Tudo sobre ordem de serviço

Um bom empreendedor precisa conhecer de perto todos os processos de sua empresa, além de possuir mecanismos eficazes de monitoramento e comunicação. Para isso, você pode contar com diversos instrumentos de controle interno à disposição de sua empresa. Entre eles, merece destaque a Ordem de Serviço, recurso muito utilizado para gestão de serviços, comunicação interna e controle de processos empresariais.

A seguir, reunimos as principais informações para ajudá-lo a conhecer um pouco mais sobre essa importante ferramenta empresarial e saber quando utilizá-la.

Qual a finalidade da Ordem de Serviço?

A Ordem de Serviço é um documento comumente utilizado para formalizar o serviço a ser prestado pela assistência técnica a um cliente e pode ser tanto impresso quanto em formato digital. Um dos seus principais objetivos é indicar os materiais e a mão de obra que serão utilizados para a execução de um determinado serviço que será realizado.

Ela reúne, inicialmente, as informações passadas pelo cliente para que o técnico saiba o que deve fazer. Posteriormente, são acrescidas as informações do parecer do técnico, com os materiais, peças e processos que serão necessários para realização do trabalho.

Partindo das informações contidas na Ordem de Serviço é possível gerar pedidos de vendas para clientes e requisições de peças para fabricantes e fornecedores, comunicação com outros setores da empresa, entre outras possibilidades. Estas últimas irão variar de acordo com as necessidades de cada negócio e trabalho que será realizado e as configurações do sistema utilizado para gerar a Ordem de Serviço.

O que uma Ordem de Serviço precisa conter?

Não existe um formato padrão para todos os tipos de Ordem de Serviço, ela deve ser elaborada para se adequar as necessidades de sua empresa. No entanto, existem alguns requisitos frequentemente observados para que a Ordem de Serviço seja uma ferramenta eficaz de controle dos serviços e processos de sua empresa.

Primeiramente, é necessário que sua Ordem de Serviços contenha uma numeração única e data de processamento, seguida da indicação do nome e do cargo de quem a emitiu. É preciso, também, que traga espaços suficientes para lançamentos de informações por todos os setores da empresa onde o produto passou ou o onde serviço foi realizado, com data e horários de entrada e saída do setor seguido da assinatura do responsável. Com isso você poderá saber qual a eficiência de cada setor ou funcionário de sua empresa, realizando adaptações para aperfeiçoar a prestação de serviços.

Quando utilizar as Ordens de Serviço?

São muitas as utilidades da Ordem de Serviços em uma empresa, você precisará analisar todas as necessidades do seu negócio para aderir a um formato que possa supri-las com eficiência. Quando seu sistema de Ordem de Serviços estiver ativo, você poderá utilizá-lo para:

• Controlar os serviços prestados por sua empresa e os produtos, peças e processos utilizados em cada chamado;

• Monitorar as retiradas do estoque para realização de vendas e serviços;

• Comunicação entre setores da empresa;

• Realizar o controle financeiro dos serviços que foram oferecidos ao cliente;

• Identificar os setores onde é mais lenta a produção e/ou prestação de serviços em sua empresa;

• Entre outras utilidades de acordo com a sua necessidade.

Lembre-se que investir em um software que realiza a emissão da ordem de serviço será um investimento muito útil para sua empresa.

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