Baixe a sua planilha de vendas e saiba como operar

A análise de uma planilha de vendas ajuda a entender quais foram os produtos comercializados, a qual valor, para quais clientes e sob qual forma de pagamento, bem como viabiliza a identificação da margem de lucro gerada, auxiliando também no controle do estoque.Ter essas informações em mãos é essencial para tomar decisões mais estratégicas, seja no marketing, seja nas finanças, seja em outros setores do empreendimento.

Na prática, inclusive, o recurso contribui diretamente para a organização financeira da empresa. Afinal, quando não se tem acesso a ferramentas de gestão, torna-se muito mais fácil se atrapalhar nas contas e sofrer prejuízos na rentabilidade em curto, médio e longo prazo.

Pensando nisso, neste post, vamos explicar como se faz o controle das vendas e o que é uma planilha de vendas, entre outras informações relacionadas. Confira!

O que é uma planilha de vendas?

De forma geral, trata-se de um recurso voltado ao monitoramento das mercadorias disponíveis e já vendidas na empresa e que funciona como um aliado no controle do estoque e das finanças. No dia a dia, a planilha para calcular o preço de venda de um produto auxilia a entender:

• quais são os itens mais populares;
• quais são as principais formas de pagamento e os tipos de frete mais comumente selecionados pelos compradores;
• quais são os cupons e as promoções que mais atraem o público-alvo etc.

Qual é a sua importância?

Sem uma planilha de vendas, a empresa enfrenta mais dificuldades para acompanhar informações essenciais para a elaboração de estratégias, como as financeiras e as relacionadas ao estoque, conforme dito. Consequentemente, o negócio pode ficar desabastecido e perder oportunidades de lucro. 

Inclusive, o prejuízo na lucratividade pode ser ainda maior em empreendimentos que vendem produtos conjuntamente, como shampoo e condicionador, calcinha e sutiã etc. Afinal, mais de um item deixará de ser comercializado pela falta de um controle eficiente.

Outra consequência negativa envolve a possibilidade de o consumidor procurar a mercadoria faltante na concorrência. Na prática, em casos assim, você também perde uma oportunidade de retenção e de fidelização do público, o que é especialmente importante em períodos de crise empresarial.

Além disso, abastecer excessivamente o estoque não é vantajoso, já que muitos produtos ficam parados por um longo tempo e alguns itens podem passar do prazo de validade, gerando uma perda. Ainda nesse contexto, mais um aspecto positivo de manter uma planilha de vendas é a viabilização do monitoramento de indicadores fundamentais, como ticket médio, taxa de conversão e outros.

Dessa forma, torna-se viável avaliar o crescimento no faturamento empresarial e as possíveis motivações por trás disso, o que também auxilia na previsão das vendas e no controle da comissão dos vendedores.

Como se faz um controle de vendas?

Diante da relevância do controle de vendas, é preciso aprender a fazer uma planilha eficiente. Por isso, a seguir, elencamos as colunas essenciais a serem inseridas na ferramenta. Confira!

Cadastro de clientes

É importante inserir os dados básicos do público que consome na sua empresa, mesmo que as compras não sejam recorrentes. Nesse sentido, é indispensável preencher:

• nome/razão social;
• e-mail;
• telefone;
• endereço;
• CPF/CNPJ.

Os dados fiscais também precisam ficar registrados. É o caso do indicador de inscrição estadual (IE), necessário para a emissão de nota fiscal e para o controle dos pagamentos de impostos estaduais — principalmente o ICMS.

A sigla se refere a “Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação”.

Cadastro dos produtos

Os produtos também devem ser registrados na planilha de vendas para garantir um maior controle e possibilitar eventuais análises. Assim, certifique-se de inserir essa coluna com as seguintes linhas:

• preço de venda;
• categoria;
• nome;
• preço de custo;
• estoque atual.

Novamente, os dados fiscais também precisam de registro, a exemplo de:

• referência EAN/GTIN — identificador internacional utilizado para a pesquisa de informações do produto em um banco de dados;
• NCM — sigla para “Nomenclatura Comum do Mercosul”, que identifica a natureza do produto;
• Unidade Comercial — que sinaliza a unidade de medida de um produto, como kg, g, m² etc.;
• CNAE — sigla para “Classificação de Atividades Econômicas”, como a atividade principal e a secundária exercidas pelo negócio;
• Código de Trib. Municipal — envolve as regras de Direito Tributário aplicadas às empresas do município.

Vendas

A coluna de vendas da planilha precisa ter o registro das principais informações da transação, como a data da venda, o cliente e a especificação — que determina se houve uma venda ou um pedido de orçamento. Ou seja, as vendas que ainda não foram concretizadas podem ser classificadas dessa maneira.

Informações financeiras

As informações financeiras inseridas na planilha de vendas precisam abranger:

• a data de pagamento;
• o desconto (se houver);
• o valor da venda;
• a forma de pagamento;
• a situação;
• a conta de destino. 

Como utilizar uma planilha de vendas?

Os dados registrados na planilha de vendas podem ser usados para guiar as reuniões com o time comercial da empresa. Afinal, as colunas trazem diversas informações estratégicas úteis para monitorar o faturamento, o desempenho corporativo, a comissão dos vendedores e muito mais.

O uso da ferramenta passa a ser mais efetivo se na mesma planilha você conseguir fazer o controle do estoque. Dessa maneira, você consegue ter um acesso mais completo aos dados disponíveis para um adequado gerenciamento empresarial. 

Afinal, a companhia monitora os produtos com maior demanda a partir da planilha de vendas, o que ajuda no controle do estoque. Mais um insight válido envolve a identificação dos clientes mais ativos — uma informação útil para o time de marketing desenvolver estratégias mais acertadas.

Como um sistema PDV ajuda na gestão comercial?

Um sistema PDV (Ponto de Venda) é um módulo do software de gestão que auxilia no fechamento de vendas simples, na emissão de nota fiscal, no cadastro dos usuários etc. Todas essas funcionalidades são executadas de maneira automatizada, com acesso simplificado.

Ou seja, a partir do PDV, o sistema de gestão unifica diversas informações de vendas, como os dados dos clientes. Isso reduz eventuais dificuldades na concretização da compra e aumenta os níveis de satisfação do público. Consequentemente, o ticket médio de cada consumidor é elevado e mais clientes são fidelizados.

Entendeu o que é e como funciona uma planilha de vendas? Como visto, trata-se de uma ferramenta essencial para organizar e acompanhar as finanças da empresa, além de auxiliar no controle de estoque, na tomada de decisão etc. Inclusive, para isso, você também pode contar com um sistema PDV, que possibilita a automação de todos os processos no ponto de venda, revelando-se um grande aliado na gestão comercial e na elevação da satisfação do público. 

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Imagem: Freepik