Como fazer um recibo de pagamento simples em 4 passos

Aprenda a importância de fazer o recibo de pagamento simples

Um recibo de pagamento simples é um documento que comprova o pagamento da quantia acordada entre o vendedor e o comprador. Para o empresário, é essencial o preenchimento do recibo de pagamento, a fim de resguardar os seus direitos e os da empresa, caso haja contestação sobre o recebimento do valor acordado, erros de duplicação e outros problemas corriqueiros.

Para entender melhor o que é e qual a sua importância, como montar o seu recibo de pagamento simples e quais informações não podem faltar no documento, continue lendo este conteúdo.

Quando e por que fazer um recibo de pagamento?

Por tratar-se de um documento que comprova o recebimento de algum valor, o recibo de pagamento simples deve ser feito sempre que houver a quitação de um valor acordado entre o vendedor e o comprador.

Para ficar mais fácil de entender a real importância do recibo, imagine a seguinte situação: sua empresa realiza um determinado pagamento a um fornecedor, e dias depois, ele alega não ter recebido o dinheiro. De duas, uma: se a sua empresa não tiver feito o recibo, não terá como comprovar o pagamento, e o problema poderá até correr na justiça. Mas, se a sua empresa gerou o recibo, destacou as informações necessárias e recolheu a assinatura do fornecedor, você terá o respaldo legal e evitará que a imagem da sua empresa seja posta em prova.

Por isso, é de grande importância que todas as empresas e autônomos gerem o recibo de pagamento simples e recolham a assinatura da outra parte, garantindo que ambos estejam resguardados dentro da lei.

Ademais, esses comprovantes servem para controle na área de contabilidade da sua empresa, servindo posteriormente, para demonstrações das movimentações financeiras do negócio, como relatório, controle do fluxo de caixa e outros.

Por quanto tempo devo guardar os recibos?

Cada tipo de documento tem um determinado tempo de guarda, mas, segundo a Lei nº 12.682 do Código Civil Brasileiro, existe um período em que o consumidor pode ser questionado acerca das cobranças. Por isso, é recomendado armazenar todos os documentos da sua empresa por um período mínimo de cinco anos.

Recibo e Nota Fiscal é a mesma coisa?

Definitivamente, não. Enquanto o recibo comprova o pagamento de uma dívida e assegura ambas as partes envolvidas, a Nota Fiscal é um documento contábil que certifica a prestação de um ou mais serviços.

Quais informações não podem faltar em um recibo de pagamento simples?

As informações que deve conter em um recibo de pagamento simples vai depender muito de cada empresa e da finalidade da transação, entretanto, existem aquelas que são padronizadas. Veja quais dados são fundamentais para montar o seu recibo de pagamento:

  • data em que foi realizado o pagamento ou a transação;
  • dados de quem recebeu o valor: nome, endereço, CPF etc.;
  • dados de quem realizou o pagamento;
  • descrição do pagamento (a que o dinheiro foi destinado);
  • descrição da quantidade ou número de parcelas;
  • valor recebido.

Como montar um recibo de pagamento simples?

Agora que você já sabe o que é, qual a importância e quais são as informações que devem constar no recibo de pagamento simples, você vai aprender o passo a passo de como fazê-lo. Veja a seguir!

1. Dê um título para o documento

Para início, pegue uma folha A4 em branco. No cabeçalho do arquivo, crie um título, como “Recibo de Pagamento”, de forma que ele destaque o objetivo do documento.

2. Deixe espaço suficiente para preencher

Aqui, você vai elaborar um textinho, como se fosse você falando, deixando espaços em branco para serem preenchidos, posteriormente, pelo recebedor do recibo.

Tal como:“Eu, ___________(insira o nome da pessoa que recebeu o pagamento), registro que recebi de ___________(nome da empresa ou pessoa que fez o pagamento) o valor de ___________(quantia paga), pelos serviços prestados de ___________(descreva a tarefa realizada).”

Se houver outra informação que você julgue relevante constar no documento, não deixe de destacar. Por exemplo, se o pagamento será feito em parcelas, especifique o número da parcela paga.

3. Escreva o valor com boa grafia

Para garantir que não vá ter nenhum problema de interpretação do valor destacado, é recomendado que, após o preenchimento do valor numérico, tenha o valor escrito por extenso. Isso se dá, porque, segundo a Legislação Brasileira, caso haja divergência entre o valor numérico e o escrito, sobressai o valor por extenso.

4. Destaque o espaço para o local, data e assinatura do recebedor

Por último e não menos importante, não esqueça de deixar um espaço para que o recebedor discrimine o local, data e assinatura pessoal, por exemplo, Belo Horizonte/MG, 13 de agosto de 2021.

Ao lado ou abaixo dos dados preenchidos anteriormente, destaque um espaço para a rubrica ou assinatura completa da pessoa que está recebendo o pagamento. Para reforçar ainda mais, é possível pedir também o CPF do responsável.

Viu como é fácil ser transparente em relação às suas dívidas? O recibo de pagamento simples é a melhor forma de garantir que ambas as partes estejam seguras quanto a cobranças indevidas e/ou pessoas que agem de má fé.

Aproveitando, indicamos a leitura do conteúdo sobre como calcular a porcentagem de lucro da sua empresa!

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Publicitária por formação, atua há 3 anos com produção de conteúdo para a web, escreve roteiros para vídeos institucionais, cria copy para campanhas e redes sociais e é amante da escrita e da leitura em todas as suas formas. Na TagPlus é Analista de Marketing Junior.

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