Como administrar uma empresa: 8 dicas para melhorar a sua gestão!

Saiba como administrar uma empresa com estas 8 dicas!

Saber como administrar uma empresa é imprescindível para qualquer gestor. Afinal, as estatísticas não estão ao lado dos empreendedores. De acordo com um levantamento do IBGE, 6 em cada 10 empresas fecham as portas em cinco anos de atividade.

Isso desconsiderando os efeitos da pandemia, que agravaram a situação de muitos negócios. Se você deseja fugir dessas estatísticas e fazer a sua empresa crescer e prosperar, siga conosco e veja as dicas mais importantes que separamos!

Como administrar uma empresa?

Administrar adequadamente uma empresa é de suma importância para que o negócio consiga se manter e crescer de forma sustentável. E para isso, um dos principais desafios é controlar todas as demandas dos diferentes setores.

Em uma pequena empresa, a situação é ainda mais complicada, já que o gestor, muitas vezes, acaba desempenhando múltiplos papéis, cuidado da gestão comercial, gestão administrativa, gestão de RH e muitos outros.

Apesar de parecer uma missão complicada, quando o gerenciamento é feito de maneira correta, é possível planejar as ações, organizar as atividades e coordenar e controlar os seus recursos, prevendo situações desfavoráveis e criando planos para enfrentá-las. Veja as orientações de como conseguir isso.

1. Conheça a fundo o seu setor

O primeiro passo de como administrar uma empresa deve ser tomado antes mesmo de abrir as portas do seu negócio. Quanto mais você conhecer o seu setor, mais fácil será adaptar a sua empresa as exigências dele – e também do público que deseja atrair.

É preciso identificar pontos-chave para o correto funcionamento do seu negócio, como: infraestrutura e suprimentos necessários, principais fornecedores, players mais fortes do mercado, legislações e regulações, tendências de crescimento, comportamento do consumidor etc.

Esse entendimento profundo ajudará a moldar a estrutura da sua empresa e a inovar, oferecendo uma solução adequada às necessidades dos clientes e que ainda não foram completamente atendidas pela área.

2. Entenda quem é a sua concorrência

Além de mapear o seu setor, dedique-se a entender quem é a sua concorrência, tanto direta como indireta. Por exemplo, se você tem uma agência de viagens e o seu cliente não compra de você porque usou o dinheiro das férias para dar entrada em um carro, a concessionária de veículos acaba sendo sua concorrente indireta.

O entendimento e o monitoramento da concorrência é importante para saber como lidar com ela. Analise o que as empresas do seu ramo têm feito de diferente e como estão inovando, quais as principais tendências elas estão trazendo, os pontos fortes e fracos, os diferenciais do seu negócio e também o que você pode oferecer que a concorrência ainda não disponha, agregando valor à sua marca e fidelizando os clientes.

3. Crie o hábito de planejar

Gerenciar uma empresa não envolve apenas tomar ações, mas, principalmente, compreender cenários antes de se decidir por qual caminho escolher. A pandemia de covid-19 pegou todo mundo de surpresa, mas algumas empresas conseguiram se adequar a essa nova realidade e manter seus negócios funcionando, enquanto outras tiveram de fechar as portas.

A diferença estava no planejamento. É certo que períodos de crise e de baixa das vendas vão ocorrer, então, é fundamental saber como agir nessas situações, entendendo as possibilidades de cortes e de redução no seu orçamento, mantendo o negócio funcionando.

Além de situações fora de controle na política e economia, existem outras relacionadas à sua própria empresa que podem colocar em risco a existência do negócio, como um aumento no número de clientes inadimplentes, uma ruptura no estoque ou um aumento em uma das suas despesas, como a conta de luz.

Esses imprevistos não podem significar o fechamento da sua empresa. Por isso, é preciso mudar a maneira como se prepara para enfrentar situações assim, tendo sempre uma estratégia para períodos de crise e desenvolvendo uma atitude preventiva.

4. Dedique-se à gestão financeira

A gestão financeira é o coração de qualquer empresa. Pois, se as finanças não vão bem, dificilmente o negócio continuará com uma boa operação.

Sendo assim, crie o hábito de registrar todas as entradas e saídas (fazendo um bom fluxo de caixa), planejar os próximos meses, entender quais são os seus custos, avaliar a margem de lucro de cada produto ou serviço, definir corretamente o preço de venda e acessar e analisar os indicadores financeiros da sua empresa.

