Tudo Sobre Plano de Contas

Plano de Contas

Muitas micro e pequenas empresas passam por dificuldades financeiras e fecham as portas antes mesmo de completarem três anos de vida. Em boa parte desses casos, o insucesso empresarial está diretamente relacionado ao gerenciamento incorreto das receitas e despesas. Não é por se tratar de um negócio de pequeno porte, que os gestores devem deixar as coisas correrem soltas. Para criar esta organização e evitar gastos desnecessários é importante saber criar um bom plano de contas.

Mas o que é Plano de Contas?

Plano de contas ou plano orçamentário é uma lista de classificação e registro das entradas e saídas do fluxo de caixa em uma empresa. O funcionamento é simples e pode ser feito até mesmo de forma física em arquivos com pastas e divisórias, porém é indicado a utilização do recurso digital para que a criação de relatórios seja feita de forma prática. Para isto basta dar nome categorizando cada item em grupos.

E como é feito isso?

Para facilitar a identificação de cada uma das contas é importante atribuir a classificação de acordo com as características em comum que cada lançamento possui. Basicamente todos os lançamentos serão divididos entre “crédito” e “débito”, porém se classificar somente entre essas duas informações será inviável a criação de relatórios precisos, ou seja, não será possível distinguir cada tipo de lançamento. Veja um exemplo simples:
 
Crédito
Vendas
Produtos
Prestação de Serviços
Venda de Imóvel
Recebimento de Aluguel
 
Débito
Conta de Consumo
Água
Energia Elétrica
Telefone
Aluguel
Condomínio
Despesas com Pessoal
Salário
Pró-Labore
Vale Refeição
Vale Transporte
Plano de Saúde
Férias
Material de Consumo
Material de Escritório
Material de Limpeza
 
Neste exemplo acima é possível distinguir cada tipo de lançamento conforme sua característica mais específica, sendo fácil listar por exemplo um relatório de todos os gastos com “Energia Elétrica” em um período de meses escolhidos. Este mesmo relatório não seria possível caso a divisão fosse feita somente entre “crédito” e “débito”.
Caso tenha um controle de contas de mais de um estabelecimento será possível em poucos filtros de pesquisa, identificar lançamentos em conjunto ou distintos por espaço físico. Veja estes outros exemplos abaixo de sugestão.
 

Ex.¹:

Débito
Conta de Consumo – Loja 1
Água – Loja 1
Energia Elétrica – Loja 1
Telefone – Loja 1
Aluguel – Loja 1
Condomínio – Loja 1
Conta de Consumo – Loja 2
Água – Loja 2
Energia Elétrica – Loja 2
Telefone – Loja 2
Aluguel – Loja 2
Condomínio – Loja 2
Conta de Consumo – Escritório
Água – Escritório
Energia Elétrica – Escritório
Telefone – Escritório
Aluguel – Escritório
Condomínio – Escritório
 

Ex.²:

Débito
Conta de Consumo
Água
Água – Loja 1
Água – Loja 2
Água – Escritório
Energia Elétrica
Energia Elétrica – Loja 1
Energia Elétrica – Loja 2
Energia Elétrica – Escritório
Telefone
Telefone – Loja 1
Telefone – Loja 2
Telefone – Escritório
Aluguel
Aluguel – Loja 1
Aluguel – Loja 2
Aluguel – Escritório
Condomínio
Condomínio – Loja 1
Condomínio – Loja 2
Condomínio – Escritório
Com esta distribuição acima é possível criar um relatório de gastos com “Energia Elétrica” dos três estabelecimentos juntos ou cada um de forma independente, sendo prático a localização de cada item.
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E como isso vai gerar economia?

Ao criar esta organização é necessário aplicar tanto nos documentos físicos quanto em alguma forma digital, assim os relatórios serão práticos e a localização de cada documento em arquivo também será prática.
O simples fato de categorizar os lançamentos e colocar em ordem já irá permitir a identificação de gastos desnecessários, valores que são fixos e outros que podem ser evitados. Saber onde está sendo aplicado cada recurso é o principal método de controle financeiro que uma empresa deve adotar.

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