NF-e: Entenda como funciona a nota fiscal eletrônica

Manager and secretary working in the office

postado por: , em 15/01/2014

Cada vez mais, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) vem se tornando uma realidade para as empresas do Brasil. Ela é uma tecnologia que facilita o processo de emissão da nota fiscal, além de permitir que o documento seja consultado na internet e reduzir gastos com papel.

Mas como ela funciona? O que muda em relação ao modelo tradicional? Quais são as principais vantagens da nota fiscal eletrônica? Saiba a resposta dessas perguntas e entenda como funciona a NF-e, que logo será usada na sua empresa.

O que é a NF-e?

O sistema tradicional de nota fiscal funciona da seguinte forma: a empresa emite uma nota em papel: uma via vai para o cliente, uma via fica na empresa e a terceira é enviada para o contador registrá-la no fisco. É utilizado um papel específico, feito em gráfica, que se considera como nota fiscal. Já na NF-e, a nota de papel é apenas um comprovante e pode ser impresso quantas vezes forem necessárias. O que vale é o arquivo que foi enviado eletronicamente, através da internet, por parte da empresa para o fisco estadual.

O conceito do funcionamento é bastante simples. A empresa que realizou a venda emite eletronicamente um arquivo em XML, o assina digitalmente e transmite para a Secretaria de Fazenda Estadual. O Fisco fará a pré-validação da nota, autorizando a operação comercial e permitindo que a empresa imprima, em papel A4 comum, quantas vezes forem necessárias. O documento que tem o objetivo de acompanhar o trânsito da mercadoria e facilitar a consulta é chamado de Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE).

A Receita Federal atua como o repositório nacional das NF-e. Tanto empresas como clientes podem, a partir do número registrado no DANFE, consultar a nota e imprimí-la quantas vezes achar necessário, basta estar conectado à internet.

As vantagens no uso da NF-e

Entre as principais vantagens da nota fiscal eletrônica está a facilidade de armazenamento. No modelo de papel é necessário guardar todas as notas até o prazo decadencial, o que dificulta a consulta e acumula documentos. Para empresas com grande volume de operações comerciais, a simples economia com o armazenamento dessas notas representará um valor considerável. A consulta, feita através do site da Receita Federal, também se torna bastante simples.

Como dito anteriormente, o DANFE pode ser impresso em papel A4 comum, sem a necessidade do papel especial usado no modelo tradicional, o que também representa economia para o contribuinte.

O sistema também tem o objetivo de reduzir consideravelmente a possibilidade de fraude, já que o registro e a pré-aprovação é totalmente feita online, com necessidade de validação das Secretarias de Fazenda de cada estado. A NF-e ainda facilita o processo de intercâmbio de informações entre os fiscos estaduais, o que pode reduzir as fraudes interestaduais. A redução de fraudes representa aumento de arrecadação sem aumento da carga tributária, o que favorece aqueles que já cumpriam com suas obrigações fiscais.

Expansão do sistema

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) está sendo adotada, progressivamente, por todos os Estados da Federação e vem se tornando a realidade das empresas. Até o momento, apenas certos setores empresariais devem obrigatoriamente emiti-la (para conhcê-los acesse o site da Secretaria da fazendo do seu estado). O sistema é relativamente simples e vem sendo continuamente melhorado pela Receita Federal.

O objetivo é facilitar a vida do contribuinte, consumidor e reduzir as fraudes. Lembre-se de que o sistema de emissão de notas (assim como de uma série de outras contribuições) será feito totalmente online em breve. Portanto, acompanhe nosso blog para ficar sempre inteirado sobre o assunto!