SPED Fiscal: o que é, como funciona e como atender essa obrigação

O SPED Fiscal é uma das principais obrigações acessórias exigidas das empresas brasileiras, e, por isso mesmo, costuma gerar muitas dúvidas. À primeira vista, o tema pode parecer complexo, mas entender como ele funciona é essencial para manter a regularidade fiscal e evitar problemas fiscais. 

Neste artigo, vamos descomplicar esse tipo de SPED: você vai entender o que é, como funciona, quem deve entregar e como escolher um sistema de gestão que torne esse processo mais prático e seguro.

O que é SPED Fiscal?

A Escrituração Fiscal Digital (EFD), popularmente chamada de SPED Fiscal, é um dos módulos do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Esse módulo reúne informações fiscais relacionadas ao ICMS e ao IPI que devem ser transmitidas digitalmente ao fisco.

Ele reúne e padroniza as informações fiscais das empresas, especialmente aquelas relacionadas ao ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e ao IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).

A obrigação consiste no envio mensal de um arquivo digital, gerado pelo sistema de gestão da empresa, contendo todas as informações fiscais exigidas, de forma organizada e padronizada. Esse arquivo deve ser assinado digitalmente com um certificado digital (modelo A1 ou A3), validado por meio do Programa Validador e Assinador (PVA) e, em seguida, transmitido ao ambiente do SPED, sendo então enviado à Receita Federal.

Objetivos do SPED Fiscal

O SPED Fiscal foi criado para tornar a escrituração fiscal mais eficiente, segura e transparente, tanto para o governo quanto para as empresas, promovendo a conformidade tributária com menos burocracia.

Quando o SPED Fiscal foi criado?

O SPED foi instituído oficialmente pelo Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, como parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010). A implementação do SPED Fiscal (EFD ICMS/IPI) passou a ser exigida de forma escalonada a partir de 2009, conforme o porte e o enquadramento tributário das empresas.

Como funciona o SPED Fiscal?

O processo do SPED envolve a geração, validação, assinatura digital e transmissão de arquivos eletrônicos. Esses arquivos são padronizados em formato TXT ou XML e devem ser enviados por meio do Programa Validador e Assinador (PVA), fornecido pela Receita Federal.

O envio só é aceito com a assinatura digital da empresa, o que garante a autenticidade das informações. Após a validação, é gerado um recibo de entrega.

Como fazer e entregar o SPED Fiscal?

Para entregar o SPED Fiscal, a empresa deve seguir os seguintes passos:

1. usar um sistema de gestão (ERP) que gere o arquivo com os registros exigidos (como notas fiscais, apuração de impostos, estoque etc.);
2. validar o arquivo no PVA fornecido pela Receita Federal;
3. assinar digitalmente com um certificado digital do tipo e-CNPJ;
4. transmitir o arquivo dentro do prazo (geralmente até o 15º dia útil do mês subsequente).
   

Quem deve entregar o SPED Fiscal?

Estão obrigadas à entrega do SPED Fiscal as empresas:

• enquadradas no regime de apuração do Lucro Real ou Lucro Presumido;
• que sejam contribuintes do ICMS e/ou IPI;
• que se encaixam nas exigências específicas de cada unidade federativa (estado).
  

Empresas optantes pelo Simples Nacional, em geral, estão dispensadas, exceto em casos específicos ou quando exigido pela legislação estadual.

SPED Fiscal é federal ou estadual?

O SPED é um projeto federal, coordenado pela Receita Federal, mas o SPED Fiscal (EFD ICMS/IPI) é de interesse estadual, pois envolve tributos estaduais como o ICMS. Por isso, cada estado pode definir regras adicionais sobre obrigatoriedade, prazos e penalidades.

SPED Fiscal é mensal ou anual?

O SPED Fiscal é uma obrigação mensal, ou seja, deve ser entregue todo mês, com dados referentes ao mês anterior. O não envio ou envio com erros pode gerar multas e penalidades.

SPED é obrigatório?

Sim. A entrega do SPED é obrigatória para todas as empresas que se enquadram nas condições previstas na legislação. O não cumprimento da obrigação pode resultar em:

• multas por atraso;
• impedimento na emissão de notas fiscais;
• fiscalização e autuações.
  

Como retificar o SPED Fiscal?

Caso um arquivo já enviado contenha erros, é possível fazer uma retificação. Para isso, deve-se:

1. corrigir as informações no sistema ou no próprio PVA;
2. gerar um novo arquivo completo;
3. assinar e transmitir novamente com o mesmo certificado digital.
   

