Exemplos de mensagens de cobrança para clientes

Infelizmente, nem sempre a sua empresa terá dinheiro naquele período específico. Isso porque existe o risco de atraso no pagamento de faturas e boletos, sendo preciso enviar uma mensagem de cobrança aos clientes. Por mais que isso seja um tanto chato, é um procedimento necessário e de suma importância para manter um sólido relacionamento com os compradores de produtos e serviços.

Se você não faz ideia da estrutura de uma mensagem de cobrança para cliente em atraso e o que escrever, este artigo é para você! Nele, daremos 5 modelos que podem ser usados como referência na hora de lembrar o cliente que ele tem débitos em aberto. Continue a leitura até o final e aprenda a cobrar com cordialidade e ter perspectiva real de quitação do débito!

Entenda o que é uma mensagem de cobrança

Essa é uma mensagem enviada sempre que o cliente deixou de fazer algum pagamento. Geralmente, quem envia esses informes são empresas e prestadores de serviços, em caso de boleto ou fatura vencidos, sendo que os meios de envio são diversos, como:

• SMS;
• e-mail;
• telefone.

Mensagem de cobrança para clientes no WhatsApp

Com a mensagem de cobrança, espera-se que o cliente regularize a sua situação o quanto antes. Para isso, é comum haver o pagamento de juros e multas quando se atrasa algum pagamento, seja ele qual for. Por mais que seja uma cobrança, isso não significa adotar um tom de ameaça, intimidação ou algo parecido. Por ser um aplicativo que quase todo mundo usa, o WhatsApp tornou-se um meio importante de envio de mensagens de cobrança.

Saiba o que escrever na mensagem de cobrança

Aproveitando o que acabamos de falar, a cordialidade em uma mensagem de cobrança já inicia chamando o cliente pelo nome. Junto a isso, usar alguma forma educada de tratamento, como “prezado” ou “caro”. Em geral, a ideia é se comunicar de modo a construir uma relação duradoura com aquele cliente, que vez ou outra pode atrasar pagamentos por falta de dinheiro naquele momento, ou até por esquecimento, em alguns casos.

Para você não errar na hora de elaborar sua mensagem de cobrança, acompanhe os 7 passos seguintes, que são:

• identificar o cliente pelo nome;
• descrever a dívida, informando o valor total do débito, bem como o período da cobrança e o número da fatura ou boleto;
• informar a nova data de vencimento desse débito, destacando que o cliente estará sujeito a multas e juros caso atrase novamente;
• informar ao cliente os meios de pagamento disponíveis para a quitação do débito em aberto;
• enviar um lembrete, caso já tenha sido enviada uma mensagem de cobrança antes. Isso diminui as chances de o cliente manter o débito em aberto após a data de vencimento;
• deixar os contatos da empresa disponíveis, para que assim o cliente resolva dúvidas eventuais com mais facilidade, bem como se desejar renegociar o débito, por exemplo;
• agradecer ao cliente pela atenção e parceria.

Em resumo, uma mensagem de cobrança precisa ser clara, objetiva, cordial e transparente. Essas características ajudam a aproximar empresa e consumidor, aumentando as chances de esse débito ser quitado.

Veja 5 modelos de mensagens de cobrança para clientes

Agora que você entendeu o que precisa ser colocado em uma mensagem de cobrança, acompanhe os próximos subtópicos e veja 5 exemplos práticos de cobrança que podem ser adotados por sua empresa!

Exemplo 1

Olá, [nome do cliente], venho lembrar que o pagamento da sua fatura venceu em [data de vencimento]. Por gentileza, regularize a situação o mais rápido possível para evitar juros e multas. Caso já tenha feito o pagamento, favor desconsiderar esta mensagem. Desde já, agradecemos a sua atenção. (inserir no rodapé da cobrança os canais de contato da empresa, para o cliente acessar e ter eventuais dúvidas respondidas)

Exemplo 2

Prezado(a) [nome do cliente], verificamos que ainda não foi recebido o pagamento da sua fatura com vencimento em [data de vencimento]. Pedimos que faça o pagamento o quanto antes para evitar a interrupção dos serviços/produtos contratados. Qualquer dúvida, estamos à disposição para ajudar, bastando acessar um de nossos canais de contato.

Exemplo 3

[nome do cliente], gostaríamos de lembrá-lo(a) que a fatura com vencimento em [data de vencimento] ainda não foi paga. Por gentileza, efetue o pagamento o mais breve possível, para não prejudicar o seu histórico de crédito. Caso tenha dificuldades nesse sentido, entre em contato com nossa equipe para encontrarmos uma solução juntos.

Exemplo 4

Prezado(a) [nome do cliente], solicitamos a quitação da sua fatura em atraso, pois venceu em [data de vencimento]. O não pagamento pode acarretar medidas judiciais. Caso já tenha quitado o débito, favor desconsiderar esta mensagem. Agradecemos a atenção e esperamos resolver esta questão o quanto antes.

Exemplo 5

[nome do cliente], infelizmente ainda não identificamos o pagamento da sua fatura com vencimento em [data de vencimento]. Pedimos que verifique se houve algum problema com a transação e, se necessário, entre em contato conosco para regularizar a situação. Contamos com a sua colaboração para mantermos a parceria de sucesso que temos até aqui.

Confira as melhores ferramentas para automatizar a sua cobrança

À medida que a empresa aumenta sua base de clientes, é preciso abandonar a maneira manual de enviar mensagens de cobrança. Por exemplo, se são enviados e-mails sem uma ferramenta automatizada, perde-se um tempo valioso, que poderia ser melhor aproveitado em outras atividades.

Todavia, automatizar o processo não significa adotar uma comunicação mais distante com o cliente. A ideia de usar certas ferramentas é justamente poupar tempo da equipe, de modo que esta possa se concentrar mais, por exemplo, nos textos a serem enviados nas mensagens de cobrança. Dito isso, algumas ferramentas que podem ser usadas para esse fim são:

• Pagar.me: além de automatizar o envio de lembretes e cobranças recorrentes, a ferramenta gera relatórios e análises sobre o desempenho dessas cobranças;
• Cobre Fácil: bastante semelhante ao Pagar.me, disponibilizando também gráficos para a medição de desempenho das cobranças enviadas aos clientes.

Como vimos, a mensagem de cobrança para clientes em atraso segue uma estrutura. Além disso, sempre seja cordial e demonstre disposição em ajudar o consumidor a resolver a pendência, pois isso será a chave de um relacionamento duradouro entre a empresa e o cliente.

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