Conheça as diferenças entre regime de caixa e regime de competência

Quem está buscando se informar sobre gestão financeira, provavelmente já leu algum conteúdo sobre regime de caixa e regime de competência. Ambos os métodos impactam diretamente a contabilidade da sua empresa.

Eles dizem respeito a qualquer movimentação que acontece na organização, podendo ser de entrada ou saída. Dessa forma, todos os eventos são registrados pelo financeiro e pela contabilidade do negócio, sendo, respectivamente, pelo regime de caixa e regime de competência.

Este conteúdo foi escrito com o objetivo de explicar o que é cada um dos métodos, suas diferenças e quando utilizá-los. Continue lendo para se informar.

O que é regime de caixa?

Regime de caixa é o modelo utilizado pelo financeiro de uma empresa para registrar um pagamento (despesas, custos e investimentos) ou recebimento (venda) na data em que ocorre a transação financeira. Ou seja, o evento do regime de caixa ocorre somente no momento da movimentação financeira, tal como em uma conta bancária.

Isso permite que o gestor saiba exatamente a quantia que existe em caixa, facilitando a realização de cálculos relacionados ao negócio. Além disso, não é preciso projeções ou previsões para adotar o regime.

Vantagens

Empresas pertencentes ao Simples Nacional ou Lucro Presumido podem adotar o regime de caixa ou competência. Caso escolha o primeiro, significa que a tributação vai acontecer apenas em cima dos valores que a empresa já recebeu dos clientes.

Se houver uma venda parcelada, por exemplo, o regime de caixa vai permitir que os impostos sejam recolhidos apenas sobre as prestações que já foram quitadas.

Além disso, o regime de caixa permite o acompanhamento descomplicado do fluxo de caixa. Logo, isso pode ajudar a evitar desfalques momentâneos, decorrentes do recolhimento de impostos a serem pagos ao Fisco.

Outro ponto benéfico é que o regime de caixa demonstra a situação real da empresa. Na prática, as análises não vão se basear em valores que o empreendimento ainda vai receber, seja dos clientes ou de outras fontes.

Podemos ainda destacar que o regime de caixa auxilia o gestor na tomada de decisões a curto prazo. No âmbito geral, as empresas precisam ter dinheiro de imediato, tendo em vista despesas recorrentes como salários, fornecedores, água, luz, internet, etc.

Desvantagens

O dinheiro em caixa pode ser tanto uma vantagem quanto uma desvantagem. Isso porque o dono do negócio, dependendo do fluxo de dinheiro que entra, tende a pensar que a situação do empreendimento está de um jeito, quando na verdade está de outro.

Para ter uma noção mais precisa, é preciso ter em mente o quanto de dinheiro vai entrar nos próximos meses. Além disso, deve-se saber se esse montante já está destinado ao pagamento de algum compromisso ou não.

Causa dificuldades na integração contábil e financeira

Um ponto que requer muita atenção é a integração interna sobre as movimentações financeiras e contábeis. Na prática, um dos principais desafios dessa integração é garantir a precisão e completude, tanto dos registros contábeis quanto dos financeiros.

Como as transações são registradas com base no fluxo de caixa real, pode haver uma dificuldade em rastrear e reconciliar todos os registros. Isso tende a ser problemático se houver um grande volume de movimentações ocorrendo em diferentes momentos.

Não obstante, a integração contábil e financeira requer uma boa gestão de documentos e comprovantes relacionados às movimentações. O regime de caixa, por mais que seja interessante para empresas do Simples Nacional e Lucro Presumido, requer um sistema adequado de arquivamento e organização. Assim, torna-se mais fácil recuperar informações e passar por processos de auditoria no futuro, por exemplo.

Pode prejudicar o resultado operacional e dificultar o planejamento

No regime de caixa, não se considera o momento em que as receitas são geradas ou as despesas são incorridas. Exemplificando, se uma venda ocorre em um mês, mas o pagamento vem apenas no mês seguinte, a receita não será reconhecida no mês em que a venda foi gerada, e isso afeta o resultado operacional.

Esse resultado operacional é baseado no conceito de lucro líquido. Este considera tanto o fluxo de caixa quanto as despesas e receitas de um período, independentemente do momento em que ocorreram os pagamentos.

Dito isso, o regime de caixa é focado exclusivamente no fluxo de caixa. Imagine um cenário em que a sua empresa tenha um bom fluxo de caixa em determinado mês, mas, ao mesmo tempo, tenha tido despesas elevadas. Neste caso, há uma possibilidade do lucro líquido ficar negativo.

Sobre a dificuldade de planejamento, isso acontece no regime de caixa porque ele não considera obrigações futuras e receitas a serem recebidas. Sem uma visão clara disso, torna-se desafiador projetar e planejar com precisão o crescimento e investimentos necessários ao negócio.

O que é regime de competência?

O regime de competência pode ser adotado pela área contábil de negócios de qualquer porte e segmento. Contudo, é obrigatório para médias e grandes empresas, assim como para instituições financeiras.

Esse regime acompanha a situação financeira, contábil e patrimonial da organização. Enquanto no regime de caixa o evento ocorre no momento da movimentação financeira, no regime de competência as despesas e receitas só são contabilizadas no momento em que ocorrem (data em que foram geradas) — mesmo que não haja uma data específica de quando será a realização dos pagamentos ou recebimentos.

