Quais os principais documentos que sua empresa precisa ter em dia?

auditoria contábil

postado por: , em 26/03/2015

Você abriu um negócio, prestou atenção em todos os detalhes, documentos, registros e taxas. Sua empresa está consolidada, mas ainda assim essa parte burocrática ainda não terminou.

Caso a sua empresa não esteja com toda papelada em dia, pode ser autuada e correr o risco de receber uma multa ou até ter a empresa fechada.

No post de hoje vamos conferir quais são os documentos que não podem faltar a todo negócio, desde licenças de funcionamento até documentos contábeis e fiscais.

CNPJ

O Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica, ou CNPJ é um documento essencial para empresa. Para a pessoa jurídica, o CNPJ tem a mesma função do CPF (Cadastro Pessoa Física) para o cidadão (pessoa física), ou seja, uma identificação perante a Receita Federal do Brasil, que é o órgão responsável por administrar os cadastros de Pessoa Física e Pessoa Jurídica.

Sem o CNPJ não é possível fazer nada, nem mesmo emitir nota fiscal. Ele pode ser suspenso ou restrito mediante a qualquer débito em aberto junto à Receita Federal, como a ausência de Imposto de Renda de Pessoa Jurídica,.

Alvará

O Alvará é um documento ou declaração que garante a autorização de funcionamento para qualquer tipo de empresa ou comércio e também para a realização de eventos.

Esse documento deve ser renovado periodicamente, conforme o prazo estipulado pelo município, que varia entre 1 e 2 anos. Sem esse documento, a empresa pode ser fechada a qualquer momento.

Inscrição estadual e municipal

Toda empresa de comércio ou indústria precisa ter um cadastro junto à Secretaria de Fazenda do seu estado, enquanto as prestadoras de serviço devem realizar este registro através do município. Os motivos que levam a restrições nesta documentação são semelhantes aos do CNPJ, porém, na esfera estadual e municipal.

Relação Anual de Informações Sociais

A Rais, ou Relação Anual de Informações Sociais, diz respeito à contratação de pessoas e controla as atividades trabalhistas no país.

É obrigatório entregar esse documento todo ano, mesmo quando não se tem nenhuma contratação. Ficam livres da entrega da Rais somente os empreendedores individuais.

A relação pode ser enviada para o site do Ministério do Trabalho e Emprego. Em caso de ausência, a empresa é multada. A taxa é calculada pelos dias de atraso, levando em consideração a quantidade de empregados omitidos.

Cadastro Geral de Empregados e Desempregados

O Caged, ou Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, é o documento para controle do Ministerio do Trabalho das demissões e contratações de uma empresa. A não entrega desse documento requer justificativa e pagamento de uma multa.

Livros

As empresas tem a obrigação de manter documentos que registram as atividades contábeis no local, como como compras, vendas, pagamentos e recebimentos (livro diário), um livro que enumera por tipo de pagamento (banco, caixas ou fornecedores) as movimentações e um de entrada e saída de produtos no estoque / venda.

Guias

A Guia de Recolhimento do FGTS (Gefip) deve ser entregue mensalmente e pode ser preenchida no site da Receita Federal, e a Guia da Previdência, que comprova o pagamento anual da Contribuição Sindical Patronal também deve estar sempre em dia.

Esses são os principais documentos que sua empresa deve sempre manter em dia. Se tiver alguma dúvida, utilize os comentários!