Perdi o XML da minha NF-e, e agora?

NFe

postado por: , em 16/12/2014

Ixi, perdeu o XML de uma NF-e? E agora?

A nota fiscal eletrônica (NF-e) é um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, e o formato em que as NF-e são salvas é o XML.

O XML é o padrão de documento utilizado pelo órgão responsável pela implantação do sistema de NF-e do Governo. O XML é a própria Nota fiscal.

A legislação obriga o emitente a enviar o arquivo XML ao cliente no ato da emissão, via e-mail e também deve permanecer arquivado para a utilização em eventuais visitas de fiscalização, o que significa que cabe tanto ao cliente quanto ao emitente o arquivamento dos arquivos XML, os quais podem ser solicitados em eventuais visitas de fiscais.

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Recuperando XML perdido da NF-e.

Pela lei a nota fiscal eletrônica é um documento fiscal de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente e pela autorização da Secretaria de Fazenda, antes da ocorrência do fato gerador.

Devido a essa existência apenas no formato digital, o arquivo XML autorizado de cada NF-e é o que realmente vale, já que o DANFE impresso é apenas um documento auxiliar da operação.

Toda vez que o SEFAZ autoriza uma NF-e, ele guarda seus dados e o arquivo XML, e como dito, é obrigação do emitente também armazenar esse arquivo, por um período de 10 anos.

Notando a importância desse XML, vemos que o correto é ter uma cópia de segurança dos XML das NF-e, para que não sejam perdidos durante, por exemplo, uma falha do sistema. Mas muita gente não tem o costume de se precaver dessa forma e o XML acaba sendo perdido.

Neste caso, o usuário pode acessar o Portal Nacional da NF-e no site do Ministério da Fazenda , onde é possível fazer o download dos arquivos XML das NF-e que tenham o CNPJ da sua empresa como emitente ou destinatário. Para tal, você deve ir na parte de “Serviços” no site e então selecionar a opção “Consultar NF-e completa”, informando a chave de acesso da NF-e que você deseja recuperar. Até essa parte, a consulta é pública, bastando apenas que se possua o número da chave da NF-e.

Já para fazer o download do arquivo, é necessário que se tenha o certificado digital do emitente ou destinatário.

Dicas de como armazenar as suas Notas Fiscais Eletrônicas

Para evitar a perda de suas NF-e, uma das coisas a se fazer é, como dissemos, ter sempre cópias de segurança dos arquivos XML.

Outra dica importante é que você salve os XML de cada NF-e emitida em alguma mídia externa, como HD externo, CD, DVD, pendrive, disco virtual, e-mail, etc. Isso é bom pois o computador não deve ser o único lugar a ter as informações que você necessita, já que esse normalmente é bem passível de falhas.