Para que serve a NF-e de Ajuste e como usá-la?

A nota fiscal eletrônica de ajuste é um documento que pode gerar dúvidas entre os empresários. Saber com precisão a sua finalidade evita muitas dores de cabeça ao dono de um negócio, que tem de lidar com vários outros aspectos contábeis e fiscais envolvendo impostos e conformidade com o fisco.

Ao longo deste artigo, vamos falar a respeito da nota fiscal de ajuste, além dos demais tipos de notas fiscais eletrônicas disponíveis. A ideia é mostrar o que fazer, por exemplo, quando a nota original contiver erros e inconsistências, especificando se o procedimento de correção é passível ou não de multas. Boa leitura!

Quais os tipos de finalidade de uma NF-e?

De um modo geral, a NF-e é um documento fiscal digital que formaliza uma operação de compra e venda, incluindo produtos e serviços. Dito isso, a sua emissão abrange algumas finalidades específicas, sendo seus principais tipos a NF-e Normal, a NF-e Complementar, a NF-e de Ajuste e a NF-e Devolução de Mercadoria. A seguir, explicaremos melhor cada um deles!

NF-e Normal

A NF-e Normal é emitida quando a comunicação com a Sefaz (Secretaria de Estado da Fazenda) ocorre sem nenhum problema, uma vez que os recursos e as informações estão todos de acordo. Logo, é o cenário ideal para as partes tratantes, em especial para as empresas que estão comprando ou vendendo produtos e serviços.

NF-e Complementar

Haverá casos em que nem todas as informações estarão descritas em uma NF-e Normal. A legislação permite expedir uma segunda nota fiscal, de caráter complementar, quando se excede as 24 horas previstas para o cancelamento da nota original. A NF-e Complementar é usada para adicionar informações ausentes ou corrigir dados incorretos da nota fiscal eletrônica do tipo Normal.

Erro no CFOP e cancelamento fora do prazo

O CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) precisa ser corretamente registrado na NF-e. Afinal, é uma sequência de 4 dígitos que informa a natureza da operação, indicando se aquela atividade é passível ou não de tributação. Se houver incorreção no número do CFOP, é capaz de a operação ser tributada indevidamente. Como já foi falado, a NF-e Complementar é um meio de corrigir erros presentes na nota original, caso o emitente não tenha detectado a inconsistência no prazo de 24 horas.

A primeira atitude a ser tomada é entrar em contato com a Sefaz do estado do emitente da nota. Em seguida, a secretaria dá um novo prazo para a empresa emitir o documento. Todavia, isso traz um custo, visto que o estorno de nota fiscal eletrônica não cancelada no prazo legal acarreta uma multa para a empresa. Portanto, é crucial estar atento ao prazo para utilização da nota fiscal eletrônica.

NF-e de Ajuste

A NF-e de Ajuste, por sua vez, é emitida quando se pretende realizar ajustes de escrituração. Em outras palavras, esse tipo de nota fiscal eletrônica não tem relação direta com operações de compra e venda de produtos (não pode ter havido circulação de mercadoria) e serviços — o objetivo é, sobretudo, o creditamento de ativo permanente e a transferência de créditos.

Erros que não podem ser corrigidos na NF-e de Ajuste

O primeiro grupo de erros que não podem ser corrigidos refere-se às variáveis usadas no cálculo do imposto da nota, como o valor da prestação ou da operação e a base de cálculo. Nesta situação, o certo a se fazer é emitir nota fiscal eletrônica do tipo Complementar.

O segundo corresponde aos dados cadastrais, quando implicam mudança na identidade ou no endereço do destinatário ou remetente da nota. Por fim, o terceiro diz respeito à data de emissão da NF-e ou da saída da mercadoria até o seu destino.

NF-e Devolução de Mercadoria

Na hipótese de se querer cancelar uma operação de compra e venda, é necessário expedir outro tipo de nota fiscal eletrônica, chamada Devolução de Mercadoria. Via de regra, há duas situações em que esse documento é emitido: uma loja física ou virtual opta por devolver a mercadoria ao fornecedor, ou o cliente final devolve o pedido à loja.

O que é NF-e resumida?

Quando se deseja ter uma versão simplificada da NF-e, utiliza-se o Danfe, sigla para Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. No envio de mercadorias físicas, esse documento pode ser impresso visando facilitar a conferência dos dados e, consequentemente, a apuração correta dos impostos. Algumas das principais informações obrigatórias em uma NF-e resumida são:

• dados do emitente e do destinatário;
• tipo de operação, se é entrada ou saída;
• número de série da nota fiscal eletrônica;
• dados da transportadora;
• descrição dos produtos;
• valor das mercadorias.

É essencial destacar que esse documento resumido requer uma chave de 44 dígitos numéricos, pois essa numeração é imprescindível na eventualidade de a mercadoria ser fiscalizada na estrada, por exemplo. Ainda que seja um documento importante, o Danfe não tem validade fiscal nem legal, uma vez que essas características só são conferidas à nota fiscal eletrônica digital, no formato XML.

Qual a diferença entre NF-e e NF?

Por mais que a diferença entre NF-e e NF seja considerada sutil, é fundamental entendê-la. A NF é a nota fiscal tradicional, emitida por um dispositivo específico e com autorização da Sefaz. Por definição, a NF é responsável por registrar transações de vendas de produtos e serviços, bem como operações envolvendo transferência de bens entre empresas e pessoas físicas.

Em geral, uma NF é emitida com um valor financeiro, ficando a transação sujeita à cobrança de impostos. Antigamente, a forma de emitir uma NF era muito rudimentar, o que facilitava erros de digitação e inconsistências de valores, incentivando a sonegação fiscal.

No entanto, hoje os tempos são outros e a NF-e, versão eletrônica da NF, surgiu. É um documento que existe apenas no meio digital (normalmente no formato XML), contendo todas as informações de uma transação, com o máximo de transparência. Sendo assim, pode-se concluir que a NF-e é uma evolução da NF.

Conforme vimos no texto, a nota fiscal de ajuste é um documento eletrônico usado para fins de escrituração, como transferência de crédito e creditamento de ativo permanente. É um tema de suma importância para a gestão de uma empresa, que ajuda o empresário a organizar melhor suas informações fiscais e, com isso, evita dores de cabeça com os órgãos governamentais.

Gostou do artigo? Tirou suas dúvidas sobre a nota fiscal de ajuste? Agora, continue no blog e descubra quais são os pré-requisitos para emitir nota fiscal eletrônica!