Como emitir nota fiscal eletrônica? Descubra!

A NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) foi criada em 2006 com o intuito de modernizar e otimizar o processo de emissão de documentos fiscais. Ela é utilizada por contribuintes do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) e do Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação (ICMS).

No Brasil, existem diferentes tipos de nota fiscal e cada uma cumpre sua função no contexto determinado. As mais utilizadas são:

• a NFC-e, usada por grande parte do varejo nacional para registro de vendas ao consumidor final;
• a NFS-e, usada por empresas prestadoras de serviços;
• a NF-e, que formaliza a venda de produtos e prestação de serviços, o tema central deste texto.

O que é e para o que serve a NF-e?

Criada para substituir as tradicionais Notas Fiscais de modelo 1 a 1-A, a NF-e é um documento fiscal emitido e armazenado digitalmente, fator esse que diminui custos e incentiva um maior controle dos processos tributários.

A NF-e serve para registrar as operações de compra e venda de produtos ou serviços, além de ser utilizada para recolher impostos oriundos dessas transações comerciais, como o ISS e ICMS, sendo este último, para empresas não cadastradas no Simples Nacional. É importante lembrar que não registrar e validar esses documentos pode causar complicações, entre elas problemas com o Fisco e acusações de sonegação.

Quem deve emitir a nota fiscal eletrônica?

Toda empresa que vende produtos ou presta serviços deve expedir esse registro fiscal. No entanto, no caso do MEI (Microempreendedor Individual), a emissão só é necessária quando for realizado um negócio com outra empresa, ou seja, com pessoas jurídicas, e esse destinatário não criar a nota fiscal de entrada.

Quais as vantagens de emitir uma NF-e?

Além da praticidade, a emissão de notas fiscais eletrônicas apresenta outros benefícios relevantes a qualquer negócio. Os principais exemplos são:

• redução do uso e desperdício de papel, uma vez que os arquivos podem ser armazenados digitalmente (em nuvem);
• maior controle e organização de notas expedidas;
• acompanhamento das emissões em tempo real;
• aumento da produtividade;
• segurança e transparência nos processos tributários.

Como emitir a nota fiscal eletrônica?

Agora que já sabe o que é a NF-e e sua finalidade, vamos explicar o passo a passo para sua emissão. Assim, você poderá executar a emissão de NF-e e otimizar a organização tributária do seu negócio.

Obter o Certificado Digital

Todo registro para a administração fazendária deve ter validade jurídica e o caso da nota fiscal eletrônica não é diferente. Para resolver essa questão, existe uma tecnologia que permite a assinatura, de forma totalmente digital, do arquivo da NF-e, a chamada ‘’Assinatura Digital’’. Essa ferramenta averigua as assinaturas das partes envolvidas e a integridade do documento.

Na prática, a Assinatura Digital cria um código através de uma chave privada. Em seguida, quando a pessoa ou entidade recebe uma mensagem com esse código, o destinatário pode verificar se o remetente é verídico e identificar qualquer modificação no documento original.

Para ter acesso à Assinatura Digital, é necessário adquirir o Certificado Digital. A obtenção desse certificado é oferecida através de Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Os Certificados Digitais mais populares são o e-CPF e o e-CNPJ que, como indicam seus nomes, funcionam como versões eletrônicas de CPF e CNPJ. Nesse caso, o uso dos documentos eletrônicos são vinculados às suas versões tradicionais, identificando toda sua atividade à Receita Federal.

No caso de Certificado Digital destinado a emissão de NF-e, há opções de adquirir o certificado e-CNPJ ou o certificado NF-e. A principal diferença entre os dois é que o e-CNPJ só pode ser usado pelo empresário e representante legal, enquanto o certificado NF-e pode ser usado também pelos funcionários da empresa.

Credenciar-se na Secretaria da Fazenda

Com o seu Certificado Digital em mãos, a próxima etapa é o credenciamento na Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu Estado. Cada UF utiliza um sistema de credenciamento com regras específicas sobre o controle da homologação no aplicativo emissor de NF-e.

Após solicitar o credenciamento, o contribuinte poderá acessar o ambiente de testes (ou homologação) da SEFAZ, no qual é possível testar funcionalidades, como emissão, cancelamento e inutilização de notas fiscais eletrônicas. Esse ambiente não tem garantia de disponibilidade para o formato digital e as operações processadas nele não têm qualquer valor legal.

Ademais, é necessário fazer o credenciamento na SEFAZ de cada localidade em que se deseja emitir NF-e. Por exemplo, se sua empresa está localizada em São Paulo, mas você também pretende criar notas para sua filial em Minas Gerais, é preciso credenciar-se tanto na SEFAZ/SP quanto na SEFAZ/MG.

Adquirir um software emissor de NF-e

Com o Certificado Digital e o credenciamento na SEFAZ prontos, tudo o que precisa para criar notas digitais é um meio para formalizar os documentos. Esse meio é o software emissor de NF-e, como o da TagPlus, que deve ser adquirido e instalado nos computadores que serão utilizados para expedição de Nota Fiscal eletrônica. Caso o arquivo apresente algum erro, você poderá preencher uma Carta de Correção e invalidar o equívoco.

Como o sistema de gestão TagPlus pode te ajudar?

O TagPlus é um sistema de gestão online para micro e pequenos empreendedores que desejam automatizar funções e facilitar processos no dia a dia do negócio. Com um efetivo poder de solução voltado ao setor financeiro, o TagPlus entrega relatórios completos sobre o fluxo de caixa e a saúde do seu negócio.

Diferente da emissão e envio manual das notas fiscais à SEFAZ, o sistema TagPlus faz tudo rapidamente, basta apenas preencher os dados da nota, carregar os dados de tributação — com auxílio do próprio sistema — e enviar.

Aderindo a esse sistema para gerir seu negócio, você controla seu estoque, acompanha suas vendas, envia relatórios de acordo com a sua necessidade e conta com uma equipe de suporte técnico pronta para te ajudar! Além disso, você pode testar o sistema gratuitamente por 15 dias e conhecer todas as funcionalidades.

Ficou alguma dúvida sobre a emissão de nota fiscal eletrônica? Deixe um comentário abaixo!

Imagem: Freepik