Confeccionado pelo regime de competência, o Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE) é um relevante relatório de gestão, no qual é possível avaliar o lucro ou o prejuízo de uma empresa em um determinado período.

Vantagens

Um ponto positivo do regime de competência é que ele entrega um cenário mais preciso da situação patrimonial da empresa. Ou seja, mostra com maior clareza o volume de ativos e passivos do negócio, bem como obrigações de curto, médio e, principalmente, longo prazo que devem ser quitadas.

Em comparação ao regime de caixa, o de competência fornece análises mais detalhadas sobre a situação do negócio. Dessa forma, a gestão tende a ser mais eficiente, bem como o dono ou gestor tem condições de reduzir custos desnecessários e aumentar as margens de lucro do empreendimento.

Outro ponto positivo do regime de competência é que ele permite planejar os investimentos futuros de forma simplificada. Dependendo do negócio isso pode variar, mas algo que costuma se repetir é a vontade do dono em expandir o seu estoque ou até mesmo abrir uma nova filial, por exemplo.

Outras vantagens do regime de competência incluem:

• demonstra a rentabilidade do negócio;
• cumpre melhor as exigências legais, já que se trata de um modelo mais aceito;
• permite o acompanhamento do crescimento do negócio;
• contribui para avaliação da depreciação da empresa.

Desvantagens

Talvez a maior desvantagem do regime de competência seja a antecipação do pagamento de impostos, independentemente do recebimento sobre uma transação ou não.

Não obstante, o regime de competência pode gerar falsas expectativas em relação à receita, pelo fato de não contemplar os fatos ocorridos entre o evento contábil e o pagamento, inclusive o descumprimento da obrigação.

Não obstante, o acompanhamento do fluxo de caixa pode ser melindroso, dependendo da quantidade e complexidade das transações realizadas. Por ser um processo mais detalhado, exige maior controle de toda a documentação do negócio.

O regime de competência não é útil na gestão do negócio

Um dos motivos do regime de competência não ser adequado na gestão do negócio é o foco em transações não monetárias. Uma venda a prazo, por exemplo, é registrada mesmo se a empresa não receber o dinheiro de maneira integral.

Tal fato faz o regime de competência não fornecer uma imagem muito precisa da liquidez e capacidade imediata de pagamento do negócio.

Vale ainda destacar que o regime de competência pode apresentar discrepâncias entre o lucro líquido e o fluxo de caixa. Por exemplo, uma empresa pode ter um lucro líquido positivo, mas experimentar dificuldades de caixa devido a atrasos nos pagamentos de clientes ou aumento significativo nas despesas.

Podemos encerrar o subtópico pontuando que muitas das vezes é preciso fazer análises complementares, tendo em vista o curto prazo. Ainda que o regime de competência forneça informações valiosas para análise financeira e tomada de decisões a longo prazo, ele tende a ser ineficiente na hora de entregar dados mais diretos sobre a disponibilidade do caixa e liquidez imediata.

Por causa disso, é necessário complementar as informações do regime de competência com instrumentos como a análise do fluxo de caixa. Também podem ser adotadas métricas financeiras específicas, visando entender a situação financeira atual da empresa.

Qual a diferença entre o regime de caixa e o regime de competência?

Como você pôde perceber, tanto o regime de caixa quanto o regime de competência são utilizados para registrar transações contábeis de uma empresa. Eles diferem um do outro, principalmente, no momento em que cada um é aplicado. Mas, mesmo com objetivos distintos, cada método contribui à sua maneira para a compreensão do retrato mais próximo da realidade financeira do negócio.

Quando o assunto é o tipo de regime, a primeira coisa a considerar é o meio de registro de quando ocorreu a compra ou a venda de um bem.

Sempre que ocorre uma operação, o regime de competência atua, independentemente do cliente quitar à vista ou parcelado. O regime de caixa, por sua vez, considera apenas o momento em que houve a entrada de valores no caixa da empresa.

O regime de competência é um instrumento crucial e obrigatório na hora de fazer registros contábeis. Já o de caixa é um meio de fazer a correta gestão financeira do negócio, com base no dinheiro que está em caixa naquele momento.

Quando utilizar cada regime?

Para demonstrar quando adotar cada regime na prática, usaremos um exemplo. Digamos que sua nova empresa realize uma venda no valor de R$ 10 mil em produtos, parcelados em duas vezes.

Pelo regime de competência, a empresa deve identificar R$ 10 mil em receitas no primeiro mês. Como sabido, nesse modelo, o dinheiro não é recebido imediatamente, então, se mensalmente as despesas forem de R$ 6 mil, no primeiro mês a empresa terá um lucro de R$ 4 mil.

Já no regime de caixa, por estar diretamente ligado ao fluxo de caixa, a empresa deve identificar R$ 5 mil em receitas no primeiro mês, que é quando entra a primeira parcela do pagamento. No mês seguinte, ao receber a nova parcela, será registrado o restante da receita.

Conseguiu entender melhor a aplicação do regime de caixa e do regime de competência? Se você tem dificuldade em se organizar com relação aos processos da sua empresa, entre em contato conosco pelo WhatsApp para que possamos ajudar. Nosso sistema de gestão é uma ótima opção, independentemente do regime escolhido!