Orçamento empresarial: saiba qual a sua função e como fazer

O orçamento empresarial é o documento que possibilita fazer projeções para o negócio e realizar o seu planejamento financeiro com detalhes. Desse modo, sua empresa consegue se preparar para diferentes cenários e buscar o ponto de equilíbrio econômico. Ele é tão importante que a Demonstração de Resultado de Exercícios, DRE, é feita com base nas projeções de orçamento do negócio.

Com esse documento, será possível conhecer o melhor momento para fazer investimentos — e quando será preciso cortar gastos, por exemplo. Neste post, falaremos mais sobre o conceito, as funcionalidades e como calcular o seu. Confira!

O que é orçamento empresarial?

Trata-se de um documento que registra os detalhes das informações financeiras importantes da empresa, tais como despesas e receitas, em um determinado período — geralmente, de um ano.

Para fazer isso, a maioria dos modelos de orçamento se baseia nos dados do passado, mas também em uma análise crítica da situação atual do negócio, das perspectivas de mercado e dos objetivos dos gestores.

Quais as funções de um orçamento empresarial?

Esse orçamento é fundamental para uma análise detalhada sobre o ativo e o passivo da empresa. Assim como o planejamento financeiro, é esse orçamento que prepara os gestores para lidar com temas como:

• retorno dos investimentos feitos (ROI);
• dívidas futuras;
• oportunidades de negócio e de expansão.

Além disso, a elaboração do documento reúne toda a equipe financeira e, caso seja o desejo dos gestores, uma assessoria contábil. Assim, muitos profissionais trabalham juntos para construir um orçamento aprofundado.

Quais são os tipos de orçamento empresarial?

Existem diversos tipos, como o estático, o flexível, o ajustado… Contudo, vamos focar os 3 tipos principais, que ajudam qualquer empresa a diagnosticar a situação atual e projetar cenários de maneira mais precisa.

Orçamento histórico

O orçamento histórico usa dados do último exercício financeiro para elaborar o planejamento. Assim, serão analisadas receitas, despesas e custos do período estipulado com o objetivo de mapear as oportunidades de negócio e possíveis cortes de gastos supérfluos.

Uma das vantagens do orçamento histórico é a agilidade de implementação. Porém, é preciso ter cuidado para não acabar se empolgando com os resultados e incluir gastos excessivos, inflando as contas da empresa.

Por isso, uma boa ideia é reunir pessoas de diversos setores do negócio, ouvir as suas necessidades e alinhar as expectativas e as metas em relação aos gastos atuais e a futuros investimentos.

Orçamento matricial

O orçamento matricial cruza informações. Para isso, dois grupos são separados com o intuito de facilitar a elaboração:

• pacotes, relacionados aos grupos de investimento da organização, assim como as receitas, as despesas, os custos variáveis e os fixos;
• entidades, que são os centros de custo, departamentos e unidades de negócios. Basicamente, as divisões fiscais da empresa.

Para concluir o orçamento, outras 3 partes são levadas em consideração:

• controle cruzado, com todas as despesas sendo analisadas por 2 pessoas;
• desdobramento dos gastos. Todos os gastos precisam ser especificados em relação ao nível de atividade;
• acompanhamento sistemático, que consiste na instituição de uma dinâmica própria de acompanhamento dos resultados, comparando com as metas estabelecidas e com a escolha de ações corretivas para lidar com os desvios.

Orçamento base zero

Já esse orçamento é feito a partir de uma base zerada. Assim, os profissionais não consultarão o histórico de custos, receitas ou despesas, por exemplo.

Mesmo que ele desconsidere os gastos médios do passado, o orçamento base zero é capaz de evitar desperdícios, já que o planejamento desconsidera os dados do passado e evita que a empresa tenha um viés sobre o futuro que não reflita a realidade.

Como fazer o orçamento empresarial?

Quais são as etapas do orçamento empresarial, independentemente do seu tipo específico? Vamos conhecê-las a seguir!

Faça um diagnóstico do negócio

O primeiro passo é realizar uma análise geral da situação financeira do negócio. Para isso, será preciso reunir informações e relatórios relacionados ao passado, seja do último ano, semestre ou trimestre.

Quanto mais informações você tiver, melhor — a não ser que a empresa opte pelo orçamento matricial. Nesse caso, a etapa pode ser pulada, uma vez que os dados do passado não precisam ser considerados nessa modalidade.

Estabeleça os objetivos e as metas

Determine quais são os objetivos previstos para esse orçamento com as metas específicas e os meios para mensurar bons resultados.

Nessa etapa, muitas empresas acabam focando apenas a redução de custos. Contudo, é preciso pensar nas prioridades: talvez um investimento em nova área, em tecnologias ou na contratação de profissionais signifique uma boa oportunidade de crescimento.

Utilize uma tecnologia

Nesse momento, é importante contar com um software integrado de gestão, uma vez que eles são capazes de automatizar o controle de gastos e das receitas, além de agilizar o dia a dia e a tomada de decisão.

Caso a empresa não tenha recursos financeiros para isso no momento, ela pode utilizar o Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE) e consultar as planilhas de orçamento.

Estime as receitas

Aqui, estamos falando da receita proveniente das vendas de produtos e serviços, mas também é importante considerar o que mais pode entrar no caixa da empresa — como investimentos externos e parcerias.

De qualquer modo, liste e estime todas as receitas para ter maiores chances de traçar um panorama futuro mais completo para a empresa.

Detalhe os custos e as despesas

Depois de listar tudo o que pode entrar no caixa da empresa e tornar o fluxo operacional mais atrativo, é o momento de pensar no que pode ser cortado. Por isso, é importante reunir não somente os profissionais de finanças e contabilidade, mas também dos outros setores, já que todos eles geram algum gasto.

Assim, será mais fácil identificar despesas que podem ser evitadas no futuro. Cheque viagens corporativas, utilização excessiva de papel, gerenciamento inadequado de estoque (que causa perdas), falta de uma tecnologia de automatização, entre outras situações. De modo geral, nessa etapa devem ser listados os seguintes pontos:

• despesas;
• receitas;
• custos de produção;
• investimentos;
• empréstimos;
• fluxo de caixa projetado;
• ativos fixos da empresa.

Acompanhe os resultados e organize tudo

Não basta seguir os passos: é necessário acompanhar o cumprimento de tudo que foi estipulado ao longo do período. Afinal, esse monitoramento ajudará a identificar falhas e a evitar prejuízos significativos.

Nesse sentido, para centralizar os dados, gerar relatórios e otimizar os processos, um sistema de gestão comercial on-line, como o TagPlus, é imprescindível.

Afinal, como você viu até aqui, o orçamento empresarial é um modo de controlar despesas e realizar projeções — e nada como uma tecnologia de ponta para ajudar na fiscalização, na consulta de informações e no cumprimento das metas.

Independentemente do tipo de orçamento empresarial utilizado, o importante é mapear os dados encontrados, assim como as projeções, e compartilhar os resultados com os diversos setores. Isso porque temas como cortes e investimentos afetam a todos.

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