Como fazer um recibo de pagamento simples em 4 passos

Aprenda a importância de fazer o recibo de pagamento simples.

Um recibo de pagamento simples, assim como a nota fiscal, é um documento que comprova o pagamento da quantia acordada entre o vendedor e o comprador. Para o empresário, é essencial o preenchimento dessa comprovação, a fim de resguardar os seus direitos e os da empresa, caso haja contestação sobre o recebimento do valor acordado, erros de duplicação e outros problemas corriqueiros.

Para entender melhor o que é e qual a sua importância, como fazer um recibo simples e quais informações não podem faltar no documento, continue lendo este conteúdo.

Quando e por que fazer um recibo de pagamento?

Por ser um documento que comprova o recebimento de algum valor, o recibo de pagamento simples deve ser feito sempre que houver a quitação de um valor acordado entre o vendedor e o comprador.

Para ficar mais fácil de entender a real importância do recibo, imagine a seguinte situação: sua empresa realiza um determinado pagamento a um fornecedor, e, dias depois, ele alega não ter recebido o dinheiro. De duas, uma: se a sua empresa não tiver feito o recibo, não terá como comprovar o pagamento, e o problema poderá até correr na justiça. Mas, se gerou o recibo, destacou as informações necessárias e recolheu a assinatura do fornecedor, você terá o respaldo legal e evitará que a imagem da sua empresa seja posta em prova.

Por isso, é de grande importância que todas as organizações e autônomos gerem o recibo de pagamento simples e recolham a assinatura da outra parte, garantindo que ambos estejam resguardados dentro da lei.

Ademais, esses comprovantes servem para controle na área de contabilidade da sua empresa, servindo, posteriormente, para demonstrações das movimentações financeiras do negócio, como relatório, controle do fluxo de caixa e outros.

Ajuda no controle financeiro

Para operar, toda empresa precisa ter conhecimento de suas entradas e saídas de dinheiro. Assim, as decisões financeiras podem ser tomadas com uma probabilidade maior de acerto, sendo também útil na hora de conciliar contas.

Comparando os recibos emitidos com as informações registradas nas contas financeiras — extratos bancários e sistemas contábeis, por exemplo —, é possível garantir que todas as transações tenham sido devidamente registradas. Portanto, a conciliação adequada evita erros e discrepância nas demonstrações financeiras, dando uma visão mais precisa sobre a situação da empresa.

Ao analisar os recibos de pagamento ao longo de um período específico, você também é capaz de calcular com precisão as receitas obtidas. Desse modo, consegue saber se o seu empreendimento é rentável e mensurar melhor suas margens de lucro.

Além disso, a emissão e guarda do recibo de pagamento pode permitir ao empreendedor preparar relatórios financeiros. Balanços patrimoniais e demonstrações de fluxo de caixa, por exemplo, são úteis para se avaliar a solidez do negócio, tanto no curto quanto no médio e longo prazo.

É obrigatório por lei

A partir da Lei 8.846 de 1994, pessoas ou empresas são obrigadas a emitir o recibo de pagamento.

Por quanto tempo devo guardar os recibos?

Cada tipo de documento tem um determinado tempo de guarda. A Lei 10.406 de 2002 descreve os prazos de prescrição para cobranças. Mas, no geral, é recomendado armazenar todos os documentos da sua empresa por um período mínimo de cinco anos.

Recibo e nota fiscal são a mesma coisa?

Definitivamente, não. Enquanto o recibo comprova o pagamento de uma dívida e assegura ambas as partes envolvidas, a nota fiscal é um documento contábil que certifica a prestação de um ou mais serviços.

Explicando melhor, a nota fiscal tem uma abrangência maior do que o recibo de pagamento. Isso significa que, além de consolidar uma venda de produto ou prestação de serviço, a nota assegura o direito de posse, uma característica que não tem no recibo.

Por exemplo, no transporte de mercadorias, o documento que deve acompanhar os produtos é a nota fiscal. Até porque o recibo de pagamento é mais um meio de utilidade contábil e prova de que uma parte recebeu uma quantia da outra. Contudo, é importante guardá-lo, pois servirá no preenchimento das informações referentes à declaração do Imposto de Renda.

Para você ter mais clareza e evitar erros, suponha que a sua empresa recebeu uma mercadoria de outro país. Neste caso, não se pode enviar um simples recibo de pagamento — é preciso emitir uma nota fiscal, especificando coisas como natureza da operação e impostos que devem ser recolhidos.

Portanto, sempre tenha em mente o seguinte: na hora de comercializar bens e serviços, é preciso emitir a nota fiscal, para esta dar ao comprador o direito de posse sobre aquilo que comprou. O recibo de pagamento não tem essa característica, sendo um meio de assegurar que o pagamento ou quitação de dívida parcial ou total foi efetuada.

Quais informações não podem faltar em um recibo de pagamento simples?

As informações que deve conter um recibo de pagamento simples vão depender muito de cada empresa e da finalidade da transação. Entretanto, existem aquelas que são padronizadas. Veja quais dados são fundamentais para montar o seu recibo de pagamento:

• data em que foi realizado o pagamento ou a transação;
• dados de quem recebeu o valor: nome, endereço, CPF etc.;
• dados de quem realizou o pagamento;
• descrição do pagamento (a que o dinheiro foi destinado, descrição da tarefa que foi realizada);
• descrição da quantidade ou número de parcelas;
• valor recebido.

