Dicas sobre NF-e: para você não ficar perdido!

Nota Fiscal Eletrônica

As vezes você já emite NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) a um tempo, já sabe emitir NF-e, cancelar NF-e, e está bem acostumado com isso na sua rotina. Mas sempre surge uma dúvida, e pensando nisso fizemos esse post com dicas rápidas acerca da NF-e.

Criada em 2005 e válida em todo Território Nacional, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) chegou para facilitar a relação entre o Fisco e o Contribuinte. Com a proposta de reduzir custos de impressão e aquisição do documento fiscal, permitir o acompanhamento do trânsito das mercadorias e facilitar consulta das notas pela internet.

Dicas sobre NF-e

Emissão e armazenamento

Se você emite NF-e provavelmente já ouviu falar em XML. XML é a extensão de arquivo no qual a NF-e gerada é salva. Esse arquivo é de responsabilidade do contribuinte emissões tanto para guarda (pelo tempo mínimo de 5 anos) quanto pelo envio para o cliente ou fornecedor. Devido a isso, é importante ter um sistema eficiente e confiável para a geração e backup da NF-e, como o software TagPlus.

Verifique a validade e segurança!

Além de armazenar o XML por 5 anos, o contribuinte deve sempre verificar se o arquivo gerado é válido, pois, pelo conceito da NF-e, a validade do documento é garantida pela assinatura digital. Não esqueça de verificar se a assinatura digital – tecnologia que garante a integridade e autenticidade de arquivos eletrônicos – é válida. Se não for, mesmo que a Nota Fiscal Eletrônica estiver autorizada, o contribuinte estará armazenando um documento inválido e poderá sofrer consequências – uma vez que ele é responsável pela guarda do documento por 5 anos.

A segurança e a assinatura digital é dada pelo certificado digital. Existem dois tipos de Certificado Digital que são válidos para fazer a assinatura digital da NF-e, que são:

• E-CNPJ, que além de assinar a Nota Fiscal Eletrônica dá acesso a diversos serviços na Receita Federal
• E-NFe, que só permite assinar a NF-e. Pode ser utilizado o Modelo A1 (somente arquivo digital, válido para 1 ano) e A3 (arquivo digital com dispositivo externo com validade 3 anos).

Outro item importante sobre a validade de uma NF-e é se ela é informada a SEFAZ (Secretaria de Fazenda). Toda e qualquer movimentação que envolva Nota Fiscal Eletrônica deve ser autorizada pela SEFAZ, seja emissão, cancelamento ou inutilização da NF-e, pois sem a autorização da SEFAZ, a NF-e não tem validade.

Obrigatoriedades

Muitas empresas, por exemplo, são obrigadas à geração do arquivo Sintegra, SPED Fiscal, etc. que devem conter tanto as notas fiscais de emissão própria quanto as notas fiscais de compra de mercadorias ou produtos.

Por isso, fique atento a outras obrigatoriedades fiscais além da emissão da Nota Fiscal Eletrônica.

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