Automação de processos: o que é e como fazer

Algumas tarefas e ações se repetem na empresa de forma constante. Quando elas são realizadas por intervenção humana, aumentam a operacionalidade das rotinas. Para solucionar esse problema, é interessante investir em automação de processos, como por meio da implementação de um sistema ERP.

A automatização é uma estratégia que está sendo amplamente adotada por empresas de todos os portes e setores. Isso porque ela otimiza a rotina, aumenta a produtividade e a eficiência das equipes, além de ter diversas aplicações.

A implementação de um sistema automatizado faz parte da transformação digital das empresas, e o seu negócio também precisa acompanhar essa tendência.

Por isso, preparamos este material para que você entenda o que é a automação de processos, os tipos que existem, o que ela possibilita e como pode ser implementada. Acompanhe!

O que é automação de processos?

A automação de processos é uma estratégia em que são utilizados recursos tecnológicos para que tarefas sejam realizadas de forma automática. Computadores, softwares e sistemas são programados para realizarem as ações que antes eram feitas de forma manual por equipes humanas.

É possível utilizar diferentes tipos de tecnologia para promover a automação de processos, como a Inteligência Artificial e a integração de dados e sistemas. Dessa forma, é possível trazer mais agilidade para o dia a dia, minimizando a operacionalidade do negócio.

Com isso, você aumenta a produtividade e a eficiência, reduz o risco de erros e eleva a qualidade dos serviços realizados. Também é possível alcançar uma redução significativa de custos operacionais.

Quais os tipos de automação?

A automação de processos é uma estratégia muito flexível que pode ser implementada em diferentes setores de uma empresa. Portanto, podemos classificá-la em diferentes tipos, como veremos a seguir.

Automação de atendimento

São utilizadas diferentes ferramentas e tecnologias para promover um atendimento mais ágil e personalizado para o público. Esse tipo de automação também pode ser usado para melhorar o relacionamento com o cliente, a fim de aumentar a satisfação dele e promover a fidelização.

Automação de compras

Esse tipo de automação de processos tem por objetivo facilitar o trabalho da equipe do setor de compras da empresa. Reúne diferentes dados e informações para que os profissionais possam tomar as melhores decisões na hora de fazer investimentos.

Automação de vendas

É uma estratégia muito útil principalmente para as empresas que fazem negócios no meio digital. O sistema fica encarregado de conduzir o cliente ao longo da jornada de compra. Os processos e as etapas acontecem de forma automática, sem a necessidade da intervenção de vendedores.

Automação de marketing

Nesse tipo de automação de processos, o sistema recebe uma programação que facilita segmentar as campanhas para cada público. Elas são lançadas de forma automática para grupos específicos de pessoas e no momento certo. Além disso, o sistema ajuda na coleta de dados e informações para criação de novas campanhas.

Automação de contratos

É utilizado um sistema ou programa que permite fazer o controle de todo o ciclo de vida dos contratos, desde a sua criação até a renovação ou cancelamento, quando o ciclo de vida chega ao fim.

É possível ganhar tempo nas etapas de negociação, trazendo muito mais agilidade e reduzindo erros que poderiam levar a prejuízos para a empresa.

O que pode ser feito com a automação de processos?

Como você viu, a automação de processos tem muitas aplicações, logo, ela permite a realização de diversas tarefas que já fazem parte da rotina das empresas. Entre elas estão:

• contas a pagar e receber;
• coleta de dados;
• organização de dados e informações;
• geração e acompanhamento de métricas e indicadores;
• cobranças de inadimplências;
• envios de documentos;
• atendimento ao cliente;
• gerenciamento de recibos;
• seleção de novos profissionais;
• controle de ponto e de férias;
• envio de e-mails;
• renovações de contratos;
• emissão de notas fiscais;
• controle de estoque;
• fluxos logísticos.

É possível fazer a automação de processos e de sistemas sempre que uma tarefa acontece de uma forma repetida, seguindo um determinado padrão. Portanto, você pode implementar essa inovação na sua empresa analisando as tarefas que não precisam de intervenção humana e que podem ser realizadas por máquinas.

Como implementar a automação de processos?

Não existe uma diferença significativa na hora de implementar, por exemplo, a automação de processos logísticos ou a automação de processos produtivos. O que queremos dizer é que não importa que tipo de tarefa você quer automatizar, a lógica de implementação segue o mesmo princípio.

Para aplicar essa estratégia na sua empresa, é preciso seguir alguns passos:

• faça uma análise interna para identificar as demandas e necessidades do seu negócio;
• defina os objetivos da automação visando entender quais processos precisam ser automatizados;
• entenda como funciona o fluxo desses processos para que eles possam ser transferidos para o sistema de automação;
• identifique os pontos que podem ser melhorados, a fim de otimizar esse processo quando for automatizado;
• selecione as tecnologias e ferramentas que atendem a essa necessidade do seu negócio;
• determine um cronograma para dar início à implementação da novidade;
• faça o treinamento da equipe para que ela possa dominar o novo sistema de trabalho da empresa;
• monitore o desempenho do seu sistema de automação para verificar se ele está apresentando a eficiência esperada;
• faça comparações e análises para promover melhorias quando necessário.

Ferramentas para automatizar processos

Existem muitas ferramentas que podem ser utilizadas para fazer a automação de processos. A escolha depende dos objetivos de cada empresa e do tipo de tarefa que será automatizada.

CRM

O CRM é uma boa alternativa para integrar diferentes setores da empresa, mas é utilizado com foco principal no relacionamento com o cliente, sendo uma ferramenta para as áreas de venda e marketing.

RPA

A tecnologia RPA (Robotic Process Automation) faz a automatização de processos utilizando robôs de software. Na área de atendimento ao cliente, os chatbots estão dominando. Eles utilizam princípios de Inteligência Artificial para humanizar as conversas.

ERP

Já o sistema ERP, que citamos no início do artigo, faz a integração de todos os processos e dados da empresa no mesmo lugar. Ele integra diferentes setores e possibilita a automatização de processos de compras, vendas, marketing, finanças e outros.

Com o sistema de gestão da TagPlus, você faz o controle dos setores por meio de módulos:

• vendas;
• financeiro;
• estoque;
• módulo fiscal (emissão de NFC-e/SAT, NFS-e e NF-e).

Você terá a praticidade de realizar tudo 100% online, utilizando um sistema em nuvem com maior capacidade de armazenamento e facilidade de acesso das informações. Por isso, conta com muito mais escalabilidade para adequar às demandas do seu negócio.

Neste artigo você conheceu o conceito de automação de processos. Também descobriu que existem diferentes tipos, quais são as possibilidades de aplicação dessa tecnologia e como implementar na sua empresa para que ela possa alcançar mais produtividade e eficiência.

Você também pode fazer sua empresa crescer realizando um controle de vendas mais preciso. Veja como automatizar esse controle utilizando o sistema de gestão da TagPlus.