Qual o prazo para guardar notas e outros documentos fiscais?
Manter seus documentos fiscais e contábeis seguros e organizados sempre foi um desafio, não é? Com a entrada da tecnologia nesse área, muitos documentos físicos se tornaram digitais, mas ainda sim eles possuem um prazo mínimo de guarda.
Seja em papel ou digital, confira abaixo o prazo para guarda dos principais documentos fiscais:
| Livros e Documentos Fiscais | Tempo de Guarda |
| – Conta de Água, Luz e Telefone – Recibos de pagamento de aluguel – Extratos bancários (inclusive de aplicações financeiras) – Notas Fiscais de Serviços Tomados, inclusive recibos (todos os comprovantes da escrituração – notas fiscais e recibos) – Nota Fiscal de Serviços – Nota Fiscal – Fatura de Serviços – Nota Fiscal Simplificada de Serviços – Nota Fiscal de Serviços de Comunicações – Nota Fiscal de Serviços de Telecomunicações – Nota Fiscal de Serviços de Transportes – Nota Fiscal de Vendas a Consumidor – Nota Fiscal, modelos 1 ou 1-A – Nota Fiscal Conta de energia elétrica |
5 anos |
| – Notas Fiscais de compras de ativo imobilizado | Enquanto o bem existir * |
| – Darf – I.R.P.J – Darf – C.S.L.L – Darf – I.R.R.F – Declaração Simplificada – PJ Simples e Inativas – Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica – DIPJ – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais – DCTF – Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais – DACON – DIRF – Livro Caixa – IPTU – IPVA – Livro de Apuração do Lucro Real – LALUR |
5 anos * |
| – Livro Diário | Permanente |
| – Livro Razão | 10 anos * |
| – DARF – PIS/PASEP – DARF – COFINS |
10 anos * |
| – Gare de ICMS – Carnê de parcelamento de ICMS – Guia de Informação e Apuração de ICMS – GIA – Declaração do Simples Paulista – DS – DAMSP / DARM ISS – DARF – IPI – DARF – SIMPLES Federal – DES – Declaração Eletrônica de Serviços – DAME – Declaração Anual de Movimento Econômico |
5 anos * |
| – Bilhete de Passagem Aquaviário – Bilhete de Passagem e Nota de Bagagem – Bilhete de Passagem Ferroviário – Bilhete de Passagem Aeroviário – Conhecimento Aéreo – Conhecimento de Transporte Aquático de Carga – Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas – Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas – Cupom Fiscal emitido por ECF – Despacho de Transporte – Manifesto de Carga – Ordem de Coleta de Cargas – Resumo de Movimento Diário |
5 anos |
| – Livro de Registro de Entradas – Livro de Registro de Saídas – Livro de Registro de Controle da Produção e do Estoque – Livro de Registro do Selo Especial de Controle – Livro de Registro de Impressão de Documentos Fiscais – mod. 58 – Livro de Registro de Utilização de Docs Fiscais e Termos de Ocorrências – Livro de Registro de Inventário – Livro de Registro de Apuração do IPI – Livro de Registro de Apuração do ICMS – Livro de Movimento de Combustíveis – LMC – Livro Registro de Notas Fiscais de Serviços Prestados – modelo 51 – Livro Registro de Notas Fiscais Fatura de Serviços Prestados a Terceiros – modelo 53 – Livro de Registro de Serviços Tomados ou Intermediados de Terceiros – modelo 56 – Livro de Registro de Recebimento de Impressos Fiscais e Termos de Ocorrência – modelo 57 |
5 anos* |
| Documentos Gerais | Tempo de Guarda |
| – Contrato Social – Alterações Contratuais – Alvará de Funcionamento da Prefeitura (desde que não haja modificação no imóvel) – Cartão CCM (Prefeitura) on-line – Cartão CNPJ on-line – Deca on-line |
Indeterminado |
| – Licença da CETESB | Renovável de 2 a 5 anos |
| – Contrato de Locação Comercial (após vigência) – Contrato de Comodato |
5 anos |
| – Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical Patronal – Registro de Marcas |
10 anos |
| – Guia de Recolhimento de TFE ou TLIF – Guia de Recolhimento de TFA |
5 anos* |
| – CADAN – Licença de Anúncio enquanto não houver modificações nas metragens do anúncio | Indeterminado |
| – CND(Certidão Negativa de Débitos) FGTS – CND Dívida Ativa da União – Emitida via internet – CND FGTS |
30 dias |
| – CND (Certidão Negativa de Débitos) Federal – CND Dívida Ativa de União – Emitida pela PFN – CND ICMS – CND tributos Municipais |
6 meses |
| – CND (Certidão Negativa de Débitos) INSS | 90 dias |
| – Registro de Patentes | 20 anos |
| – Alvará do CRF – Alvará do CRM – Cadastro na ANVISA – Alvará da Vigilância Sanitária |
Renovação anual |
| Livros e Documentos Trabalhistas e Previdenciários | Tempo de Guarda |
| – Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho – Aviso Prévio dado pelo empregador – Aviso Prévio dado pelo empregado (pedido de demissão) – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) – Acordo de compensação de horas – Acordo de prorrogação de horas – Atestados médicos – Autorização do empregado para descontos não previstos em lei – Cartões, Fichas ou Livros de Ponto – Comprovante de entrega da Comunicação de Dispensa (CD) – CIPA – todos os documentos relativos à eleição – Documentos Relativos a Créditos Tributários – Guias de Recolhimento de Contribuição Sindical e Assistencial – Mapa Anual de acidentes do trabalho – Recibo de abono de férias – Recibo de entrega do requerimento de Seguro-Desemprego (SD) – Recibo de gozo de férias – Recibos de adiantamento – Recibos de pagamento – Relação de contribuição sindical e assistencial – Solicitação de abono de férias – Vale-transporte – Folha de Pagamento – PIS/PASEP – Salário-Educação |
10 anos |
| – Dados obtidos nos exames médicos | 20 anos |
| – Documentos relativos ao FGTS – Guias de recolhimento de INSS |
30 anos |
| – Livros de Atas da CIPA – Livros de Inspeção do Trabalho – Contrato Individual de Trabalho – Livros ou Fichas de Registro de empregados – RAIS (Relatório Anual de Informações Sociais) |
Indeterminado |
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