A retificação pode ser feita dentro de prazos específicos e deve conter justificativa formal nos casos em que já houve auditoria ou cruzamento de dados.

Onde consultar SPED Fiscal entregue?

Para verificar o status da Escrituração Fiscal Digital (EFD ICMS/IPI), você pode acessar o portal oficial do SPED, mantido pela Receita Federal, no endereço: sped.rfb.gov.br.

Além disso, existe uma página específica para consulta de contribuintes cadastrados na EFD ICMS/IPI. Nela, é possível verificar a situação da escrituração informando dados como CNPJ e inscrição estadual. O link para acesso é:
sped.fazenda.gov.br/spedfiscalserver/ConsultaContribuinte.

Importante: para que a consulta funcione corretamente, é necessário que a porta 80 (protocolo HTTP) esteja liberada, assim como o acesso ao domínio www.sped.fazenda.gov.br.

SPED Contribuições vs. SPED Fiscal

É importante não confundir os módulos do SPED:

• SPED Fiscal (EFD ICMS/IPI): informações sobre ICMS e IPI, exigido pelas Secretarias de Fazenda dos estados;
• SPED Contribuições (EFD Contribuições): informações sobre PIS, COFINS e Contribuição Previdenciária sobre Receita Bruta (CPRB), exigido pela Receita Federal.
  

Algumas empresas devem enviar ambos, dependendo do regime tributário e atividade econômica.

SPED Fiscal em São Paulo

O SPED Fiscal em São Paulo segue o modelo da Escrituração Fiscal Digital (EFD ICMS/IPI), um arquivo digital que reúne os documentos fiscais e dados necessários para a apuração do ICMS e do IPI. Esse arquivo deve ser assinado digitalmente e transmitido pela internet ao ambiente do SPED.

Confira os principais pontos que as empresas paulistas precisam saber:

Obrigatoriedade

Desde 1º de janeiro de 2014, todos os contribuintes paulistas enquadrados no Regime Periódico de Apuração (RPA) são obrigados a entregar a EFD. Empresas optantes pelo Simples Nacional não são obrigadas por padrão, mas podem aderir voluntariamente mediante credenciamento.

Credenciamento

O processo de credenciamento é feito no site da Secretaria da Fazenda de São Paulo, com o uso do certificado digital da empresa. Após o credenciamento, o contribuinte está autorizado a transmitir os arquivos da EFD. Estabelecimentos vinculados ao mesmo CNPJ base são credenciados automaticamente.

Perfil de apresentação

O Estado de São Paulo exige o perfil “A” da EFD, que demanda o envio de registros mais detalhados, conforme previsto na legislação estadual.

Transmissão e validação

O arquivo digital deve ser validado por meio do Programa Validador e Assinador (PVA) e transmitido via internet para o ambiente nacional do SPED. A autorização para envio é concedida automaticamente após o credenciamento.

Dispensa de registros específicos

Desde 2023, os contribuintes paulistas estão dispensados do preenchimento do Registro 1601 da EFD, que trata das operações com instrumentos de pagamentos eletrônicos, conforme a Portaria SRE nº 44/2023. Essa mudança simplifica o cumprimento da obrigação.

Como escolher um sistema ERP para atender o SPED?

Escolher um bom sistema de gestão (ERP) é essencial para garantir que o SPED seja entregue corretamente e no prazo. O ERP precisa:

• ser homologado e atualizado com frequência;
• gerar os arquivos no layout exigido pela Receita;
• permitir integração com o PVA e assinatura digital;
• oferecer suporte técnico especializado.
  

Uma excelente opção de sistema ERP que atende às regras do SPED Fiscal é o TagPlus. O sistema oferece:

• emissão de notas fiscais com integração ao SPED;
• geração de bloco H e bloco K;
• automatização de relatórios e arquivos fiscais, como DRE;
• integração com sistemas de assinatura digital, compatíveis com A1 e A3;
• interface simples e intuitiva;
• atendimento humanizado e suporte ao cliente;
• integração com contadores.

Com o TagPlus, sua empresa atende às obrigações fiscais do SPED de forma prática, segura e sem complicações. Ideal para quem busca economia de tempo, conformidade fiscal e tranquilidade na gestão.

Se você ainda não tem um ERP que automatize essas rotinas, vale a pena conhecer o TagPlus. Ele pode ser o parceiro que faltava para garantir que sua empresa esteja 100% em dia com as obrigações fiscais.

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