Sistema ERP para pequenos negócios: o que avaliar antes de escolher

Conforme as vendas aumentam, controlar estoque, financeiro, clientes e documentos fiscais em planilhas ou em sistemas separados fica cada vez mais complicado. Muitos empreendedores adiam essa organização porque acreditam que um sistema ERP para pequenos negócios é algo caro ou complexo demais para o momento atual da empresa.

Porém, esse pensamento pode custar caro. Não é preciso esperar o negócio crescer para começar a organizar a gestão.

Ao adotar um sistema de gestão desde o início, o empreendedor já registra vendas, clientes, produtos e informações financeiras de forma estruturada. Assim, quando a empresa crescer, os dados já estarão prontos, sem a necessidade de migrar informações de planilhas ou de outras ferramentas.

Por que pequenos negócios precisam de um sistema de gestão?

Toda empresa, independentemente do tamanho, precisa de controle e organização. Isso vale para negócios que atendem poucos clientes por mês e também para quem já vende todos os dias.

Trabalhar com planilhas e anotações manuais parece simples no começo. Porém, essa rotina traz riscos que crescem junto com a operação:

• informações espalhadas em vários lugares;
• tempo perdido procurando dados;
• maior chance de erros e valores desatualizados;
• falta de uma visão integrada do negócio;
• decisões tomadas com base em informações incompletas;
• perda de histórico ao trocar de ferramenta.

No início, esses problemas parecem pequenos. Ainda assim, tendem a se tornar mais difíceis de administrar conforme o volume de vendas e de informações aumenta.

Quanto custa não ter um ERP?

Aqui, vale a pena fazer uma conta: quanto vale a sua hora de trabalho?

Se o empreendedor trabalha sozinho ou com poucos funcionários, o tempo gasto conferindo planilhas, atualizando estoque ou revisando o financeiro manualmente representa um custo real. Suponha que essas tarefas tomem 10 horas por mês e que a hora de trabalho valha R$30. Nesse caso, seriam R$300 dedicados a atividades que um sistema poderia reduzir ou automatizar.

Outras perguntas ajudam a enxergar esse custo com mais clareza:

• Quanto custa uma compra errada feita por falta de controle de estoque?
• Quanto dinheiro fica parado em produtos comprados em excesso?
• Quanto custa vender um produto sem saber o estoque disponível?
• Quanto tempo é gasto conferindo informações financeiras manualmente?
• Quanto custa corrigir erros de cadastro, vendas ou documentos fiscais?

Esses exemplos não representam uma economia garantida, mas servem para que o empreendedor compare o custo do processo manual com o valor investido em um sistema de gestão.

O que buscar em um ERP para pequenos negócios?

Antes de escolher uma plataforma, vale considerar alguns critérios essenciais.

Critério	Por que importa
Facilidade de uso	O sistema precisa ser intuitivo, sem exigir conhecimento técnico
Recursos adequados ao porte da empresa	Uma plataforma não precisa ser personalizada para oferecer uma boa gestão
Integração entre áreas	Vendas, estoque, financeiro e fiscal devem conversar entre si
Seguranca de dados	Acessos online protegidos por senhas
Automação e integração com outros sistemas.	Redução das tarefas manuais significam menos erros e retrabalho
Acesso às informações	Possibilidade de consultar dados facilmente para ter visão da saúde do negócio
Custo-benefício	O valor mensal precisa caber na realidade de uma micro ou pequena empresa
Suporte próximo	Tirar dúvidas com agilidade é tão importante quanto os recursos da plataforma
Possibilidade de crescimento	O sistema deve acompanhar a evolução do negócio sem exigir troca rápida

Esses pontos ajudam o empreendedor a comparar opções e a entender o que realmente faz sentido para o seu momento.

Uma plataforma mais conhecida nem sempre é a melhor escolha

Uma plataforma conhecida no mercado não significa, necessariamente, a melhor opção para um pequeno negócio.

Tempo de mercado, estabilidade do sistema e capacidade de se adaptar a mudanças pesam mais do que popularidade ou número de seguidores nas redes sociais. Não adianta ter um sistema popular, mas que fica fora do ar com frequência. 

Outro ponto importante é saber se a empresa por trás do sistema tem uma atenção próxima ao cliente quando enfrenta um problema técnico grave, ao mesmo tempo em que oferece uma comunicação clara e eficiente com eles.

Tendo isso em mente, vale testar não apenas o sistema, mas também a empresa que está por trás dele. A maioria dos ERPs oferecem período de teste gratuito. Esse é o momento ideal para observar como o suporte reage diante de dúvidas ou dificuldades reais.

Empresas de software menores e especializadas em pequenos negócios costumam oferecer vantagens nesse sentido:

• atendimento mais acessível;
• comunicação mais direta;
• entendimento mais próximo das necessidades de quem está começando;
• agilidade para resolver problemas no dia a dia.

O melhor ERP não é necessariamente o mais popular. É aquele que atende à realidade, ao orçamento e ao momento da empresa, com um suporte em que você pode confiar.

TagPlus: ERP pensado para pequenos negócios

O TagPlus é um sistema de gestão voltado para micro e pequenas empresas que querem centralizar vendas, estoque, financeiro, clientes e documentos fiscais em um único lugar.

Com a plataforma, o empreendedor consegue controlar o PDV, acompanhar relatórios e indicadores, cadastrar produtos e clientes e reduzir tarefas manuais que tomam tempo no dia a dia. Além disso, a integração entre essas áreas ajuda a manter as informações sempre atualizadas, sem a necessidade de conferir dados em sistemas separados.

Quer conhecer melhor a TagPlus? Assista ao vídeo de apresentação e veja como o sistema pode organizar a gestão do seu negócio.

Imagem de Drazen Zigic no Magnific