O que deve constar a mais em um recibo de pagamento?

Além dos dados citados acima, também é importante fazer uma descrição do local onde foi feito o pagamento. Se houver algum impasse judicial no futuro, por exemplo, essas informações serão fundamentais na hora de dar o ganho de causa.

Existem ainda os elementos mais ligados ao layout do recibo de pagamento, embora não exista um padrão. Por exemplo, é preciso colocar na parte de cima do documento um título, além de um espaço de destaque para ser feita a assinatura do recebedor do pagamento.

Qual a diferença entre recibo e cupom fiscal?

Outra dúvida que pode ocorrer é com relação ao cupom fiscal. Conceitualmente, esse é um documento mais resumido que a nota, trazendo informações como o local da venda, a data, o horário, a descrição das mercadorias e os valores.

Uma diferença fundamental da nota para o cupom fiscal é que este não identifica o comprador. Fazendo um paralelo com o recibo de pagamento, o cupom, por si só, não consegue assegurar que houve uma transferência de valores entre as partes, e costuma ser usado em estabelecimentos como lanchonetes, cujo produto comprado será consumido rapidamente.

Para evitar confusões, sempre que for preciso passar a posse de um bem ou serviço a alguém, usa-se a nota ou o cupom fiscal. Agora, se há uma transferência de valores, deve ser emitido um recibo de pagamento.

Como fazer um recibo simples?

Agora que você já sabe o que é, qual a importância e quais são as informações que devem constar no recibo de pagamento simples, você vai aprender o passo a passo de como fazê-lo. Veja a seguir!

1. Dê um título para o documento

Para início, pegue uma folha A4 em branco. No cabeçalho do arquivo, crie um título, como “Recibo de Pagamento”, de forma que ele destaque o objetivo do documento.

2. Deixe espaço suficiente para preencher

Aqui, você vai elaborar um textinho, como se fosse você falando, deixando espaços em branco para serem preenchidos, posteriormente, pelo recebedor do recibo.

Tal como: “Eu, ___________(insira o nome da pessoa que recebeu o pagamento), registro que recebi de ___________(nome da empresa ou pessoa que fez o pagamento) o valor de ___________(quantia paga), pelos serviços prestados de ___________(descreva a tarefa realizada).”

Se houver outra informação que você julgue relevante constar no documento, não deixe de destacar. Por exemplo, se o pagamento será feito em parcelas, especifique o número da parcela paga.

3. Escreva o valor com boa grafia

Para garantir que não vá ter nenhum problema de interpretação do valor destacado, é recomendado que, após o preenchimento do valor numérico, ele seja escrito também por extenso. Isso se dá, porque, segundo a Legislação Brasileira, caso haja divergência entre o valor numérico e o escrito, sobressai o por extenso.

4. Destaque o espaço para o local, a data e a assinatura do recebedor

Não se esqueça de deixar um espaço para que o recebedor discrimine o local e a data. Por exemplo, “Belo Horizonte/MG, 13 de agosto de 2021”.

Ao lado ou abaixo desses dados, destaque um espaço para a rubrica ou assinatura completa da pessoa que está recebendo o pagamento. Para reforçar, é possível pedir também o CPF do responsável.

5. Automatize o processo de emissão de recibo

Dependendo do volume de transações da empresa entre fornecedores e outras partes, pode não ser muito viável fazer o recibo de pagamento pelo próprio punho. Além de ser um tanto trabalhoso, esse procedimento manual é suscetível a erros, como a não escrita de valores por extenso e a má caligrafia da pessoa.

Para resolver essa situação, sua empresa pode optar pela emissão automatizada do recibo de pagamento. Neste caso, é um software que vai preencher os dados e gerar o documento, com probabilidade menor de erro e permitindo aos empreendedores não se preocupar demasiadamente com esse trabalho manual de fazer recibos.

Do ponto de vista fiscal e contábil, essa emissão automatizada também é benéfica. Isso porque o software vai permitir uma guarda melhor dos documentos, ajudando em diversos procedimentos financeiros, como fluxo de caixa, geração de demonstrativos e avaliação de saúde do negócio.

Na prática, documentos em papel correm um risco maior de serem perdidos ou são mais difíceis de encontrar nas pastas da empresa. Contudo, usando um software de gestão comercial, o seu negócio, querendo ou não, passa a contar com um pouco mais de proteção jurídica.

Em outras palavras, se a outra parte contestar o recebimento ou a realização de um pagamento, o documento pode ser facilmente encontrado no software. De fato, até mesmo pequenos negócios tendem a ser mais eficientes com o uso de soluções automatizadas de gestão comercial, tendo em vista a integração dos dados em uma única interface.

Desse modo, as decisões financeiras também tendem a ser impactadas positivamente. Em geral, o que faz os negócios se desenvolverem é uma gestão eficiente e simplificada, sendo um software uma parte fundamental nesse sentido.

Viu como é fácil ser transparente em relação às suas dívidas? Saber como fazer o recibo de pagamento simples é a melhor forma de garantir que ambas as partes estejam seguras quanto a cobranças indevidas e/ou pessoas que agem de má fé.

Aproveitando, indicamos a leitura de conteúdo ensinando como preencher recibo!