Como preencher um recibo? Descubra aqui

Saber como preencher um recibo é algo extremamente importante, já que esse documento comprova o pagamento de uma determinada quantia a outra pessoa — seja ele física ou jurídica.

Caso esse preenchimento seja feito de maneira incorreta, é possível que o documento perca a validade. Ou, pior, que ateste valores indevidos, permitindo que o credor lhe cobre a dívida novamente.

Para não errar na hora de preencher recibo, veja as dicas e informações importantes que separamos!

Entenda a diferença entre recibo e nota fiscal

Muitas pessoas acabam confundindo o recibo com a nota fiscal. Porém, eles são documentos diferentes.

O recibo é um documento que atesta o recebimento de determinado valor pela venda ou compra de mercadoria ou prestação de algum serviço. Às vezes, também tem a função de controle fiscal.

Os únicos autorizados a usarem apenas recibo são os profissionais liberais, autônomos, MEI (porém em caso de venda para pessoa jurídica, também precisam emitir nota) e pessoas físicas, dependendo da lei da cidade ou do estado.

O recibo difere-se da nota fiscal por não ser oficial e/ou servir para a arrecadação de impostos do governo.

A nota fiscal comprova a existência de um ato comercial (compra e venda de mercadoria ou prestação de serviços) e todas as empresas são obrigadas, por lei, a emiti-la.

Isso acontece porque as organizações devem pagar o ISS sobre o valor total dos serviços prestados. Os profissionais autônomos que pagam o ISS por valor fixo não estão sujeitos a essa obrigação, devendo emitir o RPA.

E o que é o RPA?

Outra confusão é em relação ao RPA, o Recibo de Pagamento Autônomo. Este é um documento que deve ser emitido pela fonte pagadora, ou seja, por quem contrata o serviço do autônomo (desde que essa relação de trabalho seja esporádica e não esteja regida pela CLT).

O recibo é encontrado em livrarias e também existem modelos prontos na internet. Ele é usado por qualquer pessoa que preste serviço a uma ou mais empresas e que não possua emissão de notas fiscais. Ou seja, cadastro de empresa, empresário ou produtor pode receber o RPA, que também pode ser emitido de pessoa física para pessoa física.

Saiba como preencher um recibo

Existem inúmeros outros tipos de recibos — e entender como preencher cada um deles é muito importante. Veja as orientações que separamos!

Recibo de compra e venda

O recibo de compra e venda é usado para comprovar qualquer tipo de negociação, como a compra e venda de veículos, de imóveis e de outros diversos tipos de bens que sua empresa possa ter adquirido ou vendido.

Esse recibo pode ser emitido tanto para transações em dinheiro, como em cheque ou com outros tipos de pagamentos — e também para pagamentos parcelados.

É possível encontrar vários modelos de recibo de compra e venda na internet. E você também pode criar um modelo padrão para sua empresa — tornando, dessa forma, seus recibos padronizados.

Basicamente, é importante que estejam presentes os campos:

• o item negociado;
• a data da negociação;
• o estado em que o item foi comprado ou vendido;
• as condições de pagamento;
• as informações pessoais;
• a assinatura do comprador e do vendedor.

Adicione local e data e a assinatura de todos os envolvidos na negociação. Também é possível especificar as condições do objeto comprado ou vendido, caso você julgue necessário.

Recibo de pagamento

O recibo de pagamento, sem dúvida, é um dos tipos de recibos mais importantes para as empresas. Ele deve ser emitido por pessoas físicas e jurídicas em qualquer transação financeira. Se você é um prestador de serviços também pode emitir um recibo de pagamento, dando mais segurança a todas as partes.

Algumas informações são muito importantes e devem constar no seu modelo de recibo de pagamento. São elas:

• sujeitos envolvidos como credor e devedor;
• informações pessoais de quem recebeu e de quem realizou o pagamento (nome, endereço, CPF ou CNPJ);
• valor pago;
• motivo da emissão do recibo de pagamento (serviços contratados ou outras situações);
• data de emissão;
• número das parcelas (no caso de pagamento parcelado);
• assinatura de quem recebe o pagamento.

Esse tipo de recibo pode ser usado para diferentes finalidades dentro da sua empresa, como: pagamento de autônomos, transportadores, salário de funcionários, entre outros. É possível criar um modelo padrão para cada uma dessas categorias, tornando a rotina de preenchimento dos recibos mais simplificada.

Recibo de Pagamento Autônomo

Um RPA deverá contar com:

• razão social ou nome da empresa fonte pagadora;
• CNPJ;
• dados do autônomo contratado (número de inscrição no INSS, CPF etc.);
• informações sobre o pagamento (valor do serviço prestado líquido e bruto);
• nome e assinatura do responsável pela empresa.

No campo de descontos, é preciso informar todas as retenções como INSS, ISS e IRRF. Os valores devem ser abatidos do pagamento feito ao autônomo, que ficará com o recibo e deve declarar essas informações ao Fisco, junto do recolhimento dos demais impostos.

Confira algumas dicas importantes de preenchimento

Se você for usar um modelo pronto, é preciso ter atenção a alguns pontos na hora de fazer esse preenchimento, como:

• lembrar que emitente é quem recebe o pagamento e tomador é quem faz o pagamento;
• não rasurar o recibo;
• escrever os números também por extenso;
• sempre realizar um backup (para documentos digitais, prefira armazená-los na nuvem);
• sempre emitir uma segunda via do recibo, assim, tanto você como quem recebeu podem ficar com o documento;
• preencher os dados com atenção, revisando o conteúdo antes de assinar;
• ao preencher o campo de valor, caso utilize o de papel, riscar ou colocar o símbolo # depois de escrever o valor, evitando falsificações ou acréscimo de números (exemplo: #R$1500,00#);
• informar pagamentos parcelados no recibo, numerando as folhas do recibo de acordo com a parcela;
• especificar se o pagamento foi feito em dinheiro, cheque ou outra modalidade. No caso de pagamento com cheque, inclua os números do banco, do cheque e da agência.

Dica extra

Além de saber como preencher um recibo, é muito importante que você se lembre de guardar e organizar esses documentos. De acordo com a Lei 5.172/1996, todas as notas fiscais e documentos equivalentes (como os recibos) precisam ser preservados por, no mínimo, 5 anos.

Assim, você garante a comprovação dos seus pagamentos e recebimentos para casos de auditoria, reclamação de clientes e fornecedores ou outras solicitações do Fisco. Além disso, ter o recibo guardado o protegerá contra ações de cobrança dupla de dívida e garantirá comprovações de deduções do Imposto de Renda.

Além dos recibos que você emite, guarde também os recibos de pagamentos das contas do dia a dia, como energia, água, telefone, impostos, aluguéis, pagamentos de mensalidades, entre outros.

E então, depois de todas essas dicas, ficou claro como preencher um recibo? Aproveite e veja nossas dicas para fazer um recibo de pagamento simples!

Imagem: Freepik