Notas Fiscais Eletrônicas: Quais arquivos e documentos devem ser guardados?

Apesar da revolução causada pela informática no mundo fiscal, algumas obrigatoriedades não mudaram. Documentos obrigatórios e suas informações, formas de escrituração e prazo de guarda ainda continuam valendo, seja o documento físico ou digital.

Nota Fiscal Eletrônica e sua Guarda

Isso não é diferente para as Notas Fiscais Eletrônicas. Assim como a nota fiscal em papel, ela deve ser mantida por ao menos 5 anos tanto pelo emitente, quanto pelo destinatário da nota.

Formatos da NF-e

A nota fiscal eletrônica existe normalmente no formato XML assinado, no formato DANFE digital (em PDV) e no formato DANFE impresso.

• XML Assinado: É um arquivo estruturado e assinado digitalmente por certificado digital enviado pelo contribuinte emitente ao fisco. Esse arquivo deve ser obrigatoriamente enviado ao destinatário da nota, após a aprovação desta.
• DANFE Digital: É um PDF que espelha o XML assinado. Possui uma estrutura pré definida pela receita federal, constando o CFOP, os itens, e os dados do destinatário e emitente da nota, além de outras informações.
• DANFE Impresso: É basicamente o DANFE impresso em papel físico.

Mas o que deve ser efetivamente guardado?

Muitos contadores ainda aconselham que a DANFE Impressa seja guardada. Mas o que deve ser efetivamente armazenado por 5 anos de maneira segura e consistente é o XML Assinado. Somente ele possui todos os dados da nota fiscal, além da assinatura digital, que comprova que a NF-e foi efetivamente emitida pela pessoa que se declara como emissora.

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