O que é ficha de controle de estoque e por que utilizá-la?

A ficha de controle de estoque é fundamental para equipes que trabalham com vendas e precisam de uma boa gestão das informações e dos produtos armazenados.

Com o avanço da tecnologia, funções de todos os setores podem ser automatizadas, principalmente no que diz respeito ao estoque. Nesse caso, o principal objetivo é otimizar o controle, não apenas para evitar prejuízos, mas para vender mais e satisfazer as expectativas dos clientes.

Veja dicas de como fazer a sua própria ficha de controle de estoque e entenda por que é tão importante que haja o acompanhamento diário dessa função.

O que é ficha de controle de estoque?

A ficha de controle de estoque é um relatório que reúne todas as informações relacionadas ao fluxo de mercadorias do estoque da empresa. Normalmente, esses dados são organizados e dispostos em formato de planilha, facilitando o processo de identificação e armazenamento.

Para que a planilha seja efetiva, é necessário que o responsável pela função registre pontualmente todos os produtos que entram e saem da loja, de forma a evitar a perda ou acúmulo de itens. Afinal, ambas as situações podem acarretar no prejuízo financeiro e afetar a imagem da empresa.

De forma geral, o controle do estoque fornece excelentes indicadores para que o empreendedor conheça melhor o seu negócio e evite problemas financeiros ou desavenças com seus clientes.

Por que ela é importante?

Como falado, a ficha de controle de estoque serve para organizar informações necessárias para a venda dos produtos armazenados e, consequentemente, contribuir para o controle do seu fluxo de caixa.

O relatório auxilia na fiscalização de vários fatores, como a quantidade de produtos em estoque. Assim, é possível ter mais clareza sobre quais mercadorias têm maior ou menor saída, facilitando a negociação de preços com seus fornecedores.

Esse acompanhamento influencia também na tomada de decisão do gestor do setor. Baseado nas informações adquiridas, ele não só conseguirá planejar quando deverá ser feita uma nova compra, como também entenderá o melhor momento para realizar promoções e montar kits, de forma a incentivar a saída de produtos que não vendem.

Outro fator de peso é a otimização do espaço físico do estoque. Com maior organização, a identificação dos itens é facilitada, reduzindo custos operacionais e impactando positivamente a produtividade.

Como fazer uma ficha de controle de estoque em 5 passos?

A fim de obter um resultado satisfatório, a montagem da ficha de controle de estoque é composta por várias etapas e por um grande volume de informações, precisando, assim, de atenção ao longo do processo.

1. Compile informações sobre seu segmento de atuação

O primeiro passo é entender o ramo de atuação da empresa. Isso porque existem as descrições básicas a serem preenchidas na planilha e aquelas que são pertinentes a um tipo específico de um negócio.

2. Defina os produtos que serão comercializados pela sua empresa

Com as informações compiladas, é hora de identificar o tipo de produto que a sua empresa comercializa. Reúna e descreva todos em uma lista. Caso haja algum produto específico para vendas sazonais, altere na época da venda para não causar nenhuma confusão.

Priorize no topo da ficha os produtos que têm maior índice de vendas para que fique mais fácil de encontrar no momento de entrada ou saída do estoque.

3. Segmente por categorias, valores e fornecedores

Após definidos e organizados em lista, separe os produtos da sua loja em categorias, valores e fornecedores — de acordo com o que for melhor para sua empresa. Essa ação fará toda a diferença a médio e longo prazo, facilitando a análise e interpretação dos dados.

4. Inclua os dados na planilha

Veja o que não pode faltar na sua planilha de controle de estoque:

• coluna de entrada de produto;
• coluna de saída de produto;
• código do produto;
• descrição;
• unidade de medida;
• descrição de datas (dia, mês e ano);
• registro de quantidade de cada produto;
• registro do custo de cada unidade;
• nome e contato do fornecedor.

Em relação aos tópicos acima, é pertinente saber que as informações acerca de quantidades, datas e valores precisam ser preenchidas na entrada e saída dos produtos.

5. Escolha um software para auxiliar na montagem da ficha

É totalmente possível fazer a montagem e acompanhamento de forma manual, mas os relatórios não são tão simples assim. Por isso, é interessante apostar em alguma ferramenta que automatize as tarefas e facilite a análise dos dados.

O Excel é a ferramenta mais utilizada, pois é gratuita, moderna, dinâmica e de fácil acesso.

Para quem deseja automatizar outras funções dentro do estoque ou compreender melhor como anda a saúde financeira do negócio, vale a pena investir em um sistema de gestão comercial capaz de integrar os dados de todos os setores em uma única plataforma.

Além do mais, a adoção de um software de gestão diminui a chance de erros manuais e, consequentemente, de retrabalho.

E depois de fazer a ficha, qual o próximo passo?

Não pense que seu trabalho acabou após a elaboração da sua ficha! É importante dedicar tempo ao controle de estoque no dia a dia da empresa.

Um aspecto essencial é deixar a planilha acessível aos profissionais que serão responsáveis por preenchê-la. O acompanhamento diário das informações inseridas vai otimizar seu uso a curto, médio e longo prazo, contribuindo para o sucesso da empresa como um todo.

Agora que você já entendeu o que é e como estruturar a ficha de controle de estoque, confira nosso conteúdo sobre SKU e fique por dentro de outras formas de manter seu estoque organizado de maneira eficiente.