Aprenda a fazer um relatório de vendas completo e bem-estruturado

Para o negócio ter uma ideia precisa de como estão os seus números, ter um relatório de vendas é de suma importância. Sendo mais específico, este documento vai guiar os gestores sobre as decisões a serem tomadas, bem como mudanças e ajustes pontuais no planejamento estratégico.

Fazer um relatório de vendas é algo que precisa de algumas etapas bem definidas para que ele possa ajudar a empresa a prosperar. Neste texto, vamos explicar como desenvolvê-lo, mostrando o que deve constar neste relatório e quais sistemas podem ser empregados. Continue lendo até o final!

O que é um relatório de vendas? 

O relatório de vendas é um instrumento de gestão econtrole que informa os dados referentes, entre outras coisas, ao fluxo de receita e quantidade de clientes do negócio. Além disso, costuma-se adotar por referência um período específico, que pode ser um, dois, três ou seis meses, por exemplo.

A ideia por trás de um relatório de vendas é mostrar aos gestores se o seu planejamento está surtindo efeito ou não. Em outras palavras, esse relatório vai mostrar se os objetivos e metas estabelecidos estão se concretizando, de modo a possibilitar melhorias e ajustes.

Como se faz um relatório de vendas? 

O ponto de partida para fazer o relatório de vendas é a análise do funil de vendas. Nele, é possível identificar os níveis de consciência das pessoas que estão na base de contatos da empresa.

Na prática, esse funil de vendas vai mostrar quem são os consumidores que estão mais próximos de fazer uma compra e quais precisam de um pouco mais de tempo para tomar essa decisão, ou ainda, aqueles consumidores que dificilmente vão fechar negócio no futuro.

Métricas

Sem alguns dados dos clientes não existe relatório de vendas. Cabe àequipe fazer o preenchimento completo e correto das informações passadas pelas pessoas no decorrer de um atendimento, com o máximo de detalhes possível. Embora pareça óbvio, também é preciso inserir no relatório de vendas as informações sobre o total vendido e o número dessasvendas. Dessa forma, é possível identificar métricas como o ticket médio e o retorno sobre o investimento (ROI).

O ticket médio é calculado pela divisão entre o faturamento obtido e a quantidade de clientes em um período específico. Já o ROI consiste em subtrair o lucro do investimento e dividir o resultado pelo investimento. Como já adiantamos, é preciso que o relatório de vendas tenha métricas que devem refletir a realidade do negócio.

Isso significa que é preciso fazer uma filtragem dos indicadores que vão, de fato, ajudar o gestor a obter insights e tomar as melhores decisões. Às vezes, informação em excesso mais atrapalha do que ajuda, desviando o foco das coisas que realmente importam.

Visão integral da área comercial

Criar um relatório de vendas é, acima de tudo, uma forma de enxergar a área comercial de maneira integral, sem pontos cegos. Além dos vendedores, é de suma importância mapear os canais em que estes atendem e se relacionam com o público, como os aplicativos de mensagens e as redes sociais.

Se a empresa tem filiais, isso também deve ser considerado no relatório, de modo que a performance de cada unidade seja acompanhada de perto. Vale ainda destacar que é preciso estar atento aos produtos e serviços vendidos, métodos de pagamento que o negócio disponibiliza e todos os custos envolvidos. De fato, são muitos dados a serem levantados, mas esse mapeamento prévio é indispensável na elaboração de um bom relatório de vendas.

Atenção à sazonalidade

Muitas empresas tendem a vender mais em decorrência das sazonalidades, sendo que as principais delas são as datas comemorativas. Nesse sentido, uma boa prática é dividir esse relatório em blocos, de modo a conter informações gerais e sazonais. Em outras palavras, se o negócio estiver em uma campanha de Natal, por exemplo, é importante dar atenção especial a esse bloco do relatório que lida com essa sazonalidade.

Dependendo da situação, pode ser necessário aumentar o quadro de vendedores ou fazer otimizações no site da empresa. Isso é algo comum em sazonalidades, tendo em vista que os picos de acesso podem fazer o sistema on-line ficar lento ou até mesmo sair do ar.

No entanto, para se chegar a qualquer decisão, é preciso ter um relatório completo e que possibilite uma previsibilidade dos cenários futuros. A melhor forma de se preparar para períodos sazonais é analisar o passado e encontrar padrões que tendem a se repetir.

O que deve conter em um relatório de vendas? 

Dados relevantes e métricas, de modo mais geral, é isso que precisa estar em um relatório de vendas. A seguir, vamos explorar alguns outros pontos essenciais para esse documento ajudar o negócio prosperar e expandir sua base de clientes!

Vendas que foram realizadas

Os vendedores devem sempre registrar corretamente as suas vendas. Não somente porque isso vai ajudar em um possível comissionamento, mas porque esse registro no relatório é de suma relevância. O máximo de informações sobre a operação deve ser inserida no sistema, considerando o período em que a venda ocorreu, o cliente e oproduto.

Valor das vendas

Dependendo do mix de produtos, existem itens que podem variar bastante de preço. Além disso, deve-se ter atenção aos meios de pagamento empregados, pois isso vai ajudar, entre outras coisas, no faturamento e em projeções futuras de caixa. Quem trabalha no comércio não deve negligenciar esse ponto, pois uma receita recorrente ajuda, por exemplo, a pagar fornecedores no prazo, bem como os funcionários.

Gastos com transporte

Este é um ponto que fica bastante em destaque em e-commerces. Por mais que os custos de ter uma loja virtual sejam menores ou não existam, os gastos logísticos tendem a ser elevados, principalmente em função da distância percorrida, valores de frete e contratação de uma transportadora ou utilização dos Correios.

Quais são os sistemas para fazer relatórios de vendas? 

Para produzir relatórios de vendas robustos e em pouco tempo, o mais aconselhável é a utilização de softwares de gestão, em especial o ERP. Ele oferece uma interface única, capaz de integrar dados de clientes, independentemente dos canais usados no atendimento. Alguns dos principais benefícios de um ERP são:

• relatórios e planejamentos são feitos com um grau de aprimoramento maior;
• os dados do ERP ficam organizados e seguros, permitindo o acesso rápido às informações do negócio;
• sistema escalável, permitindo a integração com vários outros sistemas, como o CRM, que lida com a gestão do relacionamento com o cliente.

O relatório de vendas, como vimos, é um instrumento de gestão que permite acompanhar os números de uma empresa, como o faturamento e o ticket médio. É preciso mapear vários aspectos e planejar com cuidado a elaboração desse relatório, tendo uma atenção especial às informações que são mais relevantes para a realidade do negócio.

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