Prestação de contas: tudo o que você precisa saber!

A prestação de contas é uma atribuição extremamente importante para qualquer empresa, inclusive é uma obrigação legal. Além de empresas, esse relatório também deve ser realizado por condomínios, clubes recreativos e outras instituições ou associações públicas ou de caráter coletivo.

É por meio da prestação de contas que a instituição consegue comprovar seus ganhos e gastos, visualizando informações cruciais para a gestão como patrimônio líquido e bruto, passivos e ativos e as transações econômicas da empresa.

Como esse é um tema de suma importância, montamos este conteúdo com as dicas mais importantes para realizar a prestação de contas da sua empresa. Siga conosco!

O que é a prestação de contas?

A prestação de contas pode ser entendida como um balanço financeiro obrigatório para empresas e entidades que visam demonstrar a transparência das transações financeiras. Em outras palavras, a prestação de contas é um documento que comprova todas as transações realizadas em um determinado período (normalmente de 1 ano).

Assim, ela se traduz em um relatório no qual estão documentados os dados financeiros da organização, bem como as entradas e saídas dos valores, de maneira discriminada.

Quem precisa prestar contas?

Como explicamos na introdução, a prestação de contas é obrigatória por lei para:

• empresas formadas por sócios;
• associações sindicais ou filantrópicas;
• condomínios;
• instituições públicas;
• instituições de caráter coletivo (cooperativas, clubes etc.);
• candidatos políticos em época de campanha eleitoral (a prestação deve ser feita junto à Justiça Eleitoral).

Geralmente, a prestação de contas é apresentada durante a assembleia anual, na qual os membros são convocados por meio de editais publicados em lugares de grande visibilidade, como jornais.

No caso de condomínios, associações, cooperativas e sindicatos, a prestação precisa primeiro ser apresentada e depois aprovada pela maioria simples dos membros. Além disso, a prestação de contas pode ser requerida e deve ser apresentada em algumas situações especiais, como nos casos abaixo:

• titular de conta corrente solicita à administradora do cartão uma prestação referente aos encargos do cartão;
• cônjuge separado judicialmente solicita a prestação de contas do cônjuge que ficou com a guarda dos bens (mas nesse caso apenas enquanto a partilha não for decidida);
• pessoa que paga um consórcio solicita à administradora uma prestação de contas relacionada ao consórcio.

É importante destacar que, por lei, as associações (condomínios, clubes etc.) não têm a obrigação de prestar contas quando ela for solicitada por um dos seus membros, sendo ela obrigatória apenas nas assembleias anuais.

Como deve ser elaborado um relatório de prestação de contas?

A legislação também orienta sobre como a prestação de contas deve ser feita. Um ponto crucial a ser destacado é que todo relatório precisa se embasar em uma documentação original que comprove os dados referentes às receitas e despesas. Caso isso não seja levado em conta, a prestação de contas não terá validade jurídica.

Documentação

A documentação deverá ser aquela relacionada a sua prestação de contas. Ou seja, deve ser capaz de comprovar os valores discriminados, permitindo que o relatório tenha validade jurídica.

Você também poderá relacionar os registros que comprovem a movimentação, como extrato bancário, comprovantes de depósitos, recibos, notas fiscais e outros. Por isso, é de suma importância guardar e manter organizada toda essa documentação, facilitando na hora de fazer o relatório.

O tempo mínimo para guardar essa documentação varia de documento para documento. Por exemplo, a documentação referente ao pagamento dos tributos, como Cofins, IRPJ, PIS e também nota fiscal de saída, Livro de Apuração do Lucro Real, Balanço Patrimonial, DRE e Folha de Pagamento, devem ser mantidos por 10 anos.

Já as notas fiscais de fornecedor, imobilizado de venda e imobilizado, ISSQN, IPTU, IPVA, ITBI, contas de água, luz e telefone e notas fiscais de serviço ou produto devem ser mantidos por 5 anos. Enquanto as documentações referentes à FGTS, por 30 anos.

Legislação

Quem orienta sobre a prestação de contas é o Código Civil, nos seus artigos 1020, 1071 e 1078. Então, é preciso conhecer esses artigos, que indicam normas como a forma que o relatório deve ser apresentado à diretoria e aos demais membros, período em que a prestação de contas deve ser feita, entre outras questões.

O artigo 1020, por exemplo, orienta que os administradores são obrigados a prestarem contas justificadas de sua administração aos sócios e apresentar-lhes, anualmente, o inventário, o balanço patrimonial e o resultado econômico.

Já o artigo 1071 estipula que os sócios precisam deliberar sobre a aprovação das contas da administração, além da nomeação e da destituição dos liquidantes, bem como realizarem o julgamento das suas contas.

No artigo 1078 , temos a indicação de que a assembleia dos sócios precisa ser realizada, no mínimo, uma vez por ano, nos quatro meses seguintes ao término do exercício social. E, até 30 dias antes da data da assembleia, os documentos referentes à prestação de contas devem ser postos, por escrito, à disposição dos sócios que não exerçam a administração.

Relatórios Financeiros

A prestação de contas precisa envolver dados referentes às receitas, despesas, patrimônio líquido e bruto, além do total de ativos e passivos.

Por isso, você precisará usar uma série de relatórios que vão desde os mais simples, como o relatório sintético, até o DRE. Outra opção é elaborar um relatório descritivo com o detalhamento de todos os itens apresentados no relatório sintético.

Ainda há a possibilidade de utilizar o fluxo de caixa para basear a sua prestação de contas, pois ele oferece uma visão mensal de todas as movimentações da empresa. A conciliação bancária é outra que pode ajudar neste momento, realizada por meio do extrato bancário, validando as movimentações apresentadas no relatório de prestação de contas.

Processos digitais e tecnologia

Realizar a prestação de contas pode ser mais simples, caso a sua empresa conte com processos digitais. Por exemplo, com a digitalização de documentos como faturas, notas fiscais e outros relacionados ao setor financeiro.

Outro grande aliado é o sistema de gestão, que reúne em uma só plataforma toda a movimentação do seu negócio, como o fluxo de caixa, a conciliação bancária e os relatórios financeiros e contábeis.

Dessa forma, basta exportar essas informações e ter um controle preciso das entradas e saídas do seu negócio, tornando muito mais fácil prestar contas de maneira confiável e sem erros.

Como você viu, a prestação de contas é extremamente importante para as empresas e instituições em geral, ajudando a comprovar, juridicamente, as entradas e saídas no caixa do negócio.

Gostou dessas dicas? Aproveite e leia nosso conteúdo sobre as principais obrigações fiscais das empresas – e evite penalidades e infrações!

Imagem: Freepik