Backoffice: o que é e qual a sua importância

Backoffice são os setores de retaguarda, que têm o papel de solucionar problemas rotineiros dentro de uma empresa. São aqueles profissionais que não têm contato direto com o consumidor, mas que são fundamentais para o funcionamento de todas as operações internas e que impactam diretamente a satisfação do cliente.

Para saber mais sobre o que é o backoffice, sua importância para as empresas — principalmente as de tecnologia — e seus benefícios, continue a leitura!

Saiba o que é o backoffice

A tradução literal do termo Backoffice é “por trás do escritório” ou retaguarda, representando os departamentos de uma empresa que exercem funções e atividades que não têm contato direto com os clientes.

Para que entenda melhor, alguns dos exemplos de backoffice são os setores de marketing, TI, jurídico, contabilidade, financeiro, sendo estes fundamentais para o funcionamento de qualquer empresa, independentemente de porte e segmento.

A proposta do backoffice é funcionar como uma solucionadora de problemas imediatos para que eles não prejudiquem os clientes. Imagine que, na sua empresa, houve uma falha ou atraso de qualquer etapa de produção. Os setores do backoffice trabalharão internamente para corrigir o problema, de forma que o cliente não seja afetado, gerando um prejuízo ainda maior.

Ao contrário do backoffice — setores internos — o front office, ou linha de frente, são aqueles profissionais que se relacionam diretamente com os clientes, como o setor comercial, caixa e outros. Dessa forma, entende-se que são trabalhos que se complementam, para que uma empresa funcione dentro dos conformes.

Entenda a importância do backoffice nas empresas

Quando um cliente compra em sua loja, seja um produto ou serviço, o pedido passa por várias etapas até ser concluído. Os responsáveis pela eficiência desses processos são os setores de backoffice, que trabalham para garantir uma gestão inteligente e funcional.

Caso haja algum erro no processo, ele poderá virar um grande caos e prejudicar toda a empresa, atingir seus clientes e danificar sua imagem no mercado. Para evitar essa catástrofe, veja os 3 pontos principais pontos desses setores para o sucesso de um negócio!

Metas

Para desenvolver qualquer projeto, é obrigatório pesquisar bastante e definir quais os objetivos e metas que devem ser batidos. Assim, todos os setores do backoffice ficarão encarregados de assegurar que a produtividade, qualidade e eficiência sejam cumpridas conforme o planejado.

É importante frisar que a organização dessa etapa significa o sucesso das outras adiante, e por esse motivo, ela deve ser desenvolvida com atenção e clareza.

Planejamento

Após a definição de metas, é o momento de traçar o planejamento, por meio de ações que vão garantir o sucesso das tarefas a serem executadas adiante.

Algumas atividades que os setores responsáveis pelo backoffice executam são: contratação de pessoas, produção, treinamento das equipes, desenvolvimento de campanhas, compra de materiais e até implementação de sistemas de gestão.

Indicadores

Os setores de backoffice, além de serem suporte para resolução de problemas e garantia de funcionamento dos projetos, são também essenciais no acompanhamento de indicadores. Isso porque permitem que os gestores tenham uma visão completa sobre quais estratégias têm êxito e quais precisam de melhorias.

Esses indicadores podem ser produtividade, payback, qualidade e outros, que em caso de falhas, precisam ser corrigidos imediatamente. Por isso, é de suma importância monitorar constantemente os dados obtidos através dessas métricas.

Veja por que usar um sistema de gestão no backoffice

Como visto na etapa de planejamento, a implementação de um ERP ou sistema de gestão na sua empresa tem o papel de organizar e integrar todos os setores, com o intuito de facilitar a comunicação e dar mais segurança ao gestor na hora de tomar decisões importantes.

Um bom sistema ERP tem a função de automatizar as tarefas e controlar todos os processos dentro da organização. É considerado muito eficaz para os setores do backoffice, pois permite um direcionamento em processos que envolvem mais raciocínio e estratégia, como no Marketing, Administrativo, Financeiro, Estoque etc.

Por se tratar de uma solução ágil e intuitiva, tanto os setores de backoffice quanto os de front office têm suas operações impactadas positivamente.

Benefícios

• Redução e controle de custos
• redução e controle de falhas
• otimização de processos e de tomadas de decisão
• eliminação de redundâncias de atividades
• rica análise de indicadores
• integração de setores
• acompanhamento de dados em tempo real
• redução do tempo de trabalho
• garantia de segurança de informações

O sucesso de toda empresa, independentemente do segmento e porte, é manter a organização em dia, com todas as informações em um único lugar, para que, assim, seja possível compreender o momento do seu negócio, quais melhorias devem ser feitas e por que elas devem acontecer. De forma geral, um backoffice bem estruturado, aliado ao apoio de um sistema de gestão, garante o crescimento saudável e vertical da sua empresa.

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