Cadastro de clientes: como fazer por conta própria

Imagine o seguinte cenário: um cliente entra na loja virtual da empresa procurando um item específico. Na hora da consulta, a mercadoria não está disponível no estoque. Agora, e se um colaborador coletasse as informações desse comprador em potencial e pudesse informá-lo, posteriormente, que aquele produto chegou, com a ajuda de um PDV associado a um sistema de gestão?

Parece interessante? Esse é um dos exemplos de como o cadastro de clientes pode ser útil para qualquer organização que comercialize produtos e/ou serviços.

Note que essa situação também vale para o ponto físico: um vendedor pode coletar as informações, registrá-las e, depois, entrar em contato com o consumidor.

Neste post, vamos falar mais a fundo do conceito de cadastro de clientes, explicando como começar o seu e mostrando a solução mais robusta para armazenar os dados. Confira!

O que é um cadastro de clientes?

Ao longo da trajetória de um negócio, inúmeras pessoas interagem com a empresa, adquirindo os seus produtos e serviços. Então, qual é a melhor forma de reunir, em um local centralizado, todas as informações úteis desses consumidores? Você pode começar por uma ficha de cadastro de clientes.

Na verdade, esse cadastro é um meio de coletar dados sobre os consumidores para utilizá-los em ocasiões estratégicas. Com ele, é possível estudar padrões de compra, oferecer condições personalizadas, conhecer as áreas do país onde estão as pessoas que mais consomem as suas soluções, entre outras funcionalidades.

Atualmente, ele é um poderoso instrumento de gestão. Afinal, torna-se muito mais fácil compreender melhor as motivações do público-alvo, adaptar os produtos de acordo com a demanda e melhorar a sua projeção de vendas.

Tudo isso garante que a loja conheça melhor o comportamento e os interesses de cada cliente. Assim, é viável que ela não só venda mais para eles, mas que também o faça em condições mais vantajosas para a companhia.

Como criar um cadastro de clientes?

O primeiro passo para começar a fazer cada ficha de cadastro de clientes é decidir se o seu registro será físico ou digital.

Como manter as informações nos computadores facilita a consulta, recomendamos que o seu cadastro seja feito no ambiente virtual por meio de programas, como o TagPlus. Vamos conhecer as etapas?

Colete as informações primordiais

Depois de decidir a melhor forma de manter o seu cadastro de clientes, é preciso ter em mente as informações que você deseja registrar.

O mais interessante é que você pode escolher essas informações e usar modelos prontos, como as planilhas do Excel, ou programas mais sofisticados, como o TagPlus — falaremos mais dele nos próximos tópicos do texto.

Assim, algumas informações básicas que um cadastro de clientes precisa ter para ser realmente eficaz podem ser divididas em pessoas físicas e jurídicas.

Comecemos pelos dados que devem constar em um cadastro de pessoas físicas. Nesse caso, os campos devem ser preenchidos com as seguintes informações:

• nome completo do cliente;
• CPF;
• data de aniversário;
• profissão atual;
• informações sobre o primeiro canal de contato e sobre como ele conheceu a empresa;
• endereço completo do cliente, o que inclui cidade, estado e CEP;
• telefone fixo e número do celular;
• e-mails;
• observações e comentários, que podem ser preenchidos pelos gestores conforme o relacionamento com o cliente evolui;
• data de inclusão no cadastro.

Já os cadastros de clientes direcionados para pessoas jurídicas devem ter os seguintes dados:

• razão social;
• nome fantasia;
• CNPJ;
• número da inscrição estadual;
• número da inscrição municipal;
• data da fundação;
• atividade econômica exercida;
• quantidade de funcionários;
• campo para registrar o primeiro canal de contato, como no caso do cadastro anterior;
• endereço completo, com cidade, estado e CEP;
• nome completo do contato dentro da empresa;
• setor;
• cargo;
• números de telefone fixo e do celular;
• e-mails;
• site;
• observações e comentários;
• data de inclusão no cadastro.

Consulte periodicamente os canais de atração

Em ambos os cadastros, o campo para registro do canal pelo qual o cliente chegou até o seu negócio é muito importante para identificar o que está gerando um número interessante de conversões. Desse modo, será mais fácil pensar em campanhas mais personalizadas de atração de consumidores.

Um exemplo: um cliente pessoa física pode informar que conheceu a sua empresa por meio do seu blog de marketing de conteúdo. Já outro pode ter visto um anúncio, enquanto um terceiro encontrou a companhia por meio de um bom ranqueamento no Google.

Essa mensuração ajuda a focar os canais que dão mais retorno para o negócio. Assim, é possível abandonar ou modificar a estratégia daqueles que estão atraindo poucas pessoas.

Registre as observações sobre os clientes

O campo de observações e comentários, presente nos dois cadastros, também pode ser utilizado para que você registre qualquer informação que julgue ser importante para o relacionamento com os consumidores.

Nesse sentido, é válido inserir determinados dados, como a data da última compra feita, a solicitação de retorno para um atendimento e eventuais reclamações e elogios. Esses dois últimos podem ser usados para melhorar os seus produtos e o suporte oferecido.

Mantenha o cadastro do cliente atualizado

Na correria do dia a dia nas empresas, muitos colaboradores acabam deixando de registrar alguma informação importante e que seria valiosa para a organização no futuro.

Com o cadastro, você terá os dados do seu cliente atualizados para que eles possam ser utilizados em prol da satisfação do público. Com uma solução digital intuitiva, inclusive, esse trabalho será ainda mais fácil.

Por isso, sempre mantenha os registros em dia. Dados antigos, como endereços errados e números de telefone que já foram trocados, resultam na perda de vendas e em um nível inferior de atendimento.

Qual é a melhor ferramenta de cadastro de clientes?

Todas as instruções do tópico anterior podem ser registradas em programas simples, como dito, por meio de planilhas de cadastro de clientes no Excel.

No entanto, conforme a demanda vai aumentando, você precisará de uma solução mais robusta e que não só armazene as informações, mas que também otimize a consulta aos dados. Uma excelente solução nesse sentido é o TagPlus.

Além de cadastrar as informações básicas, você também poderá avaliar os dados relativos a vendas, pedidos, ordens de serviço, emissão de notas e orçamento, por exemplo.

Por meio do programa, você poderá trabalhar tanto com pessoas físicas quanto com pessoas jurídicas. Também é viável incluir informações de clientes nacionais e internacionais.

Confira aqui um passo a passo para realizar o cadastro de clientes no TagPlus.

Como vimos no post, o cadastro de clientes é uma excelente maneira de registrar as informações dos consumidores. Os dados podem ser utilizados para retornar o contato e também para criar uma base ampla em prol da elaboração de estratégias comerciais, como promoções e produtos personalizados.

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