor é mesmo o parceiro ideal para o negócio. Ela vai permitir que você entenda mais sobre o empreendimento, descubra seu nível de credibilidade, sua reputação e assim por diante.

A finalidade é justamente saber se a empresa é confiável e se o seu desempenho é bom. Em outras palavras, significa dizer que ela não deve ter pendências judiciais, suas entregas devem ser no prazo, seus preços precisam ser atrativos e a qualidade dos produtos e serviços deve ser satisfatória.

Qual é a sua importância para a empresa?

Em geral, o seu fornecedor deve ser capaz de entregar a você um bom custo-benefício. Isso significa que nem sempre cobrar mais barato é a melhor alternativa. Muitas vezes, vale a pena pagar um pouco mais, mas ter a garantia de uma entrega no prazo, de boas condições de pagamento e de uma qualidade superior.

Quanto mais confiável for a sua relação com o fornecedor, mais condições você terá de cumprir com as suas entregas no prazo, controlar o seu estoque com eficiência e reduzir as perdas e os desperdícios, por exemplo. E isso é bom para a imagem da sua empresa.

É claro que, para isso, você precisa contar com um processo de avaliação de fornecedores bem-estruturado, que ofereça um embasamento para a sua decisão. Assim, você consegue evitar diversos problemas futuros, como a violação dos acordos feitos.

Uma boa avaliação vai oferecer mais eficiência e fluidez aos processos, permitindo que você se planeje com mais facilidade e consiga focar nas entregas para os seus clientes. Por isso, é interessante ter um modelo de avaliação próprio.

Quais são as formas de avaliação de fornecedores?

Existem várias formas diferentes de avaliar fornecedores e você precisa encontrar aquela que funciona melhor para a realidade do seu negócio. Mas, para isso, é importante entender pelo menos um pouco sobre aquelas mais utilizadas. Fique de olho!

Questionário de avaliação de fornecedores

O questionário é a forma mais simples de avaliar fornecedores. Basicamente, você criará uma planilha para facilitar a análise dos dados e fará algumas perguntas ao fornecedor, preenchendo os espaços correspondentes. Nela, você pode incluir questionamentos como:

• suas certificações e documentos estão em dia?
• Qual é a média de produtos entregues e devolvidos para a sua empresa?
• As entregas são feitas dentro dos prazos acordados?
• Qual é a avaliação média da empresa por outros clientes?
• Qual foi a taxa de ajuste no preço dos produtos nos últimos 12 meses?

Note que cada uma dessas perguntas dá a você informações nas quais se basear para decidir quais riscos você topa ou não correr. Ao final, você pode atribuir notas ao fornecedor, criando resultados como “excelente”, “bom”, “médio” e “ruim”.

Feche com os excelentes, separe os bons como reservas, acompanhe o desempenho dos médios pelos próximos meses ou ano e descarte os ruins. Assim, você sempre terá opções, mas priorizará os que oferecerem melhores condições.

Modelo de KPI

KPI é uma sigla para Key Performance Indicator, ou indicadores-chave de performance. Esse é o segundo modelo usado para avaliar fornecedores. Nele, você elege quais são aqueles indicadores mais determinantes para uma boa relação e passa a avaliá-los constantemente. Ele é particularmente importante para relações que já estão acontecendo há um tempo.

Você pode considerar aspectos como:

• flutuação de preços;
• alterações de qualidade;
• taxas de devolução;
• capacidade de atendimento;
• cumprimento de prazos etc.

Quando for trabalhar sobre KPIs, tenha sempre em mente quais são os seus valores estimados. Assim, se o fornecedor estiver muito abaixo, você sabe que precisa substituí-lo. Esse é um instrumento que facilita muito a tomada de decisão.

Matriz de Kraljic

Existe outro modelo que funciona como uma matriz, em que você distribui os fornecedores de acordo com a sua ordem de importância para a empresa. Então, você vai levar em conta qual é o impacto financeiro de um item nos resultados do negócio e como o seu risco de abastecimento pode gerar prejuízos.

Para montar a matriz é bem simples. Você vai usar dois eixos: o impacto financeiro e o risco de abastecimento. A partir disso, vai distribuir seus itens a partir de quatro categorias:

• não críticos — aqueles que você acha facilmente por aí e que a qualidade não afeta tanto na sua entrega;
• de gargalo — que não mexem na lucratividade, mas exigem atenção para não ficar em falta;
• de alavancagem — que participam ativamente do faturamento, mas têm pouco risco de falta;
• estratégicos — bastante específicos, indispensáveis para o faturamento e com uma aquisição complexa.

Mantenha atenção redobrada sobre os itens prioritários e flexibilize a negociação com aqueles fornecedores que entregam bons resultados, principalmente com aqueles produtos mais delicados.

Como é feita a avaliação de fornecedores?

A partir desses métodos, você pode partir para a avaliação propriamente dita, que não vai despender tanta energia assim. Você só precisa ter clareza dos passos que você precisa seguir para chegar ao melhor resultado e manter quem está fazendo boas entregas ou contratar opções melhores.

A ordem de atenção deve ser a seguinte:

1. defina os critérios que você vai avaliar, como a qualidade, a rapidez na entrega, as formas de pagamento ou o que for mais relevante para você;
2. crie uma ordem de prioridade, valorizando os fornecedores que entregam soluções mais relevantes e negociando com aqueles que são mais abundantes no mercado;
3. atualize constantemente sua avaliação, refazendo a análise a cada seis meses, por exemplo, para revisar suas prioridades e saber se elas estão sendo atendidas;
4. qualifique sempre a sua relação de fornecedores, dando prioridade para quem se compromete com entrega de qualidade e transparência nos processos;
5. use a tecnologia a seu favor, seja para procurar novos contatos, seja mesmo para filtrar os fornecedores que seguem os melhores padrões de qualidade.

Quais são os principais critérios de avaliação de fornecedores?

Os critérios para avaliar os fornecedores vão depender, sobretudo, daquilo que você mais valoriza nas suas relações de fornecimento. Porém, existem alguns que são mais comuns que outros e, por isso, compõem a maior parte das avaliações.

São eles:

• o preço — que deve ser justificado pela qualidade, flexibilidade de pagamento e cumprimento de prazos;
• os prazos — que precisam ser ágeis, flexíveis e, principalmente, exatos para você se programar;
• a credibilidade — que é o reconhecimento já obtido pela empresa através de outros clientes;
• a qualidade — que é o que confere confiança para repassar os itens para o seu consumidor.

Diante das dicas que você acabou de conferir, a avaliação de fornecedores vai se tornar uma missão muito mais simples na sua empresa. Só não se esqueça que essa é uma atividade que deve ser refeita periodicamente, garantindo que você sempre possa oferecer as melhores soluções para os seus clientes.

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