Dicas para gerenciar a emissão de NF-es

postado por: , em 27/05/2014

Notas fiscais podem parecer uma montanha de papel para quem empreende em uma PME. A boa notícia é que esse tipo de problema só existe para aqueles que ainda não aderiram à tecnologia para gerenciar as notas.

Anotar tudo várias vezes, refazer cadastros, gastar tempo procurando e organizando esses documentos não deve fazer parte da rotina do empreendedor, afinal, ele já tem coisas mais importantes para se preocupar. Nesse contexto, é preciso saber como gerenciar as notas fiscais para que não haja nenhum prejuízo financeiro ou eventuais problemas com clientes ou fornecedores.

Quer gerenciar melhor as notas fiscais da sua empresa? Confira essas dicas valiosas:

Fique de olho na ação dos clientes e fornecedores

Quando os seus clientes pagam? Existe uma data acordada com cada um ou todos tem até um determinado dia do mês para pagar? Ter esse tipo de informação é extremamente importante para controlar o fluxo de caixa e emitir as notas fiscais com os valores e datas corretas.

Ainda, é fundamental ter datas para pagar os fornecedores para receber e organizar notas fiscais. Afinal, além de reter esses documentos, você precisará deles para a declaração de impostos e também para controle financeiro.

Possua um software de emissão e gestão de NF-es

A modernidade está não apenas na emissão, mas também no gerenciamento desse processo e dos outros a ele atrelados. Lembre-se de que são vários os detalhes que compõem o gerenciamento das NF-es: entre a coleta de dados de fornecedores, clientes, criação e armazenamento de relatórios fiscais e contábeis, controles de venda, dentre outros.

Assim, é fundamental pesquisar e investir em um programa que ofereça soluções para a sua empresa, permitindo aos seus colaboradores usar o tempo de forma mais produtiva, em vez de separar e grampear papéis.

Integre processos

Dentro da empresa, é importante criar processos organizados para que notas fiscais não deixem de ser registradas ou emitidas. Assim, a cada pagamento ou recebimento, encaminhe a informação a um responsável pela parte financeira da PME, preferencialmente com algum registro, como um e-mail.

Primeiro, o funcionário que cuida das finanças precisa verificar a emissão ou entrada na nota fiscal e validá-la para registro.

Aproxime-se do setor financeiro

Seja você o dono da empresa, um responsável pelas vendas ou outro funcionário que precisa pedir permissão para liberar notas fiscais ou lidar com a entrada delas, é fundamental ter contato com o setor financeiro. Essa dica é relevante porque, muitas vezes, a falta de contato trona o processo lento e faz com que isso pareça algo fora da rotina.

Tenha um contador de confiança

Emitir notas, fazer cadastros, obter relatórios, gerenciar os funcionários e os processos envolvidos são tarefas internas. Dessa forma, alinhadas ao trabalho na empresa, as notas fiscais precisam ser repassadas ao contador. Cabe ressaltar que um sistema de gestão de notas online é muito útil também nesse ponto: tudo pode ser enviado através da internet para o contador.

Na sua empresa já existe algum recurso que facilite o gerenciamento das notas fiscais? Caso isso ainda não seja realidade no seu negócio, procure saber mais sobre NF-e e suas facilidades. Usar um software para se organizar garante uma grande otimização no dia a dia de trabalho.