CFOP 5409: a transferência de estoque entre matriz e filial

O CFOP 5409 é um dos códigos fiscais usados na transferência de mercadorias, devendo ser inserido na nota fiscal. É fundamental que a inserção do CFOP seja feita de forma correta, e, para isso, é necessário saber exatamente qual operação está sendo efetuada. Neste conteúdo, será ensinado como realizar o procedimento no sistema emissor de nota fiscal, sem complicações e riscos de problemas com o fisco.

Ao longo do texto, vamos explicar em detalhes como funciona a transferência de estoque entre matriz e filial, mostrando em quais cenários se deve usar o código 5409, destacando o processo de emissão da nota fiscal. Boa leitura!

Como funciona a transferência de estoque entre matriz e filial?

O processo de transferência de estoque ocorre quando a unidade matriz envia produtos para outra unidade da mesma empresa. Os objetivos desse procedimento vão desde abastecer o estoque da filial até satisfazer uma demanda específica de um cliente localizado na região atendida pela unidade que solicitou a mercadoria.

Na prática, a etapa inicial se dá com a solicitação de transferência de estoque pela filial à matriz. Nessa fase, é preciso que sejam informadas a quantidade e as características das mercadorias que serão transportadas. Ato contínuo, a matriz verifica se os produtos estão disponíveis e, caso estejam, emite uma nota fiscal de remessa, antes da transferência para a filial.

Essa nota deve ser emitida com um CFOP específico para a transferência de estoque. Além disso, o documento fiscal tem de conter as seguintes informações:

• descrição dos produtos;
• quantidade;
• valor;
• data de saída do estoque;
• dados da filial que está recebendo a mercadoria.

Após receber os produtos solicitados, a filial deve conferir a entrega, registrando a entrada em seu estoque e emitindo uma nota fiscal de entrada de mercadoria. O CFOP deve ser o mesmo da nota fiscal de remessa emitida pela matriz.

Um ponto a ser frisado é que a transferência de estoque entre matriz e filial não consiste em uma venda, uma vez que as unidades pertencem à mesma empresa, sendo considerada apenas um ajuste de estoque interno.

Qual o CFOP de transferência entre matriz e filial?

Para transferências dentro de um mesmo estado da federação, existem alguns códigos típicos, e os principais são:

• CFOP 5151: transferência de produção do estabelecimento;
• CFOP 5152: transferência de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros;
• CFOP 5408: transferência de produção do estabelecimento em operação com produto sujeito ao regime de substituição tributária;
• CFOP 5409: transferência de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros em operação com mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária;
• CFOP 5552: transferência de bem do ativo imobilizado;
• CFOP 5557: transferência de material de uso ou consumo;

Quando usar o CFOP 5409?

Esse CFOP deve ser usado quando a transferência de produtos for entre filiais do mesmo estado, e as mercadorias, que não podem ter sido fabricadas pela empresa, forem sujeitas à Substituição Tributária (ou ST). Conforme a descrição sugere, tal mecanismo visa transferir a responsabilidade de pagamento do imposto a outro contribuinte.

Com efeito, o recolhimento do ICMS se verifica em etapas anteriores à venda de um produto. Eis um exemplo genérico para você entender melhor a substituição tributária: uma indústria produz um item com a finalidade de vendê-lo a uma distribuidora, para esta abastecer estabelecimentos que comercializam para o consumidor final.

Em vez de o imposto ficar a cargo do varejista, ele vai recair sobre a indústria ou a distribuidora, no momento que o produto sair de fábrica.

Tendo em conta o exemplo, no caso de transferência de mercadorias entre matriz e filial, quem arca com o ICMS (imposto ao qual se aplica a ST) é o estabelecimento remetente, ou seja, a matriz. Enquanto substituto tributário, ela vai calcular e receber o imposto referente às operações subsequentes realizadas pela filial.

O valor do imposto a ser recolhido pela matriz já inclui a parcela que seria devida das operações da filial. As regras do ICMS-ST podem mudar de acordo com o estado, de modo que é importante consultar a legislação específica para não errar no procedimento.

Como emitir nota fiscal de transferência de estoque?

Em geral, o processo de emissão da nota fiscal não é complicado. Contudo, podem existir variações com base nas particularidades de cada negócio e das legislações tributárias estaduais. Independentemente de qual CFOP será usado, a empresa que emitir a nota deverá dispor da documentação da mercadoria a ser transportada, incluindo notas fiscais de entrada e ordens de produção.

O CFOP deve ser informado não somente no cabeçalho da nota fiscal, para exemplificar a operação geral que está sendo realizada, mas também em cada produto, discriminando a operação fiscal de cada mercadoria constante da nota. Lembrando que, em uma única nota, podemos ter produtos com operações fiscais diferentes.

Por mais que pareça tedioso, esse procedimento vai evitar problemas fiscais capazes de prejudicar o negócio. Utilizando-se de um sistema moderno como o da TagPlus, é possível automatizar o processo e fazer a emissão de grandes volumes de notas, com menos risco de erros de digitação e de inserção de dados ou códigos incorretos.

Emitindo a nota fiscal no sistema TagPlus

Com o sistema aberto, acesse o menu “Emitir NF-e”, clique em “Novo” e marque o tipo “Saída”. Em seguida, no campo do destinatário, informe a filial que vai receber os produtos — se a filial não estiver cadastrada, vai aparecer a opção de cadastrar um novo cliente, bastando inserir os dados da unidade e salvá-los no sistema.

No campo CFOP, coloque a sequência 5409. Na aba de produtos, indique quais mercadorias serão transferidas, acionando a opção “Carregar todas as tributações” ou acessando a tributação de cada produto, informando os dados tributários individuais de cada mercadoria.

Por fim, na aba “Totais”, confirme no sistema que todos os valores estão corretos, e envie a nota fiscal.

Segundo vimos, o CFOP 5409 é usado na transferência de mercadorias entre a matriz e a filial de uma empresa. Agora que você dispõe de informações concretas, pode perceber a importância de ter em seu negócio tecnologias de ponta, pois uma gestão comercial online vai impulsionar e garantir ótimos resultados, tanto do ponto de vista logístico quanto financeiro.

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