Dessa forma, será mais fácil tomar decisões estratégicas, sabendo exatamente o que cada ação trará de retorno para a empresa, sem “achismos”.

Se isso não for feito, você poderá enfrentar dificuldades de caixa e se amparar em resultados enganosos para definir suas ações. Por exemplo, se você não tem um controle adequado das suas finanças, pode acreditar erroneamente que o momento está excelente para abrir mais uma filial – e acabar com dívidas enormes, capazes de levá-lo à falência.

5. Gerencie bem seus funcionários

Em qualquer lista de dicas de como administrar uma empresa, sempre haverá alguma orientação em relação aos colaboradores. E isso não é para menos, pois sem os seus funcionários, o seu negócio não existiria.

Então, crie um bom plano de carreira, trabalhe a comunicação interna e desenvolva ações para engajar o seu público interno, investindo nessas pessoas, por exemplo com cursos, treinamentos e outras ações.

Quanto mais felizes e satisfeitos com a sua empresa os funcionários estiverem, melhores serão os resultados alcançados. Isso também significa investir nas ferramentas certas para eles realizarem suas funções.

6. Reduza as tarefas manuais

Não há nada pior para comprometer a sua gestão e a produtividade dos seus times do que uma série de tarefas manuais e burocráticas, que apenas tomam tempo e não são cruciais para os resultados do seu negócio. Esses processos ainda podem trazer questões sérias, como erros e incongruência de dados. 

Por exemplo, se você realiza a gestão de estoque manualmente, usando planilhas, poderá acreditar que tem mais produtos do que realmente tem – e ficar sem quando algum cliente quiser comprar de você, tendo de fazer uma solicitação às pressas ao fornecedor, o que se traduz em prejuízo.

Automatizar as tarefas burocráticas e rotineiras é a melhor maneira de aumentar a eficiência dos seus times e a produtividade deles, reduzindo o tempo gasto em tarefas que poderiam ser realizadas por um sistema de gestão comercial, por exemplo.

7. Integre processos e departamentos

Ter uma visão holística de toda a sua companhia é uma das dicas mais importantes de como administrar uma empresa, entendendo como cada departamento influencia nos resultados finais e quais são as dificuldades e méritos de cada setor.

E isso só pode ser feito quando os seus departamentos estão integrados, com a comunicação fluindo facilmente. Inclusive, essa é uma excelente maneira de aumentar a produtividade dos times, pois eles trabalharão de forma colaborativa, ajudando a atingir as metas.

A melhor forma de conseguir isso é investindo em um sistema de gestão comercial online, garantindo mais tranquilidade para sua administração e eficiência para suas equipes.

8. Conte com a tecnologia

A tecnologia deve estar presente em todas as etapas da sua gestão da informação, gestão fiscal, gestão financeira e assim por diante. Afinal, ela consegue otimizar o tempo dos seus funcionários, integrar departamentos e oferecer informação valiosa para a sua tomada de decisão.

Por isso, uma das dicas mais importantes de como administrar uma empresa é contar com um bom sistema de gestão, que consiga integrar toda a sua empresa, automatizar tarefas e desburocratizar o seu negócio.

Quais as características de um bom administrador?

Para conseguir colocar em prática todas as dicas que demos, um bom gestor deve ter algumas características essenciais. As mais importantes são:

• disciplina, para cumprir todas as exigências e manter a sua empresa funcionando do jeito certo;
• organização, controlando questões essenciais para o seu negócio, como a gestão de documentos, contas a pagar e a receber, compromissos com clientes e fornecedores etc.;
• liderança, sabendo delegar funções, engajar os times, ouvir seus colaboradores e oferecer bons feedbacks, ajudando os profissionais a crescerem;
• boa comunicação, com habilidade para comprar e vender, negociar com fornecedores, orientar os funcionários e direcionar os esforços de todos para o crescimento da empresa;
• flexibilidade, afinal, por mais planejamento que haja, nem sempre tudo sairá como o esperado, então, é fundamental ter “jogo de cintura” para se adequar à realidade e conseguir ajustar a empresa às novas necessidades.

Depois de ver essas dicas de como administrar uma empresa, já deu para notar que a missão de um gestor não é das mais simples. Porém, com planejamento e dedicação, é possível fazer o seu negócio crescer e prosperar.

Gostou das nossas sugestões? Para ajudá-lo a encontrar a melhor tecnologia, montamos um conteúdo completo com várias dicas para a escolha adequada do sistema de gestão. Boa leitura e ótimos aprendizados!