Como emitir nota fiscal eletrônica

emitir NF-e

postado por: , em 07/04/2015

A tecnologia vem beneficiando a regularização de negócios e empresas, principalmente quando o assunto é o Fisco, e a criação da Nota Fiscal Eletrônica (ou NF-e) é um desses benefícios.
A Nota Fiscal eletrônica é um documento fiscal emitido e armazenado eletronicamente, utilizado por contribuintes do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) e do Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação (ICMS), em substituição às Notas Fiscais modelo 1 e 1-A. A NF-e foi criada em 2006 para facilitar a vida dos empreendedores no momento de gerar notas fiscais de prestação de serviços, além de reduzir custos e excluir de vez papéis e impressões, e já é de uso obrigatório para vários contribuintes.
Se você quer ter essa facilidade na sua empresa para poder desfrutar de seus ótimos benefícios mas ainda não sabe por onde começar, vamos explicar em detalhes como emitir uma nota fiscal eletrônica (NF-e).

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Primeiros passos para se emitir NF-e

Entendendo o que é NF-e, podemos dar inicio ao processo para emitir nota fiscal eletrônica. Esse processo envolve licenciamento, cadastramento e obtenção do meio a qual emitir NF-e. Basicamente, os primeiros passos para começar a emitir NF-e são os seguintes:
1- Adquirir um Certificado Digital
2- Fazer o credenciamento junto a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu estado
3- Adquirir o Sistema Gestor com módulo de emissão de NF-e
Vamos explicar com mais detalhes sobre cada um desses passos para que não haja duvidas.

Primeiro passo: Obter o certificado Certificado Digital

Todo documento fiscal deve ter validade jurídica, e no caso da nota fiscal eletrônica não é diferente.
Mas como é dada a validade jurídica de um documento de existência apenas eletrônica? Para tal, existe uma tecnologia que permite que o arquivo da NF-e seja assinado de forma digital. Essa tecnologia é chamada de ‘’Assinatura Digital’’, e permite a averiguação do autor de um arquivo eletrônico e também a integridade desse arquivo (como por exemplo, se nenhuma alteração foi feita). Na prática, o que ocorre é que a Assinatura Digital cria um código através de uma chave privada de modo que a pessoa ou entidade que receber uma mensagem contendo este código possa verificar se o remetente é mesmo quem diz ser e identificar qualquer mensagem que possa ter sido modificada.
Para poder ter a Assinatura Digital, é necessário adquirir um documento, que no caso é o que queremos aqui: O Certificado Digital. É ele quem irá permitir que seja feita a Assinatura Digital.
Para conseguir obter um Certificado Digital, você deve procurar por uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, e deve conter o CNPJ do estabelecimento ou de sua matriz. Os certificados digitais mais populares são o e-CPF e o e-CNPJ que, como indicam em seus nomes, funcionam tal qual uma versão eletrônica do seu CPF e CNPJ, estando inclusive vinculado a estes documentos e identificando você perante à Receita Federal.
No caso de Certificado Digital destinado a emissão de NF-e, você tem as opções de adquirir o certificado e-CNPJ e o certificado NF-e. A principal diferença entre os dois é que o e-CNPJ só pode ser usado pelo empresário e representante legal, como o dono ou sócio da empresa, enquanto o certificado NF-e pode ser usado também pelos funcionários da empresa, além dos representantes legais.

Segundo passo: Credenciar-se na Secretaria da Fazenda

Com o seu Certificado Digital em mãos, a próxima coisa que você precisa fazer para emitir NF-e é se credenciar na Secretaria da Fazenda de seu estado.
Cada UF utiliza um sistema de credenciamento com regras específicas sobre as etapas e níveis de controle da homologação do aplicativo emissor de NF-e, e é possível fazer o credenciamento via internet. Para tal, acesse o site da SEFAZ de seu estado.
Após solicitar o credenciamento, o contribuinte ganha acesso ao ambiente de testes (ou homologação) da SEFAZ, no qual se podem testar funcionalidades como emissão , cancelamento e inutilização de notas fiscais eletrônicas. Este ambiente não tem garantia de disponibilidade, e as operações processadas nele não têm qualquer valor legal.
É importante informar que é necessário credenciamento na SEFAZ de cada localidade que se deseja emitir NF-e. Por exemplo, sua empresa está localizada em São Paulo, mas você deseja emitir NF-e também para a filial de sua empresa em Minas Gerais. É preciso então se credenciar tanto na SEFAZ/SP quanto na SEFAZ/MG.

Terceiro passo: Obter um software emissor de NF-e

Certificado Digital e credenciamento prontos, tudo que você precisa agora para começar a emitir NF-e é de um meio para tal. Esse meio é o Software emissor de NF-e, como o da TagPlus, que deve ser adquirido e instalado nos computadores que serão utilizados para emissão de Nota Fiscal eletrônica.
Para sua maior comodidade, você é convidado a experimentar gratuitamente o nosso software emissor de NF-e, para que já possa emitir suas NF-e.
Isso é tudo que você precisa para começar a emitir NF-e! Viu como é fácil? Então não perca tempo e comece já a emitir suas notas fiscais eletrônicas para muito mais economia e eficiência na sua empresa!