Quais os benefícios da nota fiscal eletrônica para o empresário?

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postado por: , em 05/02/2014

Regulamentada em outubro de 2005, a NF-e registra operações comerciais ou de prestação de serviços para efeitos fiscais. A emissão é feita em ambiente digital, necessitando de assinatura eletrônica e validação do Fisco para ser emitida. Assim, eliminam-se todos os gastos do processo anteriormente vigentes, como custos com aquisição e armazenamento de papel. A impressão também torna-se desnecessária, ficando apenas o custo com a impressão do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), necessário para deslocamento de mercadorias.

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um bom exemplo dos benefícios gerados para as empresas pelo Sistema Público de Escrituração Digital (Sped). É importante ressaltar que a nota fiscal não deixou de ser um documento! Tanto que, mesmo estando no meio online, deve seguir regras específicas de preenchimento, emissão e armazenamento.

A versão eletrônica da nota fiscal já é obrigatória para certas empresas (você pode conferir a lista no site oficial da NF-e, no item 6), porém muitos empreendedores já aderiram à tecnologia devido às diversas vantagens que ela traz. Mas quais são estes benefícios? Vamos a eles:

Redução de custos

O primeiro benefício influencia diretamente no bolso do empreendedor. A redução de custos se dá de várias formas: além da queda na aquisição de papel, a impressora será menos usada, economizando com tinta e manutenção. Além disso, muitas vezes o armazenamento das notas fiscais não preserva sua integridade, deixando-a com partes ilegíveis (o que é comum acontecer com a segunda via feita com o papel carbono), exigindo assim uma fotocópia. Temos aí mais gastos com papel e energia elétrica.

Armazenar papéis exige que a empresa tenha armários, gavetas e pastas para isso. O uso da NF-e acabará com esse tipo de necessidade, gerando redução até nos gastos gerais do negócio.

Maior controle sobre a emissão de notas fiscais

O controle é favorecido pelo armazenamento online e pelo envio e certificação digital do documento. Antes, o empresário precisava dedicar tempo para fazer isso, mas no ambiente digital tudo ocorre de forma automatizada. Além disso, emitir NF-e torna mais fácil a gestão tributária devido à possibilidade de usos e cruzamento de dados disponibilizados.  Por fim, o processo melhora a logística, já que a conferência do documento, quando a mercadoria está em deslocamento, é mais rápida.

Dados acessíveis para os processos contábeis

Do ponto de vista da contabilidade, há ainda mais benefícios, já que o sistema da NF-e se integra aos sistemas contábeis e fiscais, tornando as apurações mais simples e rápidas. Outros departamentos, como o Financeiro, também conseguem auferir melhor resultados, a partir do controle das notas. Como fica tudo online, o acesso é facilitado. Não há mais necessidade de procurar, separar e levar notas fiscais ao contador.

Possibilidade de analisar informações de forma precisa

Cruzar as informações disponibilizadas nas NF-es, por exemplo, pode revelar de onde são seus compradores, quais são os produtos ou serviços que consomem, a frequência de aquisição, enfim, são inúmeros dados que, se forem bem trabalhados, revelam muito sobre o seu negócio, indicando, inclusive, oportunidades a serem exploradas.

Você viu que, no caso da NF-e, a mudança veio para melhorar muito a rotina dos empresários. Agora é somar esforços para fazer dessa nova regra uma aliada!

Pronto para ter todos os benefícios à mão? Já sabe como começar a usar a NF-e? Fale com